# Заполнить справочники корреспонденции

> [HTML Version](directories.html)

Заполните справочники, необходимые для создания документов и определения маршрута их обработки:

- **Виды входящих документов**;

- **Виды исходящих документов**;

- **Маршруты процессов**;

- **Справочник организаций**;

- **Физические лица**.

Обратите внимание, по умолчанию настраивать маршруты процессов и создавать виды входящих и исходящих документов могут только пользователи из группы **Канцелярия**.

## Добавить виды входящих и исходящих документов

В каждой компании существуют разные виды входящих и исходящих документов, например, акты, коммерческие предложения, ответы на жалобы и другие. Добавление видов позволяет разделить документы на категории и задать для каждого вида свой маршрут обработки.

При создании документа пользователь выбирает его вид. Это определяет маршрут обработки документа и исполнителей, которым в ходе процесса поступят задачи.

Чтобы создать вид документа:

1. Перейдите в справочник **Вид входящего документа** или **Вид исходящего документа**;

2. В правом верхнем углу страницы нажмите [кнопку создания элемента](360016427291.md#create_form);

3. В открывшемся окне заполните следующие поля, которые одинаковы для обоих видов документопотока:

	- **Название\* **— введите название вида входящего или исходящего документа;

	- **Маршрут\* **— [создайте маршрут](#route-incoming-document), по которому отправится входящий или исходящий этого вида после его создания. Для этого нажмите кнопку **+ Создать**. Все маршруты отобразятся в приложении **Маршруты процессов**. Если подходящий маршрут уже создан, вы можете выбрать его из списка;

	- **Описание **— добавьте дополнительную информацию о данном виде документа.

## Настроить маршрут для входящего документопотока

1. Добавить маршрут вы можете двумя способами:

	- при [создании вида входящего документа](#types-documents);

	- на странице справочника **Маршруты процессов**. Для этого в правом верхнем углу страницы нажмите **+ Маршрут процесса**.

2. В открывшемся окне заполните следующие поля:

**(directories-correspondence-1.png)**

- **Название\* **— укажите название маршрута;

- **Документопоток\* **— выберите из списка опцию **Входящий документопоток**;

- **Вид маршрута\* **— отметьте один из вариантов:

	- **Требуется резолюция **— выберите эту опцию, если входящий документ нужно отправить на рассмотрение сотруднику, который укажет информацию о его исполнении — дальнейшие действия для обработки документа;

	- **Только исполнение** — выберите эту опцию, если по документу не требуется вынесение резолюции. Тогда документ сразу поступит на исполнение сотруднику, указанному в настройках маршрута;

- **На ознакомлении** — отметьте сотрудников, которым направится документ для просмотра после его создания. Ознакомление выполняется параллельно с другими этапами обработки документа. 

В зависимости от выбранного вида маршрута заполните дополнительные поля, которые определят исполнителей задач:

- **Выносящий резолюцию** — в этом блоке укажите пользователя, которому в ходе процесса поступит задача рассмотреть документ, указать дальнейшие шаги для его обработки и выбрать исполнителя этих требований. Также установите срок обработки задачи вынесения резолюции;

- **Контролирующий исполнение резолюции** — в этом блоке отметьте сотрудника, которому придёт задача проверить отчёт о выполнении требований по обработке документа. Также установите сроки выполнения задачи.

- **Исполнители\* **— поле заполняется для маршрута, в котором отмечена опция **Только исполнение**. Выберите одного или нескольких сотрудников, которым придёт задача обработать входящий документ и прикрепить отчёт об исполнении. Конкретные действия исполнителя зависят от требований и регламентов, установленных внутри компании.

3. Сохраните данные.

## Настроить маршрут для исходящего документопотока

1. Добавить маршрут вы можете двумя способами:

	- при [создании вида исходящего документа](#types-documents);

	- на странице справочника **Маршруты процессов**. Для этого в правом верхнем углу страницы нажмите **+ Маршрут процесса**.

2. В открывшемся окне заполните следующие поля:

**(directories-correspondence-2.png)**

- **Название\* **— укажите название маршрута;

- **Документопоток\* **— выберите опцию **Исходящий документопоток**;

- **Требуется согласование с руководителем **— по умолчанию установлено значение **Нет**. Чтобы документ отправился на согласование руководителю сотрудника, который его добавил, отметьте значение **Да** и установите срок выполнения этой задачи;

- **Согласующие **— определите, сколько этапов согласования требуется, и выберите для них ответственных. Максимум можно задать три этапа. В ходе процесса этим пользователям последовательно поступят задачи согласовать документ. Если согласующие не выбраны, документ отправится сразу на подписание сотруднику, указанному в карточке создания исходящего документа;

- **Длительность выполнения задачи **— укажите срок выполнения задачи согласования.

3. Сохраните данные.

## Добавить данные о контрагентах

В приложении **Физические лица** и в контракте **Справочник организаций** хранятся данные о контрагентах, с которыми происходит обмен документами.

При создании входящего или исходящего документа пользователь выбирает юридическое или физическое лицо из списка.

По умолчанию добавлять карточки контрагентов могут все пользователи.

1. Чтобы добавить данные о физическом лице, перейдите в справочник **Физические лица**, в правом верхнем углу страницы нажмите [кнопку создания элемента](360016427291.md#create_form) и заполните необходимые поля.

Также добавить физическое лицо можно при создании входящего или исходящего документа.

2. По умолчанию в контракте **Справочник организаций** отображаются данные о контрагентах, созданных в приложении **Компании** раздела **CRM**. В настройках контракта вы можете [выбрать другое приложение-источник](add-contract-source.md), в котором хранятся данные об организациях. Так, вы можете добавлять компании в приложение-источник, и эти элементы также отобразятся в контракте **Справочник организаций**.

Подробнее о разделе читайте в статьях [«Работа с входящими документами»](https://elma365.com/ru/help/business_solutions/correspondence-setup.html) и [«Работа с исходящими документами»](outgoing-correspondence-setup.md).