# Добавить и настроить шаблон документов

> [HTML Version](360026936731.html)

Готовые файлы шаблонов в формате **.docx**, **.xlsx** и др. загружаются в ELMA365. После этого их можно использовать в бизнес-процессах для автоматической генерации документов. Подробнее о подготовке файлов читайте в статье [«Синтаксис шаблонов»](360027003711.md).

````
начало внимание

````
Добавлять и редактировать шаблоны могут только пользователи, включённые в группу [Администраторы](360006871932.md#administrators).

````
конец внимание

## ````
Добавление шаблона

Вы можете создавать шаблоны:

- на уровне компании — такой шаблон будут доступны во всех бизнес-процессах системы;

- на уровне раздела или приложения — шаблон можно использовать только в процессах этого раздела или приложения, в том числе если они являются компонентами [заблокированных решений](block_solution.md).

1. Для создания шаблона:

- на уровне компании — перейдите в раздел **Администрирование > Шаблоны документов**;

- на уровне раздела или приложения — нажмите значок шестерёнки рядом с его названием и выберите пункт **Шаблоны документов**.

2. Откроется страница со списком существующих шаблонов. В правом верхнем углу** **нажмите кнопку **+ Шаблон**.

3. В окне создания укажите название документа и добавьте файл с шаблоном.

**(360026936731-1.png)**

 Файл с шаблоном должен содержать переменные, которые в дальнейшем будут заполнены данными из процесса. Подробнее про переменные и конструкции, используемые в шаблонах, читайте в статье [«Синтаксис шаблонов»](360027003711.md).

4. Сохраните шаблон.

## Применение шаблона документа

Рассмотрим пример, когда требуется создать шаблон договора на поставку оборудования для раздела **Продажи**. Шаблон должен включать в себя название контрагента, имя контактного лица, вид оборудования, номер договора и дату подписания.

Создайте договор в текстовом редакторе и подставьте соответствующие переменные.

** (360026936731-2.PNG)**

Сохраните договор на свой компьютер, а потом [добавьте](360026936731.md#add_shablon) его в раздел **Продажи**.

Когда вы загрузите шаблон, ELMA365 извлечёт из него переменные. Вы увидите форму, на которой для каждой переменной можно выбрать соответствующий [тип данных](360009707032.md).

**(360026936731-3.png)**

Если оставить это поле пустым, то в дальнейшем при назначении переменных в бизнес-процессе вы сможете указать любой тип. Если вы сразу укажете конкретный тип, то поменять его в процессе будет невозможно.

После того как вы указали типы переменных, нажмите **Сохранить**. Теперь вы сможете использовать этот шаблон, например, в бизнес-процессе **Оформление заявки на поставку**.

Подробнее про использование шаблонов в бизнес-процессах читайте в статье [«Генерация по шаблону»](360026720792.md).

## Редактирование шаблона

Вы можете отредактировать шаблон: изменить его название, заменить файл и поменять типы переменных. После этого сохранится новая [версия шаблона](#version).

Чтобы перейти к редактированию:

1. На странице **Шаблоны документов** нажмите на название файла в списке шаблонов.

**(360026936731-4.png)**

2. В открывшемся окне на вкладке **Основные** вы можете:

- изменить название шаблона;

- посмотреть содержимое файла, нажав на его название. Открывшийся документ будет доступен только для чтения.

При наличии интеграции с Р7‑Office или OnlyOffice после открытия файла в левом нижнем углу отобразится кнопка **Редактировать**. Нажав на неё, вы можете [изменить документ](edit-files-locally.md) из интерфейса ELMA365. После этого создастся новая версия файла;

- удалить шаблон, нажав на значок корзины справа от его названия;

- добавить новый шаблон, если вы удалили существующий.

3. Если в новом файле изменились переменные, вы увидите оповещение. Перейдите на вкладку **Переменные**, где отображается список добавленных и удалённых переменных. Затем укажите тип добавленных переменных или измените тип существующих.

**(360026936731-5.png)**

4. После внесения изменений нажмите **Сохранить**.

## Версии шаблонов документов

Если в компании включено [версионирование структур](elma365-structure-versioning.md), после редактирования шаблона документа создаётся его новая версия.

Чтобы перейти ко всем изменениям шаблона, рядом с его названием нажмите на три точки, а затем — **История версий**. Вы можете сравнить предыдущую версию с текущей, сделать её актуальной, скачать файл шаблона или удалить.