# Сформировать номенклатуру дел компании

> [HTML Version](create-company-nomenclature.html)

Вы можете фиксировать документы компании в номенклатуре дел. Для оформления общей номенклатуры нужно, чтобы делопроизводители структурных подразделений собрали и согласовали [номенклатуры дел отделов](create-department-nomenclature.md).

Номенклатуры дел отделов объединяются в номенклатуру дел компании. Она утверждается в бумажном или электронном виде по преднастроенному бизнес-процессу в приложении **Номенклатуры дел общие**. Этап рассмотрения номенклатуры экспертной комиссией одинаковый, отличается способ подписания номенклатуры и протокола заседания комиссии у руководителя компании: бумажные документы нужно распечатать, электронные подписываются в системе с помощью [электронной подписи](/ru/help/ecm/digital_signtature_in_apps.html). Тип оформления номенклатуры [заранее](case-nomenclature-management-settings.md#nomenclature-form-type) настраивается [администратором системы](/ru/help/platform/360006871932.html#administrators).  

````
Начало внимание

````
Работать с данными приложения **Номенклатуры дел общие** могут [администраторы системы](/ru/help/platform/360006871932.html#administrators) и пользователи, входящие в группу **Делопроизводители**.

````
Конец внимание

````
В процессе формирования общей номенклатуры принимают участие следующие сотрудники:

- делопроизводитель компании инициирует формирование общей номенклатуры и таким образом запускает бизнес-процесс её рассмотрения и утверждения;

- члены экспертной комиссии и начальник архива рассматривают и согласуют номенклатуру. В результате согласования создаётся протокол заседания комиссии с указанием принятого решения;

- руководитель компании подписывает протокол заседания экспертной комиссии и утверждает номенклатуру дел. 

Вы можете отслеживать этапы рассмотрения и утверждения номенклатуры с помощью статусов. Для этого измените отображение данных приложения **Номенклатуры дел** в виде [канбан-доски](/ru/help/platform/360009923311.html#kanban_board). 

Чтобы сформировать номенклатуру дел компании:

1. Перейдите в приложение **Номенклатуры дел общие** и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Номенклатура дел**. 

2. Укажите: 

- юрлицо организации;

- подразделение уровня **ГО/Филиал**;

- год, на который формируется номенклатура. 

(create-company-nomenclature-1.png)

Нажмите кнопку **Готово**. Запустится бизнес-процесс утверждения номенклатуры.

3. Членам экспертной комиссии придёт задача согласовать номенклатуру дел компании. В задаче отражены данные о номенклатурах дел всех структурных подразделений компании. 

(create-company-nomenclature-2.png)

Если кто-то из членов экспертной комиссии отказал в согласовании, он должен оставить комментарий для доработок номенклатуры. После того как номенклатура будет исправлена, членам комиссии снова придёт задача согласовать номенклатуру дел. 

Процесс перейдёт к следующему шагу только после того, как все члены комиссии согласуют номенклатуру дел. 

4. Согласованную номенклатуру дел компании и протокол экспертной комиссии необходимо подписать у руководителя. 

При создании электронной номенклатуры руководителю придёт задача подписать номенклатуру и протокол экспертной комиссии с помощью [электронной подписи](/ru/help/ecm/digital_signtature_in_apps.html).

Для бумажной номенклатуры выполните следующие действия:

- скачайте файл номенклатуры дел и протокола заседания экспертной комиссии, нажав на их название;

- распечатайте и подпишите номенклатуру и протокол у руководителя компании;

- прикрепите к задаче скан-копии подписанных номенклатуры и протокола. Бумажную версию номенклатуры оставьте у делопроизводителя компании, а протокол передайте секретарю экспертной комиссии;

- нажмите кнопку **Подписано**.

(create-company-nomenclature-3.png)

Теперь вы можете фиксировать документы в [делах](case-management.md) компании, проводить экспертизу их ценности, передавать в архив или уничтожать документы с истёкшим сроком хранения. 

Протоколы заседания экспертной комиссии об утверждении номенклатуры дел компании хранятся в приложении **Протоколы заседаний ЭК**. Здесь же вы можете отслеживать этапы подписания протоколов. Устаревшим протоколам необходимо присваивать статус **Архив**.