# Сценарий: организовать документооборот в ELMA365 CSP

> [HTML Version](guide-documents.html)

Этот сценарий поможет настроить документооборот в **ELMA365 CSP**. Вы определите формат внедрения: выберете готовое решение или организуете сквозные маршруты документов с нуля, ознакомитесь с приложениями типа **Документ**, зададите внешний вид карточек, настроите работу с файлами и версиями, способ хранения, обмен через ЭДО и права доступа.

Например, компания может автоматизировать обработку входящих, первичных и распорядительных документов, служебных записок или договоров. Для каждого сценария важно определить правила регистрации, круг ответственных лиц, этапы жизненного цикла и итоговое место хранения документов.

Сценарий показывает общую логику настройки и не заменяет подробные инструкции. На каждом этапе вы найдёте ссылки на статьи справки с подробным описанием нужных действий.

## Подготовка перед началом настройки

Перед настройкой определите следующие параметры:

- **виды документов** — с какими документами будет работать компания: договоры, ОРД, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденця, первичные документы и т. д.; 

- **жизненный цикл** — какие этапы проходит документ: создание, согласование, подписание, регистрация, хранение;

- **матрица ролей** — кто из сотрудников участвует в документообороте: создаёт, согласует, подписывает, регистрирует и архивирует документы;

- **необходимые данные** — какие реквизиты нужны в карточке документа;

- **правила работы с файлами** — какие возможности понадобятся: поддержка версионности, сравнения версий, локальное офлайн-редактирование;

- **организация делопроизводства** — как настроить хранение и обмен документами: потребность в электронном архиве, ведении номенклатуры дел и интеграции с операторами ЭДО.

## Шаг 1. Определите сценарии работы с документами

Сначала сформируйте требования к процессам обработки документов и определите, какие части **ELMA365 CSP** для этого нужны.

**Примеры базовых рабочих сценариев:**

- входящее письмо регистрируется в системе > назначается ответственный исполнитель > документ передаётся в работу;

- служебная записка создаётся сотрудником > отправляется на внутреннее согласование по заданному маршруту;

- первичный документ поступает в систему > распознаётся при помощи искусственного интеллекта > добавляется в реестр;

- финальная версия договора подписывается электронной подписью > отправляется контрагенту через оператора ЭДО.

Решите, какие возможности **ELMA365 CSP** нужно настроить: готовые решения, приложения типа **Документ**, маршруты документов, электронный архив, номенклатура дел или интеграции с ЭДО.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Состав и возможности ELMA365 CSP»](ecm-functions.md) — какие возможности доступны для работы с документами;

- [«Этапы настройки документооборота в ELMA365 ECM»](document_management.md) — общий маршрут настройки документооборота.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 2. Выберите подход: готовое решение или настройка с нуля

В зависимости от требований компании для процессов документооборота выберите формат работы:

- **установка готовых решений** — подходит, если ваш сценарий близок к типовому. Преднастроенные решения можно использовать как основу и адаптировать под процессы компании. При выборе этого способа перейдите к [шагу 7](#step7-edf) в текущей статье.

К примерам решений относятся: для договоров — **Управление договорами**, для ОРД — **ОРД**, для служебных записок — **Служебные записки**, для входящей и исходящей корреспонденции — **Корреспонденция**;

- **проектирование с нуля** — используется, если сценарий отличается от стандартных бизнес-моделей. Вы сможете настроить собственные приложения типа **Документ**, карточки и маршруты.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Состав и возможности ELMA365 CSP»](ecm-functions.md) — какие бизнес-решения для организации документооборота можно установить в компанию;

- [«Управление договорами»](contract-management.md) — как устроена работа с договорами;

- [«Адаптировать решение „Управление договорами“»](contract-adaptation.md) — как изменить решение под процессы компании;

- [«ОРД»](internal-documents.md) — как организовать работу с организационно-распорядительными документами;

- [«Служебные записки»](memos.md) — как работать со служебными записками;

- [«Корреспонденция»](correspondence.md) — как работать с входящей и исходящей корреспонденцией.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 3. Настройте приложения для документов при проектировании сценария с нуля

Если вы выбрали готовое решение CSP, перейдите к [шагу 7](#step7-edf) и проверьте, какие дополнительные настройки нужны для вашего сценария.

Если вы настраиваете документооборот с нуля, определите, где будут храниться документы каждого типа.

Для работы с файлами, карточками документов, версиями и маршрутами предусмотрено приложение типа **Документ**. Создайте отдельные приложения для документов каждого вида.

Например, в зависимости от обрабатываемых видов документов в компании можно добавить приложения: **Договоры**, **Служебные записки**, **Входящая корреспонденция**.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Приложение типа „Документ“»](360009923631.md) — что такое приложение типа **Документ**;

- [«Отличия файлов от приложений типа „Документ“»](360011852980.md) — когда использовать раздел **Файлы**, а когда приложение типа **Документ**;

- [«Настройки приложения типа „Документ“»](360018693811.md) — какие параметры доступны для документного приложения.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 4. Настройте карточку, файл и версии документа

Задайте данные и реквизиты, которые нужны для работы в карточке документа, и определите порядок взаимодействия пользователей с файлом. 

Карточка должна содержать ключевые сведения о документе: его название или тип, ответственного, стадию обработки, а также доступные действия. Например, на форме приложения **Договоры** можно разместить информацию: контрагента, номер, дату, сумму, срок действия, ответственного сотрудника, статус и связанный файл.

