# Настроить номенклатуру и регистрацию документов

> [HTML Version](records_classification.html)

**Номенклатура** — это иерархическая схема для учёта и регистрации документов компании. Зарегистрированные документы отображаются в системе согласно этой иерархии. Без настроенной номенклатуры пользователи не смогут регистрировать документы.

````
начало внимание

````
Регистрация доступна только для приложений типа** Документ**.

````
конец внимание

````
Настроенная номенклатура состоит из мест регистрации, вложенных в них разделов и дел и может выглядеть следующим образом:

**(file_registry2.PNG)**

## Настройка регистрации

Возможность регистрировать элементы приложений типа **Документ** настраивается [администратором системы](360006871932.md#administrators) в несколько этапов:

1. Создание номенклатуры — добавьте места регистрации, разделы и дела. Вы можете [создать номенклатуру вручную](#create) или [импортировать из другой системы](#import).

2. [Настройка дела](#settings) — на этом этапе для созданных дел задаются индивидуальные настройки регистрации. Например, можно выбрать способ регистрации: вручную или автоматически, указать документопоток и шаблон номера регистрации, включить сброс нумерации в деле и т. д.   

3. [Включение опции регистрации в настройках приложения типа Документ](app-registration-settings.md) — поскольку в созданных делах регистрируются документы, добавленные в приложения, на этом шаге для выбранных приложений нужно включить опцию регистрации и задать её настройки.

4. Размещение виджета [Регистрация документа](doc_registration.md) на форме приложения типа **Документ** — данный шаг позволит пользователям регистрировать документы вручную с карточек элементов приложения, а также просматривать номер регистрации, если файл был зарегистрирован автоматически.  

5. Моделирование бизнес-процесса и добавление на его схему блока [Регистрация документа](document_registration.md) — настройте процесс, в ходе которого документы будут регистрироваться автоматически или вручную пользователями при выполнении назначенных на них задач. 

## Создание номенклатуры вручную 

Перейдите в раздел **Номенклатура дел** и нажмите на значок шестерёнки рядом с его названием. В открывшемся меню выберите пункт **Настройки номенклатуры**. На открывшейся странице выполните следующие действия: 

1. **Создайте места регистрации**.

Место регистрации — это подразделение, филиал или отдел вашей компании, где регистрируются документы.

Для добавления нового места регистрации нажмите кнопку **+ Место регистрации** в правом верхнем углу страницы. В открывшемся окне введите его название, например, **Центральный офис**, и нажмите **Сохранить**.

Нажав значок три точки напротив места регистрации, вы можете:

- продолжить настройку номенклатуры и добавить разделы и дела;

- переименовать или удалить место регистрации;

- [настроить доступ](#access-to-registration).  



2. **Добавьте разделы внутри места регистрации**.

Разделы помогают классифицировать документы. Нажмите значок три точки напротив места регистрации**,** выберите пункт **+ Раздел** и введите имя нового раздела, например **Юридический отдел**.

Чтобы переименовать или удалить раздел, нажмите значок три точки напротив названия раздела и выберите нужную опцию. 

3. **Добавьте дело**. 

В деле регистрируются и хранятся все документы одного вида, например, договоры. Дело можно создать как в месте регистрации, так и в разделе, нажав значок три точки. На данном этапе достаточно ввести название дела и выбрать документопоток. Подробнее о настройке дела читайте в разделе [«Настройка дела»](#settings).

4. **Настройте доступ к месту регистрации, разделу и делу**.

Определите, кто из сотрудников сможет [регистрировать](records_management.md#registration) и просматривать документы в определённом месте регистрации, разделе и деле. Для этого нажмите значок три точки и выберите пункт **Настройки доступа**: 

- **Наследовать права родительской папки** — по умолчанию у пользователей с правами доступа к месту регистрации и разделу сохраняется также доступ к вложенным разделам и делам. Чтобы отменить настройку и добавить индивидуальные права, снимите флажок рядом с названием опции;

- **Дополнительные права** — назначьте пользователю, группе, элементу оргструктуры права на работу с определённым местом регистрации, разделом и делом.

## Импорт номенклатуры

С помощью импорта номенклатуры вы можете перенести из одной компании в другую настроенные места регистрации, разделы и дела. 

Сделать это можно двумя способами: 

- [экспортировать](360009669292.md) и [импортировать приложение](360007235031.md#import_from_file), в котором включена регистрация дел. В этом случае в систему загружается только та часть номенклатуры, которая используется в приложении. При этом сохраняются [настройки регистрации](#classification-settings) и права доступа для системных групп; 

- [экспортировать и обновить конфигурацию](configuration.md). В этом случае импортируется всё дерево номенклатуры. 

Если в системе уже есть настроенная номенклатура, при импорте новой произойдёт сверка идентификаторов объектов обеих номенклатур. Если совпадения отсутствуют, элементы новой номенклатуры добавятся в компанию. В случае, если совпадения найдены, в систему добавятся только неконфликтующие объекты. 

После импорта вы сможете регистрировать документы компании в новой номенклатуре. 

## Настройка дела

Настраивая дело, вы задаёте параметры для регистрации документов: определяете документопоток, тип нумерации, шаблон регистрационного номера и т. д.

````


````
**(records_classification-3.png)**

1. Укажите название дела длиной не более 1000 символов и выберите его документопоток: **Входящие**,** Исходящие **или** Внутренние**.** **Потоки необходимо разделять, чтобы избежать ошибок и путаницы при работе с документами.

