# Версионность документов и сравнение версий > [HTML Version](docs-versions.html) В ELMA365 доступно управление версиями документов. Вы можете отслеживать историю изменений, возвращаться к предыдущим вариантам и редактировать документы без риска потерять исходный текст. ## Статусы версий Каждой версии документа присваивается один из статусов: - **Текущая** — актуальная версия, которую видят все пользователи при открытии элемента приложения типа **Документ**; - **Черновик** — версия, сохранённая для доработки. При её редактировании внесённые изменения сохраняются в том же документе. После подготовки вы можете отметить черновик текущей версией; - **Устаревшая** — предыдущая версия, которая была заменена новой. Документ становится устаревшим при редактировании текущей версии или добавлении новой; - **Удалённая** — версия, перемещённая в корзину. Её можно восстановить или удалить безвозвратно. У каждой версии есть свой номер, который сохраняется за ней независимо от смены статуса. ## Возможности работы с версиями Используя версионность, вы можете: - добавлять новые версии — загружать документы с компьютера для замены текущей версии; - создавать черновики — загружать документы с компьютера в виде черновика нового документа или его версии, чтобы доработать в системе, а затем отметить текущей версией. Подробнее читайте в[ статье о черновиках](draft-doc.md); - сравнивать версии — визуально сопоставлять изменения между любыми двумя версиями документа формата **.doc** и **.docx**. Для этого требуется интеграция с [Р7-Офис](r7-office.md) или [OnlyOffice](onlyoffice.md); - возвращать в работу предыдущие варианты — делать устаревшую версию текущей, если в документ внесли нежелательные правки; - дорабатывать устаревшие версии — переводить устаревшую версию в черновик, чтобы отредактировать её перед публикацией, не создавая лишних промежуточных копий. ## Отображение версий документа Добавленные версии отображаются на боковой панели [карточки просмотра](360009671252.md#view) в виджете [Версии документа](document-version.md). Вы можете посмотреть список версий, сравнить их между собой, а также заменить текущую версию документа на одну из предыдущих. Добавить новую версию может только пользователь с правами на редактирование элемента приложения. **Важно**: в настройках виджетов для добавления версий документа [администратор системы](360006871932.md#administrators) может запретить сохранять новые версии совсем или при определённых условиях. Подробнее читайте в [статье про виджет Версии документа](document-version.md#add-version-button). ## Добавить версию Добавить новую версию можно несколькими способами: 1. Нажмите значок плюса в верхней части карточки документа и загрузите новую версию файла. При необходимости в поле **Комментарий** укажите, какие изменения были внесены. С этим способом вы можете добавить версию в виде черновика, который можно [отредактировать](edit-documents-locally.md#online-edit), а затем сделать эту версию текущей для дальнейшей совместной работы с документом. Для этого отключите опцию **Сделать новую версию текущей**. 2. Нажмите кнопку **Редактировать **в карточке документа и замените прикреплённый к документу файл. 3. Внести изменения в документ также можно во время исполнения бизнес-процесса через [скрипт](360027203731.md). В таком случае новая версия будет сформирована автоматически. 4. Для файлов формата **.doc** или **.docx** администратор системы может разрешить добавлять новую версию, когда вы [сравниваете две версии](#comparison-result). Информация о просматриваемой версии документа отобразится на боковой панели карточки элемента. **(version-docs-01.PNG)** ## Список версий и действия с ними Чтобы посмотреть полный список версий, нажмите на ссылку **Все версии**. В открывшемся окне версии распределены по вкладкам: **Все**,** Текущая**,** Устаревшие**,** Черновики**,** Удаленные**. **(doc-versions-2.png)** В зависимости от статуса версии доступны следующие действия: - [открыть версию в режиме просмотра](#view), нажав на её название; - **(download-icon.png) **— загрузить версию на компьютер; - **(print-file.png) **— отправить версию на печать. Если для приложения [включена печать с водяным знаком](print-form-settings.md), он отобразится в документе; - удалить устаревшую версию или черновик, нажав значок корзины — версия переместится на вкладку **Удаленные**. Номера версий не изменятся; - сделать устаревшую версию или черновик актуальной, нажав кнопку **Сделать текущей** — версия переместится на вкладку **Текущая**. Номера версий не изменятся. Обратите внимание, кнопка **Сделать текущей** не отобразится, если [администратор системы](360006871932.md#administrators) запретил изменять текущую версию в настройках виджета [Версии документа](document-version.md#system-tab); - [сравнить версии](#compare-versions) — опция доступна для файлов форматов **.doc** и **.docx**; - переместить устаревшую версию в список черновиков, чтобы отредактировать её без добавления новой версии. Номер версии не изменится. На вкладке **Удаленные** можно: **(doc-versions-6.png)** - вернуть версию в список устаревших или черновиков, нажав кнопку **Восстановить** — это позволит загрузить её на компьютер, сравнить с другими версиями и т. д.; - удалить версию безвозвратно, нажав напротив неё значок корзины; - безвозвратно удалить все версии на вкладке, нажав внизу окна **Удалить все**. ## Просмотр версии документа На странице просмотра версии вы можете изучить её содержание. Для этого в карточке просмотра элемента приложения типа **Документ** на боковой панели нажмите **Все версии** и в открывшемся окне выберите нужный документ. Обратите внимание, нельзя просмотреть версию из вкладки **Удаленные**. Чтобы ознакомиться с содержанием такой версии, сначала восстановите её. **(docs-versions-6.png)** 1. С помощью кнопок на нижней панели формы просмотра вы можете: - [редактировать](edit-documents-locally.md) актуальную или устаревшую версию, а также черновик. Для изменения версий в интерфейсе системы администратор системы настраивает интеграцию с сервисами [OnlyOffice](onlyoffice.md) или [Р7‑Офис](r7-office.md), используя последний доступный модуль из ELMA365 Store; - сделать устаревшую версию или черновик текущей версией; - сравнить любые версии, кроме удалённой. Опция доступна для файлов формата **.doc** и **.docx**; - переместить версию в список удалённых. 2. Используя значки в правом верхнем углу просмотра версии, вы можете загрузить версию документа на компьютер, распечатать её или скопировать ссылку на просмотр документа в буфер обмена. Обратите внимание, открыть карточку просмотра документа по ссылке может только пользователь с [правами на его просмотр](360007527512.md#assign). 3. На боковой панели отображается [ассоциированная лента](360014352191.md) версии. В ней можно вести переписку, обмениваться файлами, упоминать пользователей, ставить реакции на сообщения и помещать их в [Избранное](360014162972.md#comment). Обратите внимание, сообщения отобразятся только на странице просмотра версии, которую вы открыли. Они не добавятся в ленту документа. ## Сравнить версии документа ```` начало внимание ```` Сравнение версий доступно только для файлов формата **.doc** или **.docx** при наличии интеграции с офисным пакетом, например [Р7‑Офис](/ru/help/business_solutions/r7-office.html) или [OnlyOffice](/ru/help/business_solutions/onlyoffice.html). ```` конец внимание ```` Если элемент приложения типа **Документ** содержит файл формата **.doc** или **.docx**, вы можете: - сравнить текущую версию с одной из предыдущих или с файлом, загруженным с компьютера; - сравнить любые две версии файла одного формата. Результат сравнения отобразится в отдельном окне. ### Cравнить текущую версию На боковой панели [карточки просмотра](360009671252.md#view) нажмите на ссылку **Сравнить** и выберите одну из доступных опций: **(doc-versions-3.png)** - **С файлом** — загрузите файл такого же формата с компьютера и нажмите **Сравнить**; - **С версией** — выберите ранее добавленную версию документа того же формата и нажмите **Сравнить**. ### Сравнить любые две версии На правой панели [карточки просмотра](360009671252.md#view) нажмите ссылку **Все версии**. На вкладке **Все**, **Текущая**, **Устаревшие** или **Черновики** нажмите под названием документа кнопку **Сравнить** и выберите номер версии для сравнения. Сравнивать можно только версии одинакового формата. **(doc-versions-4.png)** ### Результат сравнения Вы сможете посмотреть результат сравнения в отдельном окне. Внесённые изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, наведите курсор на отличающийся фрагмент текста. Если вы настроили интеграцию с [OnlyOffice](onlyoffice.md) или [Р7-Офис](/ru/help/business_solutions/r7-office.html), вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку **Добавить версию**. **(doc-versions-5.png)** Изменённый файл станет текущей версией и появится в общем списке версий. **Важно**: в настройках виджета [Версии документа](document-version.md#system-tab) администратор системы может скрыть кнопку **Добавить версию**. Эта кнопка также недоступна, если у вас нет прав на редактирование элемента приложения.