# Структура номенклатуры

> [HTML Version](nomenclature-structure.html)

Прежде чем перейти к формированию номенклатуры и работе с документами, настройте структуру номенклатуры компании.

Структура номенклатуры — это информация об офисах, филиалах, структурных подразделениях и направлениях деятельности компании, а также сотрудниках, занимающихся документооборотом. Таким образом вы настраиваете иерархию подразделений в компании для делопроизводства. 

Для указанных в структуре подразделений будут формироваться номенклатуры отделов, для офисов и филиалов — общие номенклатуры. 

Указанным сотрудникам в зависимости от их ролей в рамках преднастроенных в решении бизнес-процессов будут приходить задачи создания номенклатур, согласования и подписания учётных документов: описей, актов, протоколов.

````
Начало внимание

````
Настраивать структуру номенклатуры могут только [администраторы системы](/ru/help/platform/360006871932.html#administrators) и сотрудники, входящие в группу **Делопроизводители**. 

````
Конец внимание

## ````
Создать подразделение уровня Головной офис/Филиал

1. Перейдите в раздел **Управление номенклатурой дел > Структура номенклатуры**. 

2. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Подразделение** и заполните основную информацию. 

(nomenclature-structure-1.png)

- **Название**\* — введите название головного офиса или филиала;

- **Юр.лицо**\* — выберите юрлицо из [системного справочника](/ru/help/platform/system_objects.html) **Мои юридические лица**;

- **Уровень подразделения**\* — по умолчанию вы заполняете данные о ведении номенклатуры в структурном подразделении компании. Отметьте **ГО/Филиал**, чтобы внести информацию о головном офисе компании или филиале.

3. Заполните данные для подразделения уровня **ГО/Филиал**:

- введите город, где находится офис или филиал;

- выберите сотрудника, который является руководителем подразделения;

- введите должность сотрудника из оргструктуры компании, который является руководителем подразделения;

- выберите сотрудника, который будет подписывать учётные документы. Это может быть руководитель компании, его заместитель или специально назначенный сотрудник;

4. Заполните поля на вкладке **Сотрудники**. 

Рекомендуем распределять сотрудников согласно их должностям в [оргструктуре](/ru/help/platform/360003861992.html) компании. 

(nomenclature-structure-2.png)

- **Делопроизводитель**\* — выберите одного или несколько сотрудников, которые ведут документооборот головного офиса или филиала и хранят утверждённые номенклатуры дел структурных подразделений;

- **Начальник службы ДОУ**\* — укажите руководителя отдела документооборота головного офиса или филиала, который будет утверждать номенклатуры дел структурного подразделения;

- **Начальник архива**\* — выберите сотрудника, который принимает решение о передаче документов в архив или уничтожении дел с истёкшим сроком хранения; 

- **Ответственный за архив**\* — укажите сотрудника, который занимается ведением архива в головном офисе или филиале, отвечает за приём дел в архив и выдачу их сотрудникам по заявкам;

- **Председатель экспертной комиссии**\* — выберите сотрудника, согласующего решение экспертной комиссии об утверждении общей номенклатуры дел и экспертизе ценности документов;

- **Секретарь экспертной комиссии**\* — выберите сотрудника, который будет вести протокол заседаний экспертной комиссии;

- **Члены экспертной комиссии**\* — укажите одного или нескольких сотрудников, которые будут принимать решение об утверждении общей номенклатуры дел, о передаче документов в архив или их уничтожении. 

5. Нажмите кнопку **Сохранить**. 

## Создать структурное подразделение

Создайте иерархию подразделений компании для формирования общей номенклатуры дел. Добавьте данные о структурных подразделениях. Это могут быть, например, отдел кадров или бухгалтерия, определённый департамент или его подотдел, направление деятельности компании и т. д.

Для этого: 

1. Перейдите в карточку ранее созданного подразделения с уровнем **ГО/Филиал**. На вкладке **Структурное подразделение** нажмите кнопку **+ Подразделение**.

Вы также можете добавить структурное подразделение со страницы приложения **Структура номенклатуры**, нажав кнопку **+ Подразделение**. Укажите название подразделения и юрлицо, оставьте опцию **Уровень подразделения** в режиме **Структурное подразделение**. 

2. Заполните поля: 

(nomenclature-structure-3.png)

- **Название подразделения**\* — введите название подразделения компании, в котором ведётся документооборот;

- **Собственная номенклатура дел**\* — поле может быть заполнено автоматически. **Да** означает, что в указанном подразделении формируется собственная номенклатура дел, включающая документы нижестоящего подразделения;

- **Вышестоящее подразделение**\* — поле заполнено автоматически. Указано название головного офиса или филиала компании, или подразделения, находящегося выше по структуре;

- **Делопроизводитель СП**\* — выберите сотрудника, отвечающего за ведение документооборота в подразделении;

- **Индекс подразделения (редакт. часть)**\* — введите часть индекса подразделения, которая соответствует данному отделу;

- **Индекс подразделения** — в поле отображается полный индекс, который указывается на документах при формировании номенклатуры. Например, 00 – индекс вышестоящего подразделения, 03 – индекс отдела. 

3. Добавьте данные о структуре номенклатуры всех дочерних отделов вашего подразделения. Таким образом вы обозначите систему подчинения и порядок формирования документов в отделах компании. 

Для этого справа от названия подразделения нажмите значок три точки и выберите **+ Добавить подразделения**.

В открывшемся окне добавления подразделения в поле **Собственная номенклатура дел** автоматически будет указано **Нет**. Это значит, что номенклатуры указанного отдела формируется в составе вышестоящего подразделения.

(nomenclature-structure-4.png)