Если документ проходит несколько редакций, настройте работу с версиями: загрузку новых файлов, сравнение изменений и локальное редактирование.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Карточка документа»](360009671252.md) — как устроена карточка в приложении типа **Документ**;

- [«Пример: Настроить приложение в Low-code дизайнере»](form_low_code.md) — как настроить поля и отображение данных на форме;

- [«Версионность документов и сравнение версий»](docs-versions.md) — как хранить версии документов и сравнивать изменения;

- [«Редактирование документов»](edit-documents-locally.md) — как редактировать документы.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 5. Настройте маршрут документа

Определите маршрут обработки документа и участников на каждом этапе.

Например, для договора можно настроить следующий маршрут: подготовка > согласование юристом > согласование руководителем > подписание > регистрация > передача в архив.

Если правила обработки зависят от входных данных условий, добавьте ветвления маршрута. Например, договоры на крупную сумму можно отправлять на дополнительное согласование генеральному директору.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Моделирование маршрута документа»](360011730580.md) — как настроить этапы обработки документа;

- [«Моделирование процессов в ELMA365»](360012265552.md) — как настроить процесс с задачами, условиями и автоматическими действиями.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 6. Опционально настройте регистрацию и хранение

Если документы нужно регистрировать, хранить в делах заданной номенклатуры или передавать в архив, настройте соответствующие механизмы.

Например, подписанный договор можно зарегистрировать, добавить в реестр и передать на хранение по нужной категории.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Работа с номенклатурой дел»](records_management.md) — как настроить номенклатуру с нуля и организовать хранение документов;

- [«Настройка регистрации документов»](app-registration-settings.md) — как включить и настроить регистрацию в приложении типа **Документ**;

- [«Электронный архив»](digital-archive.md) — как работать со специальным решением для архивирования документов;

- [«Установка и первичная настройка электронного архива»](install-digital-archive.md) — как подготовить архив к работе;

- [«Добавить документ в реестр»](add-document-to-register.md) — как добавить документ в реестр;

- [«Управление номенклатурой дел»](case-nomenclature-management.md) — как в специальном решении организовать хранение документов по номенклатуре.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 7. Настройте обмен через ЭДО при работе с контрагентами

Если в сценарии предполагается взаимодействие с контрагентами в юридически значимом электронном формате, настройте интеграцию с операторами ЭДО. Вы сможете отправлять документы, подписывать или получать их из внешних систем. 

Например, договор или комплект закрывающих документов можно отправить через Диадок или СБИС, получить статус документа и сохранить в архив.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Отправить документ или пакет документов в Диадок»](send-document-diadoc-2.md) — как настроить отправку документа через Диадок;

- [«Подписать документ или пакет документов в Диадок»](sign-document-diadoc-2.md) — как подписать документ электронной подписью с помощью Диадок;

- [«СБИС»](sbis.md) — какие возможности доступны для интеграции со СБИС.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 8. Настройте права доступа

Определите полномочия сотрудников на работу с документами в зависимости от их должности или роли. К доступным действиям относятся: создание, просмотр, согласование, редактирование, подписание и архивирование документов.

Например, права доступа могут быть настроены следующим образом:

- **инициатор** — создаёт документы и просматривает только свои записи;

- **юрисконсульт** — редактирует документы на этапе правовой экспертизы;

- **руководитель подразделения** — просматривает документы подчинённых и согласовывает их;

- **архивариус или регистратор** — имеет доступ к реестру, номенклатуре дел, журналам нумерации и архиву, а также регистрирует документы;

- **администратор** — управляет техническими настройками, имеет неограниченный доступ к приложениям. 

Если доступ зависит от типа документа, статуса, подразделения или ответственного, используйте ограничения на уровне приложения, папок или отдельных элементов.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Система прав доступа в ELMA365»](access_permissions.md) — как устроены уровни доступа;

- [«Доступ к данным приложения»](360007527512.md) — как настроить доступ к данным;

- [«Ограничение на уровне элементов приложения»](element-right.md) — как ограничить доступ к отдельным документам.

````
Конец примечание

## ````
Шаг 9. Проверьте путь документа

После настройки проведите комплексную проверку сценариев делопроизводства. Тестируйте работу не только для роли администратора, но и для других участников процессов: инициатора, согласующего, подписанта, регистратора, архивариуса и т. д.  

**Критерии успешной проверки:**

- документ корректно создаётся в нужном приложении или в рамках готового решения;

- в карточке отображаются необходимые реквизиты, отмечены обязательные для заполнения поля;

- файлы загружаются, поддерживается версионирование документов и возможность сравнения версий;

- маршрут согласования запускается автоматически, задачи распределяются по исполнителям;

- ветвления маршрута отрабатывают при изменении условий;

- доступна регистрация документа, хранение в номенклатуре дел, передача в архив; 

- пользователи видят только доступные им документы.

````
Начало примечание

````
**Полезные статьи:**

- [«Доступ к приложению»](360009919211.md) — как проверить доступ к приложениям;

- [«Доступ к данным приложения»](360007527512.md) — как проверить доступ к клиентским данным;

- [«Комбинации настроек доступа»](rights-combinations.md) — как разные уровни доступа работают в комплексе.

````
Конец примечание

## ````
Коротко по маршруту

1. Определите сценарии работы с документами.

2. Выберите подход: готовое решение CSP или настройка с нуля.

3. Если настраиваете с нуля, создайте приложения типа **Документ**.

4. Настройте карточку, файл и версионирование документа.

5. Настройте маршрут согласования или обработки.

6. Если нужно, настройте регистрацию, архив или номенклатуру дел.

7. Если нужен обмен с контрагентами, настройте ЭДО.

8. Настройте права доступа к документам.

9. Проверьте маршрут документа от создания до хранения.