# Опись дел и архивирование

> [HTML Version](case-inventory.html)

Прежде чем перейти к работе с архивом документов, необходимо сформировать опись существующих в компании [закрытых делопроизводством дел](case-management.md#close-case). 

Описи создаются и хранятся в разделе **Архивное дело > Описи дел отделов**. Просмотреть полную информацию об описях и отследить движение документов можно в приложении **Книга учета**. 

````
Начало внимание

````
Номенклатуры и входящие в них дела для описи доступны только при интеграции с решением [Управление номенклатурой дел](case-nomenclature-management.md).

````
Конец внимание 

````
В раздел **Архивное дело** автоматически переносятся описи, созданные в результате [экспертизы ценности](case-value-inspection.md). По умолчанию им присваивается статус **Черновик**. Чтобы завершить формирование описи и архивирование документов, [дополните черновик описи](#edit-case-inventory) информацией о делах и [отправьте её на согласование](#approve-case-inventory) руководителю. 

Вы также можете вручную добавить опись дел. Например, если вы ведёте документооборот не в системе ELMA365. Рассмотрим отдельно создание описи для электронных и бумажных документов.

Также в решении **СХЭД и Архивное дело** настроен [бизнес-процесс согласования описи](#approve-case-inventory) и принятия дел в архив. 

Подготовкой описи в структурном подразделении компании занимается специально назначенный в [структуре номенклатуры](nomenclature-structure.md) делопроизводитель. Подписывают опись непосредственный руководитель делопроизводителя в [оргструктуре](/ru/help/platform/360003861992.html) компании и архивариус. Документы в архив принимает ответственный за архив. 

## Создать опись электронных дел

1. Перейдите в раздел **Архивное дело > Описи дел отделов** и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Опись дел отдела**. 

2. Заполните поля:

(case-inventory-1.png)

- **Номенклатура дел**\* — укажите [номенклатуру дел на уровне компании](create-company-nomenclature.md);

- **Номенклатура дел отделов**\* — укажите [номенклатуру дел на уровне структурного подразделения](create-department-nomenclature.md);

- **Подразделение**\* — укажите отдел, в котором была создана номенклатура дел подразделения;

- **Способ хранения**\* — чтобы сформировать опись передачи электронных документов, выберите способ хранения **Электронный**;

- **Вид описи**\* — выберите вид описи в соответствии со сроком хранения документов для передачи в архив;

- **Составитель** — автоматически указывается текущий пользователь;

- **Наименование должности составителя**\* — по умолчанию в поле вводится должность текущего пользователя в [оргструктуре](/ru/help/platform/360003861992.html) компании;

- **Ответственный за архив** — автоматически указывается сотрудник, назначенный ответственным за архив в [структуре номенклатуры](nomenclature-structure.md);

- **Наименование должности ответственного за архив**\* — по умолчанию в поле вводится должность ответственного за архив, указанная в оргструктуре компании;

- **Доп. согласующие** — выберите сотрудников, которые вместе с руководителем проверят и согласуют опись. 

3. Нажмите кнопку **Добавить дело**. В открывшемся окне отметьте заголовок дела, соответствующий параметрам **Вид описи** и **Способ хранения**. Для выбора отображаются заголовки, добавленные при [формировании номенклатуры дел подразделения](create-department-nomenclature.md#add-department-nomenclature). 

4. Заполните данные дела:

(case-inventory-2.png)

- **№ п/п**\* — по умолчанию указан порядковый номер дела в списке. Вы можете изменить его, а также добавить литеры;

- **Индекс дела** — автоматически введён индекс, который высчитывается из индекса дела, указанного при создании номенклатуры подразделения;

- **Заголовок электронного дела по номенклатуре**\* — поле заполняется автоматически, введён заголовок дела из номенклатуры;

- **Регистрационный номер электронного документа**\* — введите номер документа, присвоенный при регистрации;

- **Вид и заголовок электронного документа**\* — введите наименование вида документа, например **Приказ**, и его заголовок;

- **Дата документа**\* — введите дату регистрации документа;

- **Срок хранения** — указывается автоматически согласно сроку хранения для данного заголовка в [Типовом перечне](nomenclature-management-catalogs.md#case-name-typical-list);

- **Количество файлов (количество файлов в контейнере)**\* — укажите, сколько файлов содержится в контейнере электронного документа, включая файл подписи, метаданные и т. д. Поле заполняется автоматически при ведении документооборота в ELMA365;

- **Объём в байтах**\* — введите размер документа в байтах. Если документ разделён на несколько файлов, укажите суммарный объём документа. Поле заполняется автоматически при ведении документооборота в ELMA365;

- **Примечание** — по умолчанию поле заполнено данными примечания из номенклатуры дел подразделения.

Нажмите **Добавить дело в опись**. 

