# Обработать исходящий документ

> [HTML Version](outgoing-correspondence-setup.html)

После первичной настройки решения **Корреспонденция** и заполнения служебных справочников вы можете добавлять и регистрировать исходящие документы компании. Для их хранения предусмотрено приложение **Исходящие документы**. Здесь вы можете отслеживать [этапы обработки документа](#status-outcoming-documents) с помощью статусов на [канбан-доске](360009923311.md#kanban_board).

## Создать карточку исходящего документа

1. Перейдите в приложение **Исходящие документы **и в правом верхнем углу страницы нажмите **+ Исходящий документ**.

2. В открывшемся окне заполните следующие поля:

**(outcoming-correspondence-1.png)**

- **Вид документа\* **— выберите из списка нужный вид документа, от которого определится [маршрут обработки](#stages-outcoming-document): количество этапов проверки, согласующие и сроки выполнения; 

- **Тип связи с документом **— выберите одну из опций и укажите документы, связанные с текущим, которые отобразятся в его карточке:

	- **Связан с документом **— объедините документы одной тематики. В появившихся полях можно выбрать связанные входящие и исходящие документы;

	- **Предыдущее письмо **— свяжите с предыдущим исходящим документом, отправленным вашей компанией;

	- **Во исполнение **— выберите входящий документ, на который даётся ответ;

- блок **Получатель **— заполните данные о получателе документа:

	- **Юридическое лицо** — если документ адресован организации, в поле **Компания\* **выберите запись из справочника организаций. В поле **Получатель\* **укажите сотрудника, которому предназначен документ.

Если в справочниках нет подходящих записей, добавьте их, нажав кнопку **+ Создать**.

	- **Физическое лицо** — в поле **ФИО\* **выберите из списка нужное физическое лицо. Если подходящей записи нет в системе, добавьте её, нажав кнопку **+** **Создать**;

	- **Способ отправки\* **— выберите из списка способ отправки документа: **Курьер**, **Почта России**, **Экспресс-доставка** или **Электронная почта**.** **Если вы передадите документ исполнителю письма лично, выберите опцию** Вернуть исполнителю**;

- блок **Отправитель** — заполните данные со стороны вашей компании:

	- **Юридическое лицо\* **— выберите вашу компанию;

	- **Подписант\* **— укажите сотрудника, который подпишет исходящий документ;

	- **Исполнитель\* **— заполоняется автоматически, указывается инициатор;

	- **Должность исполнителя\* **и** Номер исполнителя **— эти данные используются для генерации документа по шаблону;

- блок **Содержание письма** — заполните информацию по исходящему документу:

	- **Заголовок\* **— введите краткое наименование документа;

	- **Генерация письма по шаблону\* **— включите опцию, чтобы на основе введённых данных автоматически сформировался документ по шаблону, входящего в состав решения. Основной текст документа введите в появившемся поле **Содержание\***;

	- **Подписать электронно? **— выберите значение **Да**, чтобы подписать исходящий документ электронной подписью;

	- **Письмо\* **— прикрепите файл исходящего документа, если документ не нужно генерировать по шаблону;

	- **Приложение **— добавьте приложения к документу.

В отдельных полях этого блока вы можете указать количество листов основного документа и приложений;

- **Изменить маршрут?\* **— чтобы просмотреть настройки привязанного к виду документа маршрута или [изменить их](directories.md#route-outcoming-document), выберите значение **Да**. В появившемся блоке **Маршрут** вы можете увидеть текущие параметры, а также вручную назначить согласующих.

3. Сохраните введённые данные.

## Этапы обработки исходящего документа

Рассмотрим преднастроенный маршрут обработки исходящего документа.

1. В приложении **Исходящие документы** пользователь [создаёт карточку документа](#create-outcoming-document). При этом указывается вид документа, по которому определяется [маршрут обработки](directories.md#route-outcoming-document).

Чтобы исходящий документ сформировался автоматически на основе внесённых данных, пользователь может включить опцию **Генерация письма по шаблону\***.

2. После сохранения карточки создастся готовый исходящий документ, куда подставятся все введённые данные, а должность и имя адресата просклоняются по падежам.

**(correspondence_4.png)**

3. Документ отправится на согласование руководителю сотрудника, создавшего его, если этот этап предусмотрен в настройках маршрута.

4. Затем документ последовательно отправится на согласование сотрудникам, указанным в маршруте. Всего в маршруте может быть три этапа согласования.

Если у согласующих есть замечания, договор будет возвращён автору на доработку. Он может внести корректировки и повторно отправить договор на согласование.

Если в настройках маршрута не выбраны согласующие, документ отправится сразу на следующий этап.

5. Указанному в карточке сотруднику поступит задача подписать документ. Он может это сделать вручную либо с помощью электронной подписи.

6. Подписанному документу в системе присваивается регистрационный номер.

7. Сотрудникам, входящим в группу **Канцелярия**, поступит задача отправить документ адресату. В задаче указывается дата и способ отправки, а также дополнительные данные, например, трек-номер договора.

**(outcoming-correspondence-2.png)**

8. После того как адресату отправили исходящий документ, исполнителю придёт задача проконтролировать получение ответа. 

При необходимости можно установить напоминание, указав новый срок ожидания ответа. Для этого в карточке задачи исполнитель нажимает кнопку **Новое напоминание** и выбирает дату — в этот день придёт новая задача для контроля получения ответа. После установки напоминания текущая задача закроется.

Если ответ от клиента не предполагается, то исполнитель может завершить процесс без контроля, нажав в задаче кнопку **Завершить**.

## Статусы исходящих документов

В процессе обработки документ последовательно проходит все этапы, описанные выше, и его статус изменяется. Отслеживать текущий статус можно в приложении **Исходящие документы**:

- **Новое** — карточки исходящих документов сразу после их создания;

- **На согласовании** — документы, находящиеся на этапе согласования:

	- направлены руководителю сотрудника, который создал исходящий документ;

	- переданы сотрудникам, указанным на этапах согласования;

- **Согласовано** — документы, которые прошли успешно все этапы согласования;

- **Не согласовано** — согласующие обнаружили недочёты и вернули документ исполнителю на исправление с комментариями по доработке;

- **На подписании** — документы, отправленные на подписание;

- **Не подписано** — подписант обнаружил недочёты и вернул документ исполнителю на исправление с комментариями по доработке;

- **На регистрации** — после подписания документа ему автоматически присваивается регистрационный номер;

- **На отправке** — документ готов к отправке адресату;

- **Отправлено** — документ успешно передан получателю;

- **Отменено **— исполнитель отменил отправку документа после отказа в согласовании или подписании.