# Командировки

> [HTML Version](business-trips.html)

В **ELMA365 КЭДО** можно оформить командировку сотрудника — от создания заявки и согласования плановых затрат до заказа билетов и гостиницы, и предоставления авансового отчёта по итогам командировки.

## Участники процесса оформления командировки

В процессе участвуют:

- сотрудник, для которого оформляется командировка;

- руководитель сотрудника согласно [управленческой структуре](kedo-staff-structure.md#management-structure) компании;

- сотрудник отдела кадров;

- подписант со стороны организации;

- сотрудник, назначенный на роль **Офис-менеджер** в управленческой структуре. Если его нет, применяется аналогичная роль по штатному расписанию;

- бухгалтер.

## Ход процесса оформления командировки

Этапы процесса:

1. Сотрудник, руководитель или специалист отдела кадров создаёт заявку на командировку. При этом можно указать несколько мест назначения, необходимость заказа билетов и бронирования гостиницы. 

2. Если сотрудник, направляемый в командировку, относится к льготной категории, он подписывает согласие на командировку.

3. Руководитель согласовывает командировку подчинённого.

4. Если в заявке отмечен заказ билетов и гостиницы, офис-менеджер готовит данные об их стоимости. 

5. Бухгалтер согласовывает затраты на командировку.

6. Сотрудник отдела кадров готовит данные для приказа на командировку.

7. Подписывается приказ на командировку: задача поступает подписанту со стороны юридического лица, и затем — сотруднику.

8. Офис-менеджер оплачивает билеты и бронирует гостиницу, сотрудник получает билеты и документы на проживание. Бухгалтер выдаёт сотруднику командировочные.

9. После командировки сотрудник предоставляет авансовый отчёт по затратам.

Для оформления командировок используются:

- системный справочник **Города (КЭДО) **— содержит элементы для выбора места назначения в заявке на командировку;

- приложения в разделе **УРВ**:

	- справочники **Тип транспорта**, **Тип денежных средств**, **Суточные по городам** — включают записи для выбора при оформлении заявки на командировку. Справочники может заполнить администратор системы или сотрудник, ответственный за организацию командировок в компании;

	- **Заявки на командировки** — для запуска процесса оформления командировки и хранения созданных заявок;

	- служебные приложения **Согласия на командировку**, **Приказы на командировку**, **Авансовый отчет** — для хранения документов, сформированных в ходе процесса оформления командировки.

## Создание заявки на командировку

Запустить процесс по своей командировке может любой сотрудник, [создав заявку на портале КЭДО](kedo-portal-business-trips.md).

Также руководитель может оформить командировку для своего подчинённого, а специалист отдела кадров — для любого сотрудника организации.

Чтобы запустить процесс в ELMA365:

1. Перейдите в раздел **УРВ > Заявки на командировки **и в правом верхнем углу страницы нажмите** + Командировка**.

2. В открывшемся окне можно просмотреть информацию о льготных категориях работников: кого направлять в командировки запрещено или можно только с их согласия. 

3. Чтобы создать заявку, заполните поля:

**(business-trips-1.png)**

- укажите сотрудника, который направляется в командировку. При этом согласующий руководитель будет указан автоматически. Его можно изменить на другого сотрудника или указать несколько согласующих;

- отметьте цель и даты командировки;

- выберите место назначения — элемент системного справочника** Города (КЭДО)**. Если нужно указать несколько городов, в соответствующем поле выберите **Да**. Затем в таблице ниже введите все места назначения и даты пребывания по каждому месту;

- заполните таблицу **Запрошенные средства**. По умолчанию строка с суточными уже заполнена в соответствии с городом пребывания и длительностью командировки. Добавьте строки, выбрав другие элементы справочника **Тип денежных средств**, например **Личные расходы** или **Проезд**. Также введите сумму и оставьте комментарий для согласования затрат;

- если офис-менеджеру нужно купить билеты, укажите отметку об этом. В таблице ниже заполнятся данные по городам, датам отправления и прибытия. Их можно изменить. Выберите в каждой строке элемент справочника **Тип транспорта**, например **Самолет** или **Поезд**, добавьте комментарий;

- укажите отметку для бронирования гостиницы. В таблице ниже заполнятся данные по городам и даты пребывания. Можно их изменить, а также оставить комментарий.

4. После заполнения заявки нажмите **Создать**. Запустится процесс оформления командировки.

## Согласие сотрудника на командировку

Если заявка создана, далее оформляется согласие сотрудника на командировку в следующих случаях:

1. Сотрудник относится к льготной категории — ему поступит задача подписать согласие на командировку.

2. Сотрудник не является инициатором процесса — он получит задачу согласиться с направлением в командировку. В задаче указаны допустимые причины для отказа от командировки и необходимость приложить подтверждающий документ, например справку или больничный лист.

Если получен отказ от командировки, инициатору поступит задача ознакомления с решением сотрудника, процесс завершится.

## Согласование командировки

Ход процесса, если сотрудник подтвердил командировку:

1. Руководитель согласовывает командировку подчинённого. Он может просмотреть заявку в задаче и принять решение:

- **Согласовать** — процесс переходит к этапу определения стоимости билетов и гостиницы;

- **Отравить на доработку **— инициатору поступает задача откорректировать заявку с комментарием руководителя;

- **Отклонить** — инициатор процесса и сотрудник получают уведомление об отклонении заявки с указанием причины. Процесс завершается, при этом можно создать новую заявку.

2. Если согласно заявке нужны билеты и гостиница, офис-менеджер вносит их стоимость в заявку.

3. Бухгалтер согласовывает выдачу денежных средств на командировку, включая суточные, стоимость билетов и проживания. При этом заявка может быть отправлена инициатору для корректировки.

## Подписание приказа, заказ билетов и гостиницы, выдача командировочных

Ход процесса после согласования затрат на командировку:

1. Отдел кадров готовит данные для приказа. Выполнение задачи зависит от того, настроена интеграция с 1С или нет:

- если интеграция с 1С не используется, в задаче нужно отметить номер и дату приказа на командировку. После этого формируется файл приказа по шаблону;

- если интеграция настроена, сотрудник отдела кадров передаёт данные о командировке в 1С. Затем формирует приказ на командировку в 1С и отправляет его в ELMA365.

2. Приказ на командировку подписывается: задача поступает подписанту со стороны организации и затем — сотруднику.

3. Офис-менеджер покупает билеты и бронирует гостиницу. Затем сотруднику поступает задача получить билеты и данные о проживании в гостинице.

4. Бухгалтер выдаёт командировочные сотруднику.

## Авансовый отчёт о командировке

После завершения командировки:

1. Сотруднику поступает задача **Подготовить отчёт о командировке**. В ней нужно прикрепить подтверждающие документы по каждому виду расходов, например посадочные талоны и данные о проживании в гостинице. При этом можно указать комментарии.

2. Бухгалтер получает отчёт о командировке на согласование. Формирует в учётной системе авансовый отчёт для подписания и прикрепляет файл к задаче. Также можно отправить отчёт сотруднику для корректировки с указанием причины.

3. Авансовый отчёт о командировке подписывается: задача поступает бухгалтеру и затем — сотруднику.

4. После подписания авансового отчёта с обеих сторон процесс по командировке завершается.