# Установка и настройка решения «СХЭД и Архивное дело» > [HTML Version](archive-management-settings.html) ```` Начало внимание ```` Устанавливать и настраивать решение может только [администратор системы](/ru/help/platform/360006871932.html#administrators). ```` Конец внимание ```` Вы можете импортировать решение **СХЭД и Архивное дело** из каталога ELMA365 Store. Для этого: 1. Перейдите в раздел **Администрирование > Решения** и в правом верхнем углу нажмите кнопку **+ Решение**. 2. В открывшемся окне выберите **Скачать** и перейдите в каталог ELMA365 Store. 3. Найдите в каталоге решение **СХЭД и Архивное дело** и нажмите кнопку **Попробовать бесплатно**. Решение будет доступно для работы в течение 14 дней. Подробнее о загрузке решений читайте в статье [«Импорт решения из ELMA365 Store»](/ru/help/platform/import_solution.html). 4. После проверки и установки решение появится на странице, а в систему добавятся разделы **Архивное дело** и **СХЭД**. ```` Начало внимание ```` Установленное решение **СХЭД и Архивное дело** заблокировано. Это значит, что вы не можете добавлять в него пользовательские приложения и страницы, настраивать бизнес-процессы, изменять формы приложений и т. д. Разблокировать решение нельзя. ```` Конец внимание ```` По прошествии бесплатного периода для работы с решением его нужно активировать. Для этого: 1. Перейдите в раздел **Администрирование > Управление лицензиями** и на карточке решения **Архивное дело** нажмите кнопку **Активировать**. 2. Скопируйте регистрационный токен решения и передайте его менеджеру ELMA365. 3. Вставьте полученный ключ активации в соответствующее поле и нажмите кнопку **Активировать**. Подробнее читайте в статье [«Лицензии ELMA365 Store»](/ru/help/platform/licenses-store.html). ## Первичная настройка решения «СХЭД и Архивное дело» Дела, которые передаются в архив, создаются и хранятся в разделе [Управление номенклатурой](case-nomenclature-management.md). Чтобы настроить обмен данными между разделами **Управление номенклатурой**, **СХЭД** и **Архивное дело**, [включите модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел](case-nomenclature-management-settings.md#nomenclature-management-extention). Для работы с архивом вам также понадобятся: - информация о юрлицах вашей компании из [системного справочника](/ru/help/platform/system_objects.html) **Мои юридические лица**; - настроенная [структура номенклатуры](nomenclature-structure.md), где сотрудники, связанные с процессом делопроизводства компании, распределяются по обязанностям; - сформированные [номенклатуры дел](create-case-nomenclature.md) подразделений и компании. ## Настройка прав доступа к разделам «Архивное дело» и «СХЭД» Доступ к приложениям раздела **Архивное дело** предоставляется пользователям, которые входят в группы **Делопроизводители** и **Архивариусы**. Чтобы сотрудники могли работать с данными, добавьте их в группы одним из следующих способов: - укажите сотрудников каждой группы во время установки решения [Управление номенклатурой дел](case-nomenclature-management-settings.md); - перейдите в раздел **Администрирование > Группы** и [отредактируйте группу](/ru/help/platform/360007146071.html#edit-group), добавив участников; - отметьте группу в [карточке пользователя](/ru/help/platform/360004833572.html#edit) в разделе **Администрирование > Пользователи**. Вы также можете выдать определённым сотрудникам права, используя настройки доступа на уровне приложений. Подробнее об этом читайте в статье [«Доступ к данным приложения»](/ru/help/platform/360007527512.html). К разделу **СХЭД** по умолчанию настроен полный доступ только для [администратора системы](/ru/help/platform/360006871932.html#administrators). Просматривать данные раздела могут также пользователи, входящие в группу **Архивариусы**. ## Настроить выбор оформления учётных документов архива В ELMA365 предусмотрено формирование учётных документов архива как в бумажном, так и в электронном виде. Для оформления электронных документов: 1. Рядом с названием раздела **Архивное дело** нажмите значок шестерёнки и выберите **Дополнительные параметры**; 2. Измените параметр **Выбор оформления > Электронный**, нажав значок карандаша. Обратите внимание, этим действием вы меняете способ утверждения учётных документов для ведения архива — с помощью [электронной подписи](/ru/help/ecm/digital_signtature_in_apps.html). Это не влияет на выбранный способ хранения дел при формировании номенклатур подразделений. Документы компании могут храниться в электронном виде в системе или в бумажном виде. Если вы выбираете оформление по умолчанию — бумажное, тогда в разделе **Архивное дело** учётные документы будут формироваться автоматически по шаблонам, но их подписание и хранение будет осуществляться в бумажном виде в офисе компании. В этом случае заполните также справочник **Топография**. ## Заполнить справочник «Топография» Для бумажного архива заполните справочник **Топография**, чтобы обозначить места хранения при приёме документов: 1. Перейдите в раздел **Архивное дело > Топография** и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Топография**. 2. Укажите тип места хранения **Здание/адрес**, введите название места хранения и укажите юрлицо организации. 3. Нажмите **Сохранить**. Таким образом создаётся корневое место хранения документов. Чтобы создать точную карту места хранения: 1. Откройте карточку корневого места хранения и перейдите на вкладку **Топография**. Нажмите кнопку **Добавить место хранения**. 2. Укажите дочерний тип места хранения: **Этаж**, **Комната**, **Шкаф**, **Полка**, **Короб** и т. д. 3. Чтобы уточнить место хранения, напротив его названия нажмите значок три точки и выберите **+ Место хранения**. (archive-management-settings-1.png) ## Заполнить справочник «Фонды» Фонд — это все документы, созданные в процессе деятельности юрлица. В решении **СХЭД и Архивное дело** предусмотрено ведение документальных фондов. Вы можете создать и хранить информацию о фондах компании в приложении **Фонды**. Для этого: 1. Перейдите в раздел **Архивное дело > Фонды** и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Фонд**. 2. В открывшемся окне заполните поля: (archive-management-settings-2.png) - **Организация**\* — выберите юрлицо компании; - **Название фонда**\* — поле заполняется автоматически согласно указанному юрлицу; - **Номер фонда**\* — введите номер фонда; - **Дата первого поступления** — укажите дату поступления первого документа фонда; - **Отметка о выбытии** — заполняется, если истёк срок хранения фонда. Укажите место выбытия, а также дату и номер документа, на основании которого фонд выбыл; - **Примечание** — введите дополнительную информацию о фонде. 3. Нажмите кнопку **Сохранить**. Информация о фондах компании используется при создании [акта об уничтожении архивных дел](destroy-archive-case.md) и в ходе согласования [годового раздела описи дел](annual-case-inventory.md).