# Обработать входящий документ

> [HTML Version](correspondence-setup.html)

После первичной настройки решения **Корреспонденция** и заполнения служебных справочников вы можете добавлять и регистрировать официальные входящие документы компании. Для их хранения предусмотрено приложение **Входящие документы**. Здесь вы можете отслеживать [этапы обработки документа](#status-incoming-documents) с помощью статусов на [канбан-доске](360009923311.md#kanban_board).

## Создать карточку входящего документа

1. Перейдите в приложение **Входящие документы** и в правом верхнем углу страницы нажмите **+ Входящий документ**.

2. В открывшемся окне заполните необходимые поля: 

(correspondence_2.png)

- **Вид документа\* **— выберите из списка вид документа, по которому определится [маршрут обработки](#stages-incoming-document). Также можно добавить новый вид документа, нажав **+ Создать**;

- **Дата получения **— укажите дату поступления входящего документа;

- **На контроле **— включите опцию, если после завершения обработки документа нужно проконтролировать результат. Укажите ответственного за проверку и срок выполнения этой задачи;

- **Тип связи с документом **— выберите одну из опций и укажите документы, связанные с текущим, которые отобразятся в его карточке:

	- **Связан с документом **— объедините документы одной тематики. В появившихся полях можно выбрать связанные входящие и исходящие документы;

	- **Предыдущее письмо **— свяжите с предыдущим входящим документом, отправленным тем же адресантом;

	- **В ответ на **— укажите исходящий документ, на который получен ответ;

- **Заголовок\* **— введите краткое наименование документа;

- блок **Отправитель **— заполните данные об отправителе документа:

	- **Юридическое лицо** — если документ получен от организации, в поле **Компания\* **выберите запись из контракта **Справочник организаций**.** **В поле** Подписант\*** отметьте из списка контакт сотрудника, который подписал входящий документ.

Если в справочниках нет подходящих записей, добавьте их, нажав кнопку **+ Создать**.

	- **Физическое лицо** — в поле **ФИО\* **выберите из списка нужное физическое лицо. Если подходящей записи нет в системе, добавьте её, нажав кнопку **+ Создать**.

	- **Исходящий номер** — введите регистрационный номер документа, присвоенный отправителем;

	- **Дата составления **— укажите дату составления входящего документа;

	- **Способ получения\* **— выберите из списка способ доставки документа: **Лично**, **Курьер**, **Почта России**, **Экспресс-доставка** или **Электронная почта**;

- блок **Получатель** — заполняются данные о вашей компании и маршруте входящего документа:

	- **Юридическое лицо\* **— выберите вашу компанию;

В зависимости от [настроек маршрута обработки документа](#stages-incoming-document) отобразится одно из следующих полей с заполненными данными:

	- **Исполнители** — сотрудники, которым придёт задача исполнить работу по входящему документу согласно регламентам компании. Отобразится для маршрута типа **Только исполнение**;

	- **Выносящий резолюцию **— пользователь, которому в ходе процесса придёт задача рассмотреть входящий документ, указать дальнейшие шаги по его обработке и выбрать исполнителя. Отобразится для маршрута типа **Требуется резолюция**;

- **Изменить маршрут?\* **— чтобы просмотреть настройки маршрута, привязанного к выбранному виду документа, или [изменить их](directories.md#route-incoming-document), укажите значение **Да**. В появившемся блоке **Маршрут** вы можете увидеть текущие параметры и исполнителей этапов обработки, а также вручную указать параметры маршрута и ответственных лиц;

- блок **Файлы** — в поле **Письмо\* **прикрепите файл входящего документа. В отдельных полях этого блока вы также можете добавить приложения к документу, электронно‑цифровые подписи и указать количество листов основного документа и приложений.

3. Сохраните введённые данные.

## Этапы обработки входящего документа

Рассмотрим преднастроенные маршруты обработки входящего документа.

1. В приложении **Входящие документы** пользователь [создаёт карточку входящего документа](#create-incoming-document). При этом указывается вид документа, по которому определяется [маршрут обработки](directories.md#route-incoming-document):

- **Требуется резолюция** — после создания документ отправится на рассмотрение сотруднику, который укажет дальнейшие действия для его обработки и назначит исполнителя;

- **Только исполнение** — документ сразу отправится на исполнение сотруднику, который указан в настройках маршрута.

При создании карточки пользователь может изменить параметры маршрута, привязанного к выбранному виду документа.

2. После сохранения данных документу присваивается регистрационный номер.

3. Документ отправляется на ознакомление указанному в маршруте сотруднику, если этот этап предусмотрен в настройках маршрута.

4. Если для документа нужно вынести решение о дальнейшей его обработке, поступит задача сотруднику, указанному в настройках маршрута. После рассмотрения запроса он может:

- отправить документ на рассмотрение — в задаче нужно написать резолюцию, указать исполнителя и срок;

- завершить обработку документа, если его исполнение не требуется — после этого статус входящего документа изменится на **Обработано**.

**(incoming-corespondence-2.png)**

Для типа **Только исполнение** этот этап пропускается, и документ переходит сразу к следующему шагу.

5. Документ отправится на обработку исполнителю. Для обоих видов маршрута задача выглядит одинаково. Если по документу вынесена резолюция, она отобразится в задаче.

**(incoming-corespondence-3.png)**

Исполнитель может:

- описать выполненные действия и отправить отчёт;

- запросить изменение исполнителя или срока;

- назначить задачу по документу другому сотруднику, нажав кнопку **Создать нижестоящую резолюцию **в правом верхнем углу задачи. В открывшемся окне укажите требуемые действия, исполнителя и срок.  
После выполнения задачи другим сотрудником исполнитель формирует итоговый отчёт по своей задаче и отправляет его.

6. В зависимости от решения, выбранного на предыдущем шаге, сотруднику, указанному в настройках маршрута, придёт одна из следующих задач:

- проверить выполнение требований из резолюции;

- согласовать запрос на изменение исполнителя или срока.

7. Если при создании карточки документа включена опция **На контроле**, после завершения маршрута указанному сотруднику поступит задача проверить выполнение всех необходимых действий по документу и снять его с контроля.

## Статусы входящих документов

В процессе обработки документ последовательно проходит все этапы, описанные выше, и его статус изменяется:

1. Для маршрута типа **Требуется резолюция **документу присваиваются статусы: **Регистрация **> **Вынесение резолюции **> **Выполнение резолюции **> **Обработано**.

2. Для маршрута типа **Только исполнение **документы проходят статусы: **Регистрация **>** Исполнение **>** Обработано**.

 Отслеживать текущий статус можно в приложении **Входящие документы**: 

- **Регистрация **— карточки входящих документов сразу после их создания. Каждому документу по умолчанию автоматически присваивается регистрационный номер;

- **Вынесение резолюции **— документы, которые в рамках маршрута отправлены сотруднику для принятия решения о дальнейшей обработке входящего документа;

- **Выполнение резолюции **— при маршруте типа **Требуется резолюция** статус присваивается документам, которые:

	- переданы исполнителям для выполнения требований резолюции;

	- находятся на проверке у ответственного за контроль исполнения требований;

	- после выполнения всех действий с документом проверяются контролёром, указанным в карточке документа;

- **На исполнении **— при маршруте типа **Только исполнение** статус присваивается документам, которые:

	- отправлены на исполнение указанному в маршруте ответственному;

	- после выполнения всех действий с документом проверяются контролёром, указанным в карточке документа;

- **Обработано **— финальный статус для документов, которые прошли полный маршрут обработки.