# Работа с решением «Управление договорами»

> [HTML Version](contract-solution.html)

Рассмотрим работу с решением на примере обработки исходящих договоров. Остальные приложения в составе решения работают похожим образом и настраиваются аналогично приложению **Исходящие договоры**. 

## Приложение «Исходящие договоры»

С помощью приложения **Исходящие договоры** можно организовать полный цикл формирования, согласования и подписания исходящих договоров на предприятии. Преднастроенный бизнес-процесс позволяет автоматически генерировать исходящие договоры по шаблону.

Чтобы создать новый договор в системе:

1. Перейдите в приложение **Исходящие договоры**.

2. В правом верхнем углу нажмите кнопку **Добавить исходящий договор**.

3. Выберите категорию договора: **Доходный**, **Расходный** или **Прочий**. 

**(cm12.png)**

4. Заполните открывшуюся форму: выберите контрагента, собственную компанию, тип договора, укажите дату заключения и завершения договора, сумму без НДС, ставку НДС. Сумма налога рассчитается автоматически. Также необходимо выбрать опции: **Подписать через Диадок **и **Генерировать файл договора по шаблону**.

5. Если по договору предусматривается поэтапное закрытие обязательств, включите опцию** Учёт по этапам**. Обратите внимание, при выборе варианта** Учёт по этапам** заполнение этапов в карточке договора становится обязательным.

Остальные реквизиты договора заполняются автоматически с возможностью редактирования: предмет договора заполняется из карточки типа **Договора**, реквизиты контрагента — из карточки контрагента. Если вариант генерации договора по шаблону не выбран, на карточке договора появляется поле **Файл договора**, в которое необходимо вложить файл договора, отправляемого на согласование.

**(cm13.png)**

6. Если договор формируется по шаблону, файл договора создаётся в системе в ходе бизнес-процесса и прикрепляется к карточке договора. Реквизиты контрагента, нашей компании, параметры договора, включая предмет договора, подставляются в текст автоматически. Должность и имя подписанта просклоняются по падежам при помощи сервиса [Морфер](https://morpher.ru/ws3/).

7. После заполнения всех полей в левом нижнем углу нажмите кнопку **Отправить на согласование**. Карточка договора сохранится, и будет запущен связанный с ним бизнес-процесс **Заключение доходного договора**, в ходе которого документ будет согласован, подписан и отправлен контрагенту. 

## Заключение доходного договора

После создания договора осуществляется постановка задач:

- инициатору подписания договора — проверить файл договора, сгенерированного по шаблону, если выбрана эта опция;

- делопроизводителю — зарегистрировать договор;

- руководителю инициатора подписания договора — согласовать договор;

- дополнительным согласующим — согласовать договор. Список согласующих определяется типом договора из соответствующего справочника.

Затем в зависимости от выбранного способа подписания договора при его создании запускается дочерний процесс: **Отправка договора через Диадок **либо **Отправка бумажной версии**.

В бизнес-процессе **Отправка бумажной версии **участником назначаются следующие задачи:

- делопроизводителю — распечатать договор и передать его на подпись;

- подписанту, указанному в карточке нашей компании, которая выступает стороной договора — подписать договор;

- делопроизводителю — отправить оригиналы договора контрагенту, указать предположительную дату возврата оригинала. В случае отправки Почтой России либо курьерской службой требуется указать трек-номер отправления или ссылку на страницу отслеживания посылки. Адреса и контактные данные для отправки отобразятся в карточке автоматически. Информация будет получена из карточек контрагента и нашей компании. 

В бизнес-процессе **Отправка договора через Диадок **сотруднику с правом отправки документов через Диадок, то есть пользователю с действующей учётной записью в Диадок и квалифицированной электронной подписью, придёт задача отправить договор через Диадок.

После того как контрагент подпишет договор через Диадок, статус документа сменится и будет передан в систему. Сотруднику с правом отправки документов через Диадок придёт оповещение о подписании договора контрагентом. В систему автоматически будет загружена печатная версия документа, обрабатываемого через Диадок, в формате **.pdf**. 

На каждой странице документа будет проставлен синий штамп, в котором указывается станица документа, время подписания и идентификатор. На последней странице будет проставлен штамп с подробной информацией о сертификате, которым документ был подписан. Подробнее об этом читайте в статье [«Модуль „Диадок“»](https://elma365.com/ru/help/business_solutions/diadoc_main.html).  

В ходе процесса договор в соответствии с предстоящим этапом примет один из настроенных в системе статусов, а его инициатор получит сообщение о результате согласования.

При необходимости процесс можно изменить: добавить новые шаги или участников.

## Дополнительные соглашения к договорам

Дополнительное соглашение можно создать из карточки договора.

Все дополнительные соглашения с приложениями, протоколы разногласий, протоколы урегулирования разногласий и прочие документы хранятся в карточке договора на вкладке **Связанные документы**.

**(cm27.png)**

## Уведомление об истечении срока доходного договора

Для процесса **Уведомление об истечении срока договора** настроен ежедневный автоматический запуск. В ходе этого процесса за 30 дней до истечения срока действия договора автору его создания отправляется уведомление. 

Автор может принять решение о дальнейших действиях и [поставить задачи](360014351011.md) ответственным, например, пролонгировать договор, заключить новый договор, проконтролировать подписание актов в рамках договора или произвести отгрузку. 