2. В поле** Нумерация** определите, каким образом документу будет присваиваться номер. Для настройки нумерации доступно две опции:

- **Ручная** — пользователи сами указывают номер документа;

- **Автоматическая** — номер при регистрации назначается автоматически, согласно установленным дополнительным настройкам:

	- **Начальное** **значение\*** — значение, с которого будет начинаться нумерация документов;

	- **Шаг\*** — интервал, через который формируется номер документа. Например, если установить шаг 10, то первому документу будет присвоен номер 10, следующему — 20 и так далее;

	- **Минимальное количество знаков\*** — минимальное число знаков, входящих в номер документа. Используется в случаях, когда для документов требуется устанавливать многозначный номер. По умолчанию устанавливается значение «1»;

	- **Шаблон номера\*** — шаблон регистрационного номера документа. По умолчанию в качестве шаблона установлена переменная \{\$\_index\}, в которой хранится содержимое поля **Индекс**. В шаблоне могут быть использованы другие символы, например, Вх. № \{\$\_index\}.

3. При выборе автоматической регистрации становится доступна опция **Сквозная нумерация документов с другим делом**. Вы можете включить её, чтобы выбрать **дело для нумерации**, с которым будут пересекаться номера документов. Также укажите минимальное количество знаков и шаблон номера. Если в разделе два дела, достаточно настроить сквозную нумерацию только в одном из них.  
**(records_classification-5.png)**

Пример сквозной нумерации

  
В разделе **Входящие документы** можно расположить такие дела, как письма, счета, накладные. Сквозная нумерация определяет единый порядок присвоения номеров для всех документов в разделе, независимо от того, в каком деле они хранятся. Например, можно будет зарегистрировать письмо под номером Вх.№1, а затем накладную под номером Вх.№2.

4. Если вы настраиваете автоматическое присваивание номера документу без сквозной нумерации, заполните дополнительные настройки регистрационного номера:

- **Разрешить резервировать регистрационный номер до регистрации** — позволяет закрепить номер за документом до его регистрации.   
  
При активации этой настройки дополнительно можно включить опцию **Использовать возвращенные**. Она позволяет повторно использовать зарезервированные ранее номера, резервирование которых было отменено. В противном случае, любой зарезервированный номер можно будет использовать лишь один раз, даже если в итоге он не был использован для регистрации документа;

- **Сбрасывать нумерацию раз в период **— включите опцию, нажмите **Изменить** и в открывшемся окне укажите периодичность, с которой нумерация присваиваемых регистрационных номеров документов будет сбрасываться и формироваться с установленного в настройках начального значения:  
**(records_classification-4.png)**

	- **Период сброса нумерации\*** — в полях укажите регулярность, с которой будет осуществляться сброс нумерации, а также период: **Год**, **Месяц**, **Неделя**, **День**.** **Например, укажите значение **2** и опцию **Месяц**, чтобы нумерация сбрасывалась один раз каждые два месяца. Чтобы запланировать ежегодный сброс нумерации, введите значение **1** и выберите **Год**;

	- **Дата следующего сброса нумерации\*** — укажите точную дату, когда нумерацию необходимо сбросить. С этой даты будет отсчитываться установленный ранее период. 

5. **** Для ручной и автоматической регистрации доступна опция** Можно редактировать номер после регистрации**. Включите её, чтобы [изменять регистрационный номер документа](records_management.md#number) после его присвоения.  
  
При активации этой опции также можно включить настройку **Показывать дату создания вместо даты редактирования номера**. Она определяет значение в поле **Дата регистрации** на [боковой панели карточки документа](records_management.md#number):

- настройка включена — в поле всегда отображается дата первичной регистрации. Последующие изменения номера на неё не влияют;

- настройка выключена — при каждом редактировании регистрационного номера дата в поле обновляется на актуальную.   
  
Вы также можете изменять номер документа с помощью скрипта. Подробнее читайте в [справке ELMA365 TS SDK](https://tssdk.elma365.com/ru/latest/interfaces/_08_docflow_.docflowapplicationitemref.html#changeregistration ). 



Чтобы изменить настройки созданного дела, нажмите на его название и внесите правки. Для того чтобы удалить дело, используйте значок три точки напротив его названия.  

После того как вы создали и настроили номенклатуру дел в компании, определите, в каких приложениях пользователи смогут регистрировать документы. Для этого [включите опцию регистрации в настройках приложения типа Документ](app-registration-settings.md).

## Версии дел номенклатуры

Если в компании включено [версионирование структур](elma365-structure-versioning.md), после создания дела или изменения его настроек создаётся версия дела.

Чтобы перейти к списку версий дела, выберите его в настройках регистрации, нажмите на три точки и затем — **История версий**. Вы можете сравнить предыдущую версию с текущей, сделать её актуальной или загрузить файл версии.

Особенности обновления приложения с настроенной номенклатурой

  
Приложение можно обновить в составе решения или раздела, а также изменить через восстановление версии этого приложения.

В таких случаях выполнится сравнение номенклатуры текущей и новой версий приложения. В результате проверки: 

- если номенклатура не настроена — применится номенклатура из новой версии приложения. Для дела будет создана его первая версия;

- если номенклатура настроена и отличается от новой версии — применится номенклатура текущей версии приложения, т. к. одно дело может быть общим для элементов разных приложений. Версия дела не изменится.