# Оформить приказ на портале СЭД

> [HTML Version](sed-portal-orders.html)

Раздел **ОРД** в решении **Портал СЭД** позволяет организовать полный цикл обработки приказов по основной деятельности компании и административно-хозяйственным вопросам. Например, приказов о введении регламентов для взаимодействия между отделами или о назначении ответственных за функционирование офисов. 

## Ответственные за обработку приказа

В оформлении приказов участвуют следующие сотрудники:

- руководитель сотрудника, добавившего приказ — определяется согласно [организационной структуре](360003861992.md);

- согласующие и подписант — указываются при создании приказа;

- делопроизводитель — сотрудник группы [Канцелярия (ОРД)](sed-portal-initial-setup.md#groups);

- секретарь — сотрудник группы [Секретари](sed-portal-initial-setup.md#groups);

- сотрудники, которые должны ознакомиться с приказом — определяются секретарём в ходе обработки приказа;

- ответственный за исполнение — определяется секретарём в ходе обработки приказа.

Делопроизводитель и секретарь выполняют задачи из интерфейса ELMA365. Для других ответственных в статье описана работа на [портале СЭД](work-with-sed-portal.md). Если вы используете интерфейс ELMA365, действия выполняются схожим образом.

## Этапы обработки приказа

1. Сотрудник добавляет приказ в систему, определяет подписанта и согласующих. Автоматически генерируется файл приказа.

2. Опционально приказ отправляется на согласование руководителю автора.

3. Опционально приказ отправляется на утверждение согласующим.

4. Приказ подписывается в электронном или бумажном виде.

5. В зависимости от способа подписания делопроизводитель регистрирует приказ перед этапом подписи или после него.

6. Секретарь выбирает сотрудников для ознакомления с приказом, указывает необходимость его исполнения и выбирает ответственного.

7. Затем параллельно выполняются два этапа обработки:

	- приказ отправляется на ознакомление выбранным сотрудникам;

	- если предусмотрено исполнение — ответственный выполняет действия по положениям приказа и готовит отчёт.

8. Если приказ отправлялся на исполнение, генерируется файл протокола с результатами и списком ознакомившихся сотрудников. Секретарь проверяет протокол.

## Добавление приказа

Чтобы создать приказ:

1. Откройте в левом меню портала СЭД страницу **ОРД**.

2. На вкладке **Приказы** вы можете создать приказ:

	- с нуля — нажмите кнопку **+ Приказ**;

	- на основе существующего — выберите приказ в списке. В правом верхнем углу карточки нажмите **Новый как копия**. Данные приказа будут предзаполнены, и вы сможете их изменить.

3. Заполните открывшуюся форму:

**(sed-portal-orders-1.png)**

- **Тип приказа\*** — укажите, какой приказ вы добавляете: по основной деятельности или по административно-хозяйственным вопросам;

- **Шаблон приказа** — вы можете выбрать шаблон из [справочника решения](sed-portal-fill-directories.md#orders), чтобы поля в карточке были предзаполнены. Например, **Об оплате мобильной связи** или **О проведении инвентаризации**;

- **Юридическое лицо\*** — укажите компанию, к которой относится приказ;

- **Дата приказа\*** — по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете её изменить;

- **Заголовок** **к тексту приказа\***, **Преамбула\***, **Текст приказа\*** — введите содержание приказа или отредактируйте значения, подставленные из шаблона;

- **Подписант\*** — укажите ответственного, который подпишет приказ;

- **Согласующие **— выберите сотрудников, которым приказ отправится на утверждение перед подписанием;

- **Требуется согласование с руководителем** — укажите необходимость рассмотрения приказа вашим руководителем перед отправкой на дальнейшее согласование;

- **Приложения** — прикрепите дополнительные файлы;

- **Связан с документом **— добавьте в карточку приказа ссылку на связанный с ним документ, нажав значок лупы.

Например, выберите устаревший приказ, действие которого отменяется, со страницы **ОРД > Приказы**. Также можно указать документ, на основании которого оформляется приказ. Допустим, письмо со страницы **Корреспонденция > Входящие документы**.

3. Нажмите **Создать приказ**. 

Документ отобразится на странице **ОРД > Приказы**. На основе введённых данных сформируется файл приказа, который отобразится в его карточке.

Обработку приказа можно отслеживать по его [статусу](#statuses).

## Согласование приказа

Для приказа может быть настроено два этапа согласования:

- с руководителем сотрудника, добавившего приказ;

- с другими согласующими — если указано несколько ответственных, они выполняют задачу параллельно.

При отказе автору ставится задача скорректировать данные приказа.

## Подписание и регистрация приказа

В зависимости от [настроек использования электронной подписи](sed-portal-initial-setup.md#orders-additional-parameter) выбирается способ подписания.

### Подписание электронной подписью

1. Ответственному назначается задача подписать приказ с использованием электронной подписи.

При отказе документ отправляется на доработку автору.

2. После подписания делопроизводителям назначается задача зарегистрировать документ. Один из сотрудников берёт её в работу и выбирает подходящее дело из номенклатуры.

При некорректных настройках сотрудник принимает решение о регистрации.

### Подписание бумажной версии приказа

1. Делопроизводители получают задачу зарегистрировать документ. Один из сотрудников берёт её в работу и выбирает подходящее дело из номенклатуры.

При некорректных настройках назначается задача [принять решение о регистрации](#registration-decision).

2. Секретарю назначается задача распечатать файл приказа, передать его подписанту, затем приложить скан‑копию подписанного документа.

## Принятие решения о регистрации 

Если настройки регистрации для приказов некорректны, делопроизводителям назначается задача принять решение о дальнейших действиях.

Для выполнения задачи нужно обратиться к [администратору системы](360006871932.md#administrators), чтобы он исправил [настройки регистрации](app-registration-settings.md) для приказов, затем выбрать опцию:

- **Попробовать еще раз** — проверить возможность регистрации. Если настройки корректны, вам назначится задача зарегистрировать приказ. В случае ошибки вы получите текущую задачу повторно;

- **Продолжить без регистрации** — отправить приказ на следующий этап без присвоения регистрационного номера. Когда администратор завершит настройку, вы сможете [зарегистрировать документ вручную](records_management.md#registration) с его карточки.

## Назначение ответственных по приказу

Секретарь должен назначить ответственных для следующих этапов обработки приказа. Чтобы выполнить задачу:

- укажите сотрудников, которым приказ отправится на ознакомление, заполнив поля:

	- **Группы ознакомления** — выберите группы или элементы оргструктуры, чтобы включённые в них сотрудники добавились в поле **На ознакомление\***;

	- **Всем пользователям** — установите флажок, чтобы задача ознакомления назначилась всем сотрудникам компании;

	- **На ознакомление\* **— добавьте сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом. Поле отображается, если отправка всем пользователям отключена;

- определите необходимость исполнения приказа и формирования протокола. Если исполнение требуется, нужно:

	- указать ответственного;

	- задать срок исполнения.

## Ознакомление с приказом

Сотрудники изучают прикреплённый приказ и подтверждают, что ознакомлены с его содержанием.

## Исполнение приказа

Ответственный организует исполнение положений, указанных в приказе. Затем он заполняет поля:

- **Проведенные мероприятия\*** — описание выполненных действий, которое отобразится в протоколе исполнения;

- **Вложение** — отчёт в виде файла.

## Проверка протокола

Секретарю поступает задача проверить сформированный протокол. При необходимости он корректирует данные и загружает исправленный файл.

После завершения задачи финальная версия протокола сохраняется в карточке приказа. 

Обработка документа завершена.

## Статусы приказов

Текущий статус приказа на портале СЭД можно отслеживать на странице **ОРД > Приказы**:

- **Новый** — приказ только что создан;

- **Согласование **— файл приказа сгенерирован и отправлен на согласование;

- **Согласован **— статус присваивается:

	- когда** **приказ утверждён всеми согласующими и отправлен на подписание;

	- если согласующие не указаны, и документ сразу направлен на следующий этап;

- **Не согласован **— руководитель или согласующие отправили приказ на доработку автору;

- **На подписи **— ответственный подписывает приказ электронной подписью или секретарь передаёт его на подпись в бумажном виде; 

- **Подписан **— ответственный подписал приказ;

- **Зарегистрирован **— приказ зарегистрирован в номенклатуре дел, секретарь выбирает ответственных для дальнейшей обработки;

- **На исполнении **— ответственный, указанный секретарём, приводит в действие положения приказа и готовит отчёт;

- **Проверка исполнения **— сгенерированный протокол исполнения приказа находится на проверке у секретаря;

- **Выполнен **— секретарь проверил протокол, необходимые действия по приказу выполнены;

- **В архиве **— приказ недействителен.