# Установка и первичная настройка электронного архива

> [HTML Version](install-digital-archive.html)

Бизнес-решение **Электронный архив** загружается из каталога [ELMA365 Store](https://store.elma365.ru/component/finansovyi_arkhiv-481) и настраивается пользователями, входящими в группу [Администраторы](360006871932.md).

````
Начало внимание

````
Для установки и работы решения **Электронный архив** нужно, чтобы в компании были установлены решения [Справочники Налоговый мониторинг](directories-tax-monitor.md), [Управление договорами](contract-management.md) и [Archive Packer](archive-packer.md).

````
Конец внимание

## ````
Установить решение «Электронный архив» 

1. Перейдите в раздел **Администрирование > Решения** и в правом верхнем углу нажмите **+ Решение**.

2. В открывшемся окне выберите** Скачать **и перейдите в каталог ELMA365 Store.

3. Найдите решение **Электронный архив **и нажмите кнопку **Попробовать бесплатно**. Решение будет доступно для работы в течение 14 дней. Подробнее о загрузке решений читайте в статье [«Импорт решения из ELMA365 Store»](import_solution.md).

4. После проверки и установки решения в систему добавится модуль** Электронный архив** и раздел **Электронный архив**.

````
Начало внимание

````
Решение **Электронный архив** по умолчанию заблокировано. Администратор может [разблокировать](block_solution.md) его и адаптировать под потребности компании.

````
Конец внимание

````
По прошествии бесплатного периода для работы с решением его нужно активировать. Для этого:

1. Перейдите в раздел **Администрирование > Управление лицензиями** и на карточке решения **Архивное дело** нажмите кнопку **Активировать**.

2. Скопируйте регистрационный токен решения и передайте его менеджеру ELMA365.

3. Вставьте полученный ключ активации в соответствующее поле и нажмите кнопку **Активировать**.

Подробнее читайте в статье [«Лицензии ELMA365 Store»](licenses-store.md).

## Добавить API-токен для работы с электронным архивом	

Чтобы обеспечить обмен данными в решении, необходимо добавить API-токен.

1. Перейдите в **Администрирование > Токены** и создайте [новый токен](360016488452.md) для модуля **Электронный архив**. 

2. Скопируйте токен в поле в модуле **Электронный архив**.  
**(install-digital-archive-1.PNG)**

3. Созданный токен также нужно указать в параметре на уровне раздела. Для этого перейдите в раздел **Электронный архив** и нажмите на значок **(clip0107.png)** рядом с его названием.

4. В открывшемся меню нажмите **Дополнительные параметры**.

5. Найдите в списке параметр **token** и нажмите значок **(clip0108.png)**. Вставьте ранее скопированный токен в появившееся поле. Нажмите **(clip0109.png)**, чтобы сохранить изменения.



## Настроить группы и роли в разделе «Электронный архив»

[Группы и роли](360007331871.md) используются для настройки прав доступа и определения сотрудников, которые будет участвовать в бизнес-процессах раздела **Электронный архив**.

В решении предусмотрены следующие группы и роли:

- роль **Администратор** — пользователь с правами для настройки решения;

- ****группа **Архивариусы** — сотрудники, работающие с документами в приложениях **Загрузчик**, **Реестр** и **Архив**:

	- проверяют списки документов в рамках процесса приёма и проверки;

	- проверяют заявки на получение документов из архива;

	- отправляют реестры документов на согласование перед архивированием;

	- готовят документы к уничтожению.

- ****группа **Делопроизводители** — сотрудники, которые дорабатывают реестры документов в рамках процесса проверки. Имеют права на работу с документами в разделах **Загрузчик**, **Реестр** и **Архив**;

- группа **Все документы без оригинала** — сотрудники с правом просматривать все документы на странице** **[Бумажные документы без оригинала](digital-archive-workspace.md#hard-copy). Остальные сотрудники видят только те документы, в которых они указаны как ответственные.

Чтобы настроить группы и роли:

1. Перейдите в раздел **Электронный архив**, нажмите значок шестерёнки рядом с его названием и выберите **Настройки групп**.

2. Нажмите на название группы или роли, затем на кнопку **Редактировать**.

3. В поле **Список участников группы** добавьте пользователей, группы или элементы оргструктуры.

4. Сохраните изменения.

## Ограничить доступ к разделу «Электронный архив»

По умолчанию все пользователи системы имеют доступ к разделу **Электронный архив** и его приложениям.

Администратор может настроить дополнительные права. Например, разрешить всем пользователям просматривать файлы в приложении **Реестр**, а редактировать их и создавать новые записи — только отдельным сотрудникам.

Подробнее читайте в разделе [«Система прав доступа в ELMA365»](access_permissions.md).

## Заполнить служебные справочники в разделе «Электронный архив»

В решении предусмотрено два служебных справочника: **СПВДОК** и **Виды документов**. Они позволяют классифицировать документы в соответствии с требованиями налогового органа.

Справочники заполняются автоматически и связаны друг с другом. Сначала заполните справочник **СПВДОК**, а затем — **Виды документов**.  Для этого:

1. На главной странице решения нажмите кнопку **Заполнить справочник СПВДОК**.

2. В открывшемся окне нужно загрузить актуальный СПВДОК с сайта ФНС. Для этого нажмите на ссылку для скачивания и распакуйте архив на локальном компьютере.  

3. Выберите файл формата .**xlsx** и вставьте его в поле для загрузки.  

4. Нажмите **Подтвердить**. Все виды документов из файла отобразятся в справочнике **СПВДОК** в разделе **Электронный архив**.

5. Теперь добавьте записи в справочник **Виды документов**. Для этого перейдите на главную страницу решения и нажмите кнопку **Заполнить виды документов**.  В открывшемся окне нажмите **Заполнить**.

В справочник автоматически добавятся 34 вида документов. Каждый вид документа соответствует записи из справочника СПВДОК. Если нужный вам вида документа отсутствует, добавьте его вручную.

### Добавить вид документа вручную

Откройте приложение **Виды документов** и нажмите кнопку **+ Вид документа**. Заполните форму:

**(install-digital-archive-3.PNG)**

- **Выбор родительской папки** — в этом поле по умолчанию указан контракт **Основной архив**. 

- **Папка? \* **— по умолчанию выбрана опция **Нет**. Выберите **Да**, если нужно создать новую вложенную папку в основном архиве;

- **Активно? \*** — по умолчанию вид документа активен. Только активные виды можно выбрать при добавлении документа в архив. Используйте опцию **Нет**, если в данный момент этот вид документа неактуален, но может понадобиться в дальнейшем;

- **Название \*** — укажите наименование вида документов;

- **Ответственный руководитель** — вы можете выбрать сотрудника, ответственного за данный вид документа. Используйте эту настройку в бизнес-процессах, например, для согласования документов создаваемого вида перед отправкой в архив;

- **kform** — введите код формы документа по ОКУД;

- **СПВДОК** — выберите соответствующий вид документа из справочника **СПВДОК**;

- **Тип приложения** — выберите приложение, в котором будут храниться документы данного вида;

- **Содержимое пакета** —  заполните таблицу, если хотите настроить пакет документов для создаваемого вида. Например, пакет для акта приёмки работ** **содержит договор и счёт-фактуру. Пользователь должен приложить их к акту перед отправкой в архив. Чтобы настроить такое поведение в настройках **Акта приёмки** добавим виды документов **Договор** и **Счёт-фактура** в таблицу и отметим их обязательными для заполнения.