# Предоставление справок

> [HTML Version](document-requests.html)

Сотрудник может запросить справку от компании, создав заявку на портале КЭДО. После этого запустится бизнес‑процесс оформления справки по запросу.

В зависимости от вида справки подготовить её может бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Распределение документов между ответственными представлено в таблице.

| | |
|------|------|
| **Ответственный** | **Вид справки** |
| **Бухгалтер**: | - данные об удержанных алиментах за период;<br>- информация о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы;<br>- расчёт среднего заработка за любой указанный период;<br>- справка 2-НДФЛ. |
| **Сотрудник отдела кадров**: | - сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р, ЭТК;<br>- подтверждение, что сотрудник не получает пособие и не находится в отпуске по уходу за ребёнком;<br>- запрос периода работы у работодателя;<br>- информация об использовании дополнительных дней отдыха по уходу за ребенком-инвалидом;<br>- документ для оформления визы;<br>- запрос копий документов;<br>- прочие справки — выбирается, если не подходит ни один из вышеперечисленных вариантов. |


## Участники процесса выдачи справки

В процессе участвуют:

- сотрудник, запрашивающий справку;

- бухгалтер;

- сотрудник отдела кадров;

- подписант со стороны организации.

## Этапы оформления выдачи справки

1. Сотрудник формирует заявку на предоставление справки на портале КЭДО.

2. В зависимости от вида справки бухгалтер или сотрудник отдела кадров проверяет заявку и готовит документ.

3. Если справку требуется подписать со стороны работодателя, она направляется ответственному сотруднику.

4. Сотрудник получает запрошенную справку.

Для процесса используются приложения в разделе **КЭДО 3.0**:

- **Заявки на предоставление справок **— для создания и хранения заявок на предоