# Настроить архивацию листов ознакомления и согласования

> [HTML Version](approval-settings.html)

Когда элемент приложения отправляется на ознакомление или согласование, сотрудникам назначаются задачи, а в карточке документа формируется [лист ознакомления или согласования](approval-sheets.md). С помощью этого листа можно просмотреть участвующих в процессе пользователей и их вынесенные резолюции. 

До окончания процесса согласования или ознакомления сотрудники могут открыть карточку элемента и отредактировать данные в ней, например, указать другое значение для любого свойства документа. 

В таком случае может понадобиться оповещать пользователей об изменении данных элемента в процессе и отмечать лист согласования или ознакомления неактуальным. Для этого используется опция архивации текущего листа и прерывание запущенного процесса. 

Для каждого приложения можно задать собственные правила архивации листов, т. е. выбираются свойства элемента, которые можно или нельзя редактировать в процессе согласования и ознакомления. Кроме того, в настройках можно указать бизнес-процессы, которые будут запускаться после архивации каждого листа.

Например, участники процесса согласовывают определённый документ, а другой пользователь добавил его новую версию. Можно задать настройки, чтобы после этого лист согласования отправлялся в архив. При вынесении резолюции одним из сотрудников, процесс согласования прервётся, а в заархивированном листе будет отображаться статус **Отменено**. Таким образом все участники будут знать, что лист согласования не актуален, и документ необходимо направить на рассмотрение повторно. 

## Задать правила архивации листов согласования и ознакомления

1. Нажмите значок шестерёнки рядом с названием приложения и в блоке **Дополнительные** выберите пункт **Настройки архивации**. 

2. В открывшемся окне на вкладке **Настройка полей** отмечена опция **Исключить все поля по умолчанию**.** **Это позволяет не архивировать лист согласования, когда пользователь редактирует поля в карточке элемента приложения.  
 **(archive-settings-2.png)**

Вы можете выбрать другие опции:

- **Исключить системные поля по умолчанию** — отметьте опцию, чтобы отслеживать изменения во всех пользовательских свойствах приложения. Также лист согласования будет отправлен в архив, если сотрудник изменит системные поля:

	- **Название** и **Файл** — в карточке элемента приложения типа **Документ**;

	- **Дата начала** и **Дата окончания** — в карточке элемента приложения типа **Событие**;

- **Настроить поля вручную** — выберите опцию, а затем отметьте поля, изменение которых вы хотите отслеживать в процессе согласования или ознакомления. В списке представлены все свойства приложения — как системные, так и пользовательские. При ручной настройке оставьте неотмеченными системные поля **Редактор** и **Дата изменения**, т. к. их значения меняются при редактировании любых других свойств документа. Если эти поля выбраны, листы согласования отправятся в архив.

Например, вы хотите отслеживать изменения в договоре во время его согласования. Для этого вы можете установить настройки архивации листа согласования, выбрав опцию **Настроить поля вручную** и отметив нужные поля:

	- если нужно архивировать текущий лист каждый раз, когда пользователи добавляют новую версию файла, выберите только свойство типа **Файлы**, в котором хранится договор;

	- если пользователи не должны изменять договор и его свойства, отметьте все поля в настройках. При изменении любого поля лист согласования будет отправляться в архив.

3. На вкладках **Лист согласования** и **Лист ознакомления** вы можете указать бизнес‑процессы, которые будут запускаться при отправке листа согласования и ознакомления в архив. Выбрать можно разные процессы для двух готовых маршрутов документа. Например, при архивации листа согласования в рамках процесса можно изменить статус элемента с **Согласовано** на **Требуется повторное согласование**. Чтобы настроить запуск процесса: 

1. На нужной вкладке включите опцию запуска процесса для листов согласования или листов ознакомления. 

2. Нажмите **Выберите процесс** и укажите, какой процесс запускать при отправке листа в архив. 

3. В настройке **Связать с полем** укажите, в какую [контекстную переменную процесса](/ru/help/platform/process_context.html) будет передаваться элемент приложения, по которому запустился экземпляр процесса. Если в контексте есть переменная, связанная с настраиваемым приложением, она подставится автоматически.

4. Настройте передачу данных из приложения в процесс. Для этого нажмите ссылку **Настроить входные параметры** и сопоставьте переменные из контекста процесса с полями приложения.

4. Сохраните настройки. 

Обратите внимание, при [экспорте приложения](/ru/help/platform/360009669292.html) настройки архивации выгружаются вместе с ним. Если при архивации листов запускается бизнес-процесс, созданный на уровне экспортируемого приложения, все настройки сохранятся. При импорте в другую компанию они будут выполняться корректно. Если выбранный в настройках процесс создан на уровне другого компонента системы, для выполнения архивации рекомендуется экспортировать приложение в составе решения.

Каждый раз, когда вы применили новые настройки архивации к приложению, все текущие листы согласования и ознакомления в элементах отправляются в архив. Затем документы отправляются по процессу повторно с новыми настройками архивации листов. 

Пользователи с правами на редактирование элементов приложения могут вернуть лист согласования из архива, например, если версию документа обновили, но согласующие ещё не вынесли резолюцию. Для этого в карточке документа откройте список архивных листов согласования и напротив нужного файла нажмите значок (approval-settings-2.png). Подробнее об этом читайте в статье [«Листы ознакомления и согласования документов»](approval-sheets.md).