Вы можете дорабатывать процессы в соответствии с регламентами вашей компании. Например, изменить настройки запуска, добавить или удалить операции, участников и т. д. Подробнее об этом читайте в разделе [«Адаптировать решение „Управление договорами“»](contract-adaptation.md).

## Другие приложения решения

В состав решения **Управление договорами** также входят приложения **Исходящие счета**, **Исходящие акты выполненных работ**, **Исходящие товарные накладные**, **Входящие договоры**, **Входящие счета**, **Входящие акты выполненных работ**, **Входящие товарные накладные**. Их настройка производится аналогично приложению **Исходящие договоры**.

Бизнес-процесс в приложении **Исходящие акты выполненных работ**, аналогично процессу в приложении **Исходящие договоры**, позволяет организовать [формирование акта по шаблону](360026720792.md), отправку на согласование и подписание, а затем отправку контрагенту.

В приложении **Исходящие счета **настроена работа по выставлению исходящих счетов, их отправке контрагенту и проверке поступления оплаты по счёту.

С помощью приложения **Входящие договоры** вы можете добавлять в систему входящий договор, ставить задачи регистрации делопроизводителю, отправлять зарегистрированный договор на согласование и подписание, а затем высылать контрагенту. Предусмотрены два варианта процессов: подписание входящего договора в бумажном варианте и в электронном — посредством Диадок.

**(cm24.png)**

В приложении **Входящие акты выполненных работ **реализован процесс подписания и отправки подписанного оригинала контрагенту. Как и в приложении **Входящие договоры**, здесь предусмотрено подписание входящего акта выполненных работ в бумажном и электронном виде.

Учёт входящих счетов и их согласование осуществляется в приложении **Входящие счета**. Пока счёт не будет утверждён, бухгалтеру не будет назначена задача на оплату, а сам процесс не будет завершён. После того как оплата произведена, сотруднику, отправившему счёт на согласование, придёт уведомление о совершённой операции. 

Запуск процесса гарантирует, что счёт будет обработан, а оплата совершена вовремя. 

## Действия с этапами договора

**Этап договора** — отдельная стадия работ, связанная данным договором. Договор может иметь несколько этапов или ни одного.

Этапы отображаются в карточке договора на вкладке **Этапы договора**.

**(cm28.png)**

Таблица на этой вкладке содержит информацию о номере и названии этапа, датах его начала и завершения, стоимости, документах, подтверждающих исполнение материальных обязательств (МОБ) и финансовых обязательств (ФОБ).

Название закрытых этапов договора выделяется зелёным цветом, а название просроченных — красным. 

### Создать этап договора

Для добавления нового этапа:

1. Откройте карточку договора, перейдите на вкладку **Этапы договора** и нажмите кнопку **Добавить этап**. 

2. В открывшемся окне заполните параметры этапа. 

**(cm29.png)**

- введите номер и название этапа; 

- если в организации решено вести позаказный учёт по договору, укажите заказ в учётной системе; 

- задайте дату завершения этапа; 

- укажите стоимость этапа без НДС и ставку НДС. Обратите внимание, НДС и стоимость рассчитываются автоматически; 

- введите срок поставки или выполнения работ. 

### Изменить или удалить этап договора 

Чтобы отредактировать параметры договора, в нужной ячейке таблицы с данными нажмите на значок (cm30.png).

При редактировании суммовых параметров итоговые данные по таблице автоматически пересчитываются. Изменить параметры можно только у незакрытого этапа. 

**(cm32.png)**

Для удаления этапа воспользуйтесь кнопкой (cm31.png). 

### Документы, подтверждающие выполнение материальных обязательств (МОБ) 

На вкладке **Этапы договора** в блоке **МОБ** выводятся первичные учётные документы — ПУД (товарные накладные, акты выполненных работ и т. д.), подтверждающие отгрузку товаров (выполнение работ, оказание услуг) по определённому договору. 

При запуске процесса загрузки новых документов информация о МОБ актуализируется — ПУД автоматически прикрепляются к карточке договора и распределяются по этапам. Обратите внимание, в ПУД по договорам параметр **Этап** со значением **Учёт по этапам** является обязательным. 

Также вы можете поместить ПУД в таблицу вручную с помощью кнопки **Закрыть по МОБ**.  

Они отображаются в свойстве **Этап** в ПУД по договорам со значением **Учёт по этапам**. 

### Документы, подтверждающие выполнение финансовых обязательств (ФОБ)

На вкладке **Этапы договора** в блоке **ФОБ** выводятся счета на оплату, на основании которых произведена оплата товаров, работ или услуг. 

При запуске процесса загрузки новых документов информация о ФОБ по этапам актуализируется. Счета со статусом **Оплачен** и **Частично оплачен** автоматически прикрепляются к карточке договора и распределяются по этапам. Обратите внимание, параметр **Этап** со значением **Учёт по этапам** является обязательным. 

### Закрыть этап договора

Закрытие этапа договора означает выполнение всех материальных и финансовых обязательств по данному этапу, что подтверждается закрывающими документами и оплатой.

Закрытие этапов происходит автоматически, если стоимость этапа, сумма МОБ и сумма ФОБ стали равны. Также вы можете закрыть этап вручную с помощью кнопки **Закрыть этап**, находясь в выбранной строке таблицы с данными по этапам.

Закрытые этапы выделяются зелёным цветом. 

Этапы, МОБ и ФОБ, работы по которым не выполнены в срок, выделяются красным цветом. При этом ответственный менеджер получает уведомление о нарушении срока исполнения обязательств по этапу договора.