# Отличия файлов от приложений типа «Документ»

> [HTML Version](360011852980.html)

Налаживая документооборот в ELMA365, вы можете работать как с обычными [файлами](360014164452.md), так и с [приложениями типа Документ](360009923631.md). Между ними есть ряд принципиальных отличий.

````
начало внимание

````
Настройка карточки документа, статусы, пользовательские маршруты движения, регистрация — все эти возможности становятся доступны только при работе с приложениями типа **Документ**. С файлами работать таким образом нельзя. 

````
конец внимание

## ````
Особенности файлов

В ELMA365 поддерживаются следующие типы файлов: документы Word, Excel, PowerPoint, изображения, аудио и видео. Обратите внимание, [администратор системы](360006871932.md#administrators) может [ограничить загрузку файлов](360024799491.md#file-extension) определённых форматов.

Загрузить файл в систему можно следующими способами: 

- с помощью раздела [Файлы](360014164452.md). Такие файлы можно просматривать, редактировать, отправлять в чатах и каналах, перемещать из одной папки в другую, управлять доступом, добавлять версии, а также отправлять на ознакомление и согласование; 

- с помощью поля типа **Файлы**, размещённого в карточке элемента приложения или задачи. Эти файлы можно просматривать и обрабатывать в ходе бизнес‑процесса, например, изменять или отправлять на согласование. У таких файлов можно включить поддержку версионности. Подробнее об этом читайте в статье [«Типы данных в системе»](360009707032.md#file-versions). Также файлы, загруженные в поле данного типа можно [сохранить в разделе Файлы](360009707032.md#file_type). В этом случае вы сможете применять к нему все доступные [действия с файлами](360014353991.md);

- отправить в чате или прикрепить к комментарию в канале. Такие файлы тоже можно сохранить в раздел **Файлы**. Подробнее об этом читайте в статье [«Обмен файлами в чатах и каналах»](360014351271.md).

## Особенности приложения типа «Документ»

Приложение типа **Документ** позволяет создавать в системе электронные документы. Каждый электронный документ представляет собой карточку и файл с содержимым документа.

**(doc-file-1.png)**

_Электронный документ: слева — файл, справа — характеристики (свойства) документа_

**Карточка** — это форма, которая содержит набор уникальных характеристик, описывающих документ. Например, в карточку счёта можно добавить такие поля, как **Назначение**, **Дата оплаты**, **Согласующий**. В дальнейшем эти данные можно использовать для фильтрации или поиска документов в разделе. В зависимости от типа документа,** **вы можете менять набор характеристик в карточке по вашему усмотрению.

У документов есть ряд преимуществ над файлами. Например, вы можете настроить собственные статусы для каждого типа документа и отслеживать его движение. Для счёта можно добавить такие статусы, как **На согласовании**, **На оплате**, **Отказ**, **Оплачен**. Просматривая карточку счёта, вы всегда будете в курсе, на каком этапе обработки он находится в данный момент.

**(doc-file-2.png)**

Все этапы работы с документом называются маршрутом. Движение документа по маршруту автоматизируется при помощи бизнес-процесса. У каждого этапа появляется ответственный исполнитель, а переход на новую стадию осуществляется не раньше, чем все предыдущие задачи будут выполнены. 

Логика маршрута может зависеть от содержимого документа или его свойств. Предположим, сотрудник создает в системе новый счёт. На карточке документа он указывает сумму к оплате, после чего запускается процесс согласования. Если сумма незначительная, то счёт уходит на рассмотрение прямому руководителю. В противном случае, в согласовании будет дополнительно участвовать директор.

**[![1.png](360011597271-1.png)]**

В ходе процесса в документ может вноситься различная информация. Вся она сохраняется в карточке и доступна к просмотру сотрудникам, обладающим достаточными правами. 

Для документов, в отличие от файлов, доступна [регистрация](records_classification.md). Это нужно, чтобы организовать учёт и контроль документов в рамках компании путём присвоения регистрационного номера (индекса) документу.

Подробнее об этом читайте в статье [«Моделирование маршрута документа»](360011730580.md).

## Отличия версионности файлов и приложения типа «Документ» 

Для файлов, загруженных в ELMA365, доступна поддержка версионности. Пользователь может добавить новую версию к ранее созданному файлу, предыдущая версия при этом помечается как устаревшая. Также можно посмотреть список версий, сравнить их между собой и заменить текущую версию файла на одну из предыдущих. 

В приложениях типа **Документ** версионность активна всегда. Добавленные версии отображаются на боковой панели [карточки просмотра](360009671252.md#view). Подробнее об этом читайте в статье [«Версионность документов и сравнение версий»](docs-versions.md). 

**(version-docs-01.PNG)**

Для файлов, добавленных с помощью поля типа **Файлы** в карточки элементов стандартных приложений или задач, отображение версионности нужно [включить и настроить](360009707032.md#file-versions). Добавленные версии можно также выводить в карточке, в которой размещено поле **Файлы**.

**(file-version.png)**

## Архивирование листов согласования и ознакомления для файлов и документов

Файлы и элементы приложения типа **Документ** можно отправить на согласование и ознакомление. Назначенному сотруднику придёт задача вынести резолюцию, а результат отобразится в листе согласования или ознакомления в карточке объекта. 

На рассмотрение отправляется определённая версия документа и файла. Сотрудники могут внести в него изменения и опубликовать новую версию. Чтобы участники могли отслеживать актуальность объекта рассмотрения, используется архивация листов согласования или ознакомления.

Архивация выполняется по-разному в зависимости от компонента системы:

1. В разделе **Файлы** она активирована по умолчанию — при изменении версии файла лист автоматически отправляется в архив. Изменить параметры архивации нельзя. 

2. В приложении типа **Документ** архивацию нужно настроить. Для этого в каждом приложении выбираются свойства, которые можно или нельзя редактировать в процессе согласования и ознакомления. Также можно указать бизнес-процессы, которые запустятся после архивации каждого листа. Подробнее читайте в статье [«Настроить архивацию листов ознакомления и согласования»](approval-settings.md).