# Формирование годового раздела описи дел

> [HTML Version](annual-case-inventory.html)

Для учёта количества и корректности принятых в архив закрытых дел архивариус ежегодно составляет опись годового раздела номенклатуры дел. В неё на основании данных из [описей дел отделов](case-inventory.md) собирается информация по делам, которые были завершены и приняты в архив в течение определённого года. 

В решении **СХЭД и Архивное дело** для формирования описи дел (годового раздела) преднастроен бизнес-процесс, который состоит из следующих этапов:

1. В разделе **Архивное дело > Описи дел (годовые разделы)** архивариус заполняет данные для создания описи и отправляет её на утверждение.

2. Начальник архива проверяет опись и список входящих в неё документов.

3. Экспертная комиссия, назначенная согласно [структуре номенклатуры](nomenclature-structure.md), согласует опись. В результате создаётся протокол заседания комиссии с указанием принятого решения.

4. Председатель комиссии и подписант от лица руководителя компании подписывают протокол и опись.

````
Начало внимание

````
Формировать опись дел (годовой раздел) могут только пользователи, входящие в группу **Архивариусы**.

````
Конец внимание

````
Отслеживать этапы утверждения описи можно с помощью статусов. Для этого измените отображение данных в приложении **Описи дел (годовые разделы)** в виде [канбан-доски](/ru/help/platform/360009923311.html#kanban_board).

Просмотреть подробную информацию по всем описям (годовым разделам) можно в приложении **Реестр описей**.

## Сформировать опись дел (годовой раздел)

1. Перейдите в раздел **Архивное дело > Описи дел (годовые разделы)** и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+** **Опись дел**.

2. В открывшейся форме укажите:

- юридическое лицо организации;

- подразделение уровня **ГО/Филиал** согласно [структуре номенклатуры](nomenclature-structure.md);

- год составления описи и вид, соответствующий сроку хранения документов;

- способ хранения документов: **Электронный** или **Бумажный**.

3. Нажмите кнопку **Готово**.

4. Начальнику архива придёт задача проверить созданную опись. Если всё в порядке, нажмите кнопку **Отправить на согласование**, чтобы отправить опись на утверждение экспертной комиссии. В открывшейся форме укажите [фонд](archive-management-settings.md#archive-fund), за которым закреплены документы, количество листов и экземпляров описи. 

Если в описи найдены некорректные данные, нажмите кнопку **Удалить опись**. Архивариусу придёт уведомление о прерванном процессе, нужно создать опись повторно. 

5. Членам экспертной комиссии придёт задача согласовать опись. Ознакомьтесь со списком документов и информацией о них. В результате согласования будет создан протокол заседания экспертной комиссии о принятии описи.

При отказе в согласовании архивариусу придёт задача внести исправления согласно комментарию комиссии и отправить опись на согласование повторно.

6. Если администратор системы настроил электронный [тип оформления отчётных документов](archive-management-settings.md#archive-form-type), то председателю экспертной комиссии и подписанту от лица руководителя поочерёдно придут задачи подписать опись и протокол комиссии с помощью [электронной подписи](/ru/help/ecm/digital_signtature_in_apps.html).

7. При бумажном типе оформления отчётных документов начальник архива выполняет задачу подписания. Для этого он скачивает файлы описи и протокола, нажав на их название, распечатывает и подписывает у председателя экспертной комиссии и подписанта от лица руководителя. Затем прикрепляет к задаче скан-копии подписанных документов, а бумажные версии оставляет у делопроизводителя компании.

После этого опись отобразится в приложении **Описи дел (годовые разделы)** в статусе **Утверждено** и в приложении **Реестр описей**.