5. Чтобы добавить документы из того же дела, наведите курсор мыши на строку с заголовком. Справа появятся значки для редактирования дела, копирования и удаления его из описи. Нажмите значок (case-inventory-3.png). 

6. В открывшемся окне добавления дела автоматически заполнен следующий номер подпункта, и вы можете ввести данные нового документа. 

7. Когда все дела будут добавлены в опись, отправьте её на согласование и подписание руководителю, нажав кнопку **Отправить на согласование**. Подробнее о процессе читайте в разделе [«Согласование описи»](#approve-case-inventory). 

Вы также можете сохранить опись как черновик, чтобы отредактировать её и отправить на согласование позднее.  

## Создать опись бумажных дел

Шаги создания описи документов бумажного способа хранения аналогичны электронному способу. Обратите внимание на следующие отличия:

1. В поле **Способ хранения** укажите **Бумажный**.

2. При добавлении в опись дел заполните следующие поля:

(case-inventory-4.png)

- **№ п/п**\* — по умолчанию указан порядковый номер документа в списке дел. Вы можете изменить его, а также добавить литеры;

- **Индекс дела** — автоматически введён индекс дела, который высчитывается из индекса, указанного при создании номенклатуры подразделения;

- **Заголовок дела**\* — поле заполняется автоматически, введён заголовок дела из номенклатуры;

- **Дата начала дела**\* — укажите дату открытия дела;

- **Дата закрытия дела**\* — укажите дату, когда дело было закрыто;

- **Том** — введите номер тома, где хранится дело;

- **Срок хранения** — поле заполняется автоматически исходя из срока хранения, указанного для данного заголовка дел в [Типовом перечне](nomenclature-management-catalogs.md#case-name-typical-list);

- **Количество листов**\* — введите количество листов в деле;

- **Примечание** — укажите дополнительную информацию о деле.

## Продолжить формирование описи по черновику

В разделе **Архивное дело > Описи дел отделов** в статусе **Черновик** хранятся описи:

- перенесённые из раздела **Управление номенклатурой** в результате [экспертизы ценности](case-value-inspection.md);

- созданные в приложении **Описи дел отделов** вручную, но не отправленные на согласование. 

Чтобы продолжить формирование описи и отправить её на утверждение:

1. Откройте карточку описи в статусе **Черновик** и нажмите кнопку **Редактировать**.

2. Внесите изменения в опись или дополните информацию о делах и зафиксированных в них документах.

3. Нажмите кнопку **Отправить на согласование**.

## Согласование описи

После того как вы создали опись, отправьте её на согласование и подписание руководителю, нажав кнопку **Отправить на согласование**. Запустится преднастроенный бизнес-процесс. 

Вы можете оформлять описи в электронном или бумажном виде. Для этого [администратор системы](/ru/help/platform/360006871932.html#administrators) в дополнительных параметрах раздела **Архивное дело** должен [настроить тип оформления учётных документов](archive-management-settings.md#archive-form-type). 

### Электронное оформление описи

1. В рамках процесса руководителю делопроизводителя придёт задача согласовать опись и подписать её с помощью [электронной подписи](/ru/help/ecm/digital_signtature_in_apps.html). В задаче можно ознакомиться с делами и входящими в них документами. Опись представлена в виде сгенерированного файла.

2. Затем ответственному за архив придёт задача подписать опись с помощью электронной подписи и принять документы в архив.

После этого документы отобразятся в приложении [Архив](case-archive.md) в статусе **В архиве**. 

### Бумажное оформление описи

1. В ходе бизнес-процесса руководителю делопроизводителя придёт задача согласовать опись. 

2. Затем делопроизводителю придёт задача распечатать согласованную опись, подписать её у руководителя и передать ответственному за архив. 

Когда подписанная бумажная опись будет передана архивариусу, в задаче нажмите кнопку **Передано**.

3. Ответственному за архив придёт задача принять документы в архив и добавить в систему скан-копию подписанной описи. 

(case-inventory-5.png)

Если распечатанная опись дел не была передана архивариусу, или опись составлена некорректно, вы можете прервать процесс, используя соответствующие кнопки на нижней панели. Опись будет возвращена делопроизводителю для исправления.

Если всё в порядке, нажмите кнопку **Принято в архив**. Укажите дату приёма дел в архив и прикрепите скан-копию описи. 

После этого принятые на хранение документы отобразятся в приложении [Архив](case-archive.md) в статусе **В архиве**.

4. Если в архив переданы дела бумажного способа хранения, ответственному за архив придёт задача указать место хранения дел. Для этого перейдите в приложение **Архив** и отметьте дело. Нажмите кнопку [массового действия](/ru/help/platform/mass_actions.html) **С выделенными…** и выберите **Редактировать**. Укажите место хранения дела из [топографии](archive-management-settings.md#archive-topography).