# Работа с совещаниями

> [HTML Version](work-meetings-arrangement.html)

### Приложение «Совещания»

С помощью приложения **Совещания** можно организовать проведение совещаний, рабочих встреч, планёрок. 

Чтобы создать новое совещание в системе, выполните следующие действия:

1. Перейдите в приложение **Совещания**.

2. Нажмите кнопку **+ Совещание** в правом верхнем углу. В открывшемся окне заполните данные в следующих блоках: **Основная информация**, **Участники**, **Организация совещания**, **Голосование по результатам совещания**.

3. В блоке **Основная информация** укажите вид и тему совещания, выберите компанию, форму, время и место проведения совещания, добавьте ссылку на подключение.

**(meetings-arrangment-6.png)**

4. В блоке **Участники **выберите секретаря, председателя и участников совещания.

5. В блоке **Организация совещания** заполните следующую информацию:

**(meetings-arrangment-7.png)**

- **Формировать повестку совещания\* **— выберите один из вариантов:

	- **Заранее** — все вопросы к совещанию добавляются заранее, чтобы у секретаря была возможность сформировать файл повестки до совещания;

	- **Свободная подача вопросов **— повестка по умолчанию не формируется. Участники совещания добавят вопросы для рассмотрения в свободном порядке;

- **Отправить участникам запрос на вопросы **— поле появится, если в предыдущем пункте вы выбрали вариант **Заранее**:

	- **Да** — в оповещении участникам о созданном совещании будет указан срок, в который они могут добавить свои вопросы к совещанию. Дату завершения создания вопросов укажите в появившемся поле **Крайний срок отправки вопросов**;

	- **Нет** — вопросы к совещанию добавляет сотрудник, назначенный на роль **Секретарь совещаний**;

- **Запланировать следующие совещания\*** — выберите один из вариантов:

	- **Не требуется** — выберите опцию, если повторные встречи не планируются;

	- **Запланировать** — отметьте, чтобы создать регулярные встречи в календаре с настроенной периодичностью.

6. В блоке **Голосование по результатам совещания **укажите, нужно ли проводить электронное голосование по решениям. Если в поле **Электронное голосование\*** вы выбрали **Требуется**, отобразятся дополнительные поля:

- **Провести электронное голосование** — укажите, как принимается решение: по всем вопросам повестки одновременно или по каждому в отдельности;

- **Голосовать будут все Участники совещания **— определите, кто голосует по вопросам: все участники совещания или сотрудники, выбранные в поле **Участники голосования**.

5. Нажмите **Сохранить**.

После сохранения карточки совещания запустится бизнес–процесс **Уведомить участников и запланировать следующие совещания**. В ходе процесса создаются следующие запланированные совещания, если эта опция была включена при создании элемента, а участникам направляются оповещения.

Обратите внимание, по умолчанию просматривать карточку совещания могут только его участники. Чтобы это изменить [предоставьте доступ к элементам приложения Совещания](meetings-arrangement-adaptation.md#access-settings) всем пользователям или определённым группам.

### Организация совещания

1. При получении оповещения о предстоящем совещании участники могут перейти по ссылке в карточку совещания и добавить свои вопросы. Для этого на вкладке **Вопросы к совещанию **необходимо нажать кнопку **+Вопрос**.

2. Кроме того, каждый пользователь системы может добавить вопрос в приложении **Вопросы** без указания совещания, на котором вопрос должен быть рассмотрен. В этом случае пользователю, назначенному на роль **Секретарь совещаний** в настройках групп раздела, придёт задача указать совещание в карточке вопроса.

3. Если при создании совещания в поле **Формировать повестку совещания** выбрана опция **Заранее**, секретарю поступит задача сформировать повестку совещания. Даже если эта опция не выбрана, секретарь или председатель совещания имеют возможность сформировать файл повестки, нажав на кнопку **Сформировать повестку** в карточке совещания.

### Формирование повестки

1. Для формирования повестки совещания необходимо, чтобы в карточку совещания уже были добавлены вопросы. Если их ещё нет, инициатору повестки придёт оповещение добавить вопросы. Затем в карточке совещания нужно нажать кнопку **Сформировать повестку**.

2. В ходе бизнес-процесса **Сформировать повестку** автоматически сгенерируется файл повестки, и секретарю совещания будет поставлена задача проверить его. 

3. Затем повестка направляется на согласование председателю.

4. После согласования участникам совещания придёт оповещение о формировании повестки.

5. Если в сформированную повестку необходимо внести изменения, секретарь или председатель совещания могут нажать кнопку **Внести изменения в повестку** в карточке совещания, после чего повторно будет запущен процесс генерации файла повестки и её согласования.

### Проведение совещания

1. Перед началом совещания участникам поступит оповещение о его скором начале.

2. Когда все участники совещания будут в сборе, секретарь или председатель совещания нажимают кнопку **Начать совещание** в карточке совещания. 

3. По ходу обсуждения вопросов совещания секретарь или председатель заносят принятые решения по каждому вопросу на вкладке **Вопросы совещания**, используя варианты, указанные рядом с вопросом: 

- **Отправить на голосование** — нужно провести электронное голосование по вопросу;

- **Ввести решение** — принято окончательное решение по вопросу;

- **Отложить вопрос** — вопрос не может быть решён на текущем совещании;

- **Отклонить вопрос** — вопрос не будет рассмотрен. 

**(meetings-arrangment-10.png)**

4. Если необходимо создать задачу/поручение по вопросу, секретарь или председатель могут перейти в карточку вопроса и добавить задачу на вкладке **Задачи**.

### Завершение совещания

1. По окончании совещания секретарь или председатель совещания нажимают кнопку **Завершить совещание**.

2. В открывшемся окне необходимо указать, требуется ли сформировать протокол совещания. 

3. Если на этот момент не по всем вопросам совещания принято какое-либо решение, появится соответствующее оповещение. При этом можно закрыть совещание, и ввести решение по данным вопросам позже. Секретарю совещания придёт соответствующая задача.

4. Для создания нового совещания со всеми параметрами текущего: в карточке совещания перейдите на вкладку **Параметры совещания** и в панели **Организация совещания** нажмите **+Запланировать следующее совещание**. 

5. Видеозапись совещания, презентации и подобные материалы к совещанию можно добавить на вкладке **Файлы** в карточке совещания.

### Подготовка и согласование протокола

1. В ходе бизнес-процесса **Сформировать протокол совещания** автоматически сгенерируется файл протокола, и секретарю совещания будет поставлена задача проверить его. 

2. Если при создании совещания в параметрах голосования была выбрана опция **Требуется электронное голосование >** **Провести электронное голосование > По всем вопросам повестки**, протокол направится на согласование. При этом если в карточке совещания в поле **Голосовать будут все участники** указан вариант **Нет, отдельные пользователи**, согласовывать протокол будут пользователи системы, указанные в поле **Участники голосования**. В противном случае — **Участники совещания**. 

3. Аналогично проходит согласование решений по вопросам, если выбрано **Провести электронное голосование > Отдельно по каждому вопросу**, но решение принимается по каждому вопросу в отдельности. Затем формируется протокол совещания, который отправляется на согласование председателю.

4. После принятия решения согласующими председателю назначается задача согласовать либо отправить протокол на доработку секретарю и повторное согласование.

5. После того как протокол согласован, участникам совещания приходит задача ознакомиться с протоколом.