# Управление договорами

> [HTML Version](contract-management.html)

Решение **Управление договорами** предназначено для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес-процессов.

Решение автоматизирует работу с договорной документацией на предприятиях и помогает организовать полный цикл формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, первичных учётных документов и счетов. 

С помощью решения вы можете контролировать исполнение обязательств по этапам договора: создание этапа, сбор документов по этапу, закрытие этапа.

Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать документооборот под особенности вашей компании по ходу эксплуатации. С помощью решения все важные данные точно попадут в систему и документы будут отправлены в срок.

Решение включает в себя:

- разделы **Управление договорами **и **Банковские реквизиты**;

- системный справочник **Мои юридические лица** с преднастроенной формой и дополненным контекстом.

## Состав раздела «Управление договорами»

| | |
|------|------|
| **Приложение** | **Бизнес-процессы в приложении** |
| Исходящие договоры | Заключение исходящего договора (с подпроцессами: Отправка бумажной версии и Отправка договора через Диадок).<br>Уведомление об истечении срока исходящего договора. |
| Исходящие акты выполненных работ | Создание акта выполненных работ (с подпроцессами: Отправка бумажной версии акта и Отправка акта через Диадок). |
| Исходящие товарные накладные | Создание товарной накладной (с подпроцессами: Отправка бумажной версии товарной накладной и Отправка товарной накладной через Диадок). |
| Исходящие счета | Формирование счета (с подпроцессом Отправка счета через Диадок). |
| Входящие договоры | Обработка входящего договора.<br>Обработка входящего договора из Диадок. |
| Входящие акты выполненных работ | Обработка входящего акта выполненных работ.<br>Обработка входящего акта из Диадок. |
| Входящие товарные накладные | Обработка входящей товарной накладной.<br>Обработка входящей товарной накладной из Диадок. |
| Входящие счета | Обработка входящего счета. |
| Тип договора | Без бизнес-процесса. |
| Отчет | Без бизнес-процесса. |
| Ставка НДС | Без бизнес-процесса. |
| Заказы | Без бизнес-процесса. |
| Этапы | Закрытие этапа (автоматизированное)<br>Закрытие этапа.<br>Закрытие этапа договора происходит после подтверждения выполнения финансовых и материальных обязательств.<br>Частичное закрытие (автоматизированное).<br>Редактирование этапа. |


## Состав раздела «Банковские реквизиты»

| | |
|------|------|
| **Приложение** | **Бизнес-процессы в приложении** |
| Банковские реквизиты компаний | Без бизнес-процесса. В приложении хранятся банковские реквизиты, которые используются в договорах. |
| Вариант реквизитов | Без бизнес-процесса. В приложении хранится информация о количестве реквизитов компаний. |


В состав решения также входит системный справочник **Мои юридические лица**. В нём настроена пользовательская форма и добавлены дополнительные поля.

## Первичная настройка решения

1. [Импортируйте готовое решение](import_solution.md) из каталога [ELMA365 Store](https://store.elma365.ru/component/contractmanagement-119) или файла формата **.e365**.

2. Настройте [группы и роли](360007331871.md) пользователей в разделе и приложениях.

(cm7.png)

Роли и группы используются:

- для ограничения видимости раздела;

- при настройке доступа к приложениям;

- для определения участников бизнес-процессов.

По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут просматривать файлы, хранящиеся в приложении **Исходящие договоры**, но редактировать и создавать их смогут только определённые сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье [«Доступ к данным приложения»](360007527512.md#limit). 

3. Перейдите в раздел **Администрирование > Номенклатура** и настройте [места регистрации](records_classification.md).

4. Настройте регистрацию в приложениях **Исходящий договор** и **Входящий договор**.

````
начало внимание

````
Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.

````
конец внимание

5. ````
Заполните справочники: **Мои юридические лица**, **Тип договора**, [Компании](360012584980.md), **Банковские реквизиты компаний**, **Вариант реквизитов**. В этих приложениях хранятся данные для работы с договорами, например, реквизиты компаний, актами выполненных работ, товарными накладными и счетами.

Если пропустить этот этап, то данные потребуется указывать вручную при создании каждого договора и первичного учётного документа. Реквизиты, названия, ИНН и т. д. достаточно ввести и сохранить их в карточках соответствующих приложений один раз. В дальнейшем они автоматически добавятся в шаблоны исходящих договоров, в задачи, назначаемые пользователям и т. д.

Рекомендуем заполнять данные в следующем порядке: **Мои юридические лица**, **Тип договора**, **Компании**, **Вариант реквизитов**, **Банковские реквизиты компаний**. Особенности этих приложений приводятся ниже.

### Системный справочник «Мои юридические лица»

Реквизиты вашей компании хранятся в системном справочнике **Мои юридические лица**. Эти данные используются при работе с договорами.

Заполните обязательные поля на форме. Сотруднику, который указан в поле **Подписант**, в ходе бизнес-процессов будут поступать задачи по подписанию документов.

**(cm9.png)**

### Приложение «Тип договора»

Приложение **Тип договора** позволяет создавать типы договоров с произвольными названиями, например, **Поставки**, **Оказания услуг**, **Лицензионный**. Это название указывается при генерации договора данного типа по шаблону в шапке договора.

В поле **Предмет договора** указывается текст, который будет подставлен в раздел **Предмет договора** при генерации договора данного типа по шаблону.

В поле **Дополнительные согласующие **помимо руководителя инициатора и подписанта указываются пользователи системы, с которыми необходимо согласовать заключение договора данного типа, например, с юристом, финансовым контролером, бухгалтером. Дополнительный согласующий может понадобиться, когда заключение договора связано с несколькими подразделениями, и первый согласующий, т. е. руководитель инициатора, не может принять решения в одиночку. 

В бизнес-процессе **Заключение доходного договора** эти пользователи будут исполнять задачу согласования договора в зоне ответственности **Дополнительные согласующие**. Если нет необходимости согласовывать договор определённого типа с кем-то помимо руководителя инициатора согласования, т. е. автора карточки договора, оставьте это поле пустым.

**(cm10.png)**

### Раздел «Банковские реквизиты»

В разделе хранится информация о количестве банковских реквизитах компаний, а также сами реквизиты. Эти данные используются при создании договора в приложении [Исходящие договоры](#outgoing-documents) или [Входящие договоры](#incoming-documents). Например, когда пользователь создаёт договор и выбирает контрагента, в блоке **Банковские реквизиты** поля заполняются автоматически.

Чтобы настроить такую возможность, заполните данные в двух приложениях раздела: **Вариант реквизитов** и **Банковские реквизиты компаний**.

При создании договора учитывается количество банковских реквизитов, которые принадлежат компании. Эта информация хранится в приложении **Вариант реквизитов**. При добавлении нового элемента в этом приложении выберите из списка уже существующую компанию или добавьте новую. Также укажите, сколько банковских реквизитов имеет контрагент:

- **Единственные** — выберите эту опцию, если у контрагента только один набор реквизитов;

- **Множественные** — выберите эту опцию, если контрагент имеет несколько реквизитов. В этом случае при создании договора появится поле **Набор банковских реквизитов** и пользователь сможет выбрать из списка нужные реквизиты компании.

**(contract-management-6.png)**

Теперь заполните банковские реквизиты контрагента, которые будут отображаться** **при создании договора: **Банк**, **БИК**, **Расчётный счёт** и **Корреспондентский счёт**.** **Для этого перейдите в приложение **Банковские реквизиты компаний** и заполните соответствующие поля**. **Если у контрагента несколько банковских реквизитов, то добавьте столько элементов, сколько требуется. 

**(contract-management-7.png)**

Более подробно о работе с решением читайте в следующих статьях: 

- [«Адаптировать решение „Управление договорами“»](contract-adaptation.md);

- [«Работа с решением „Управление договорами“»](contract-solution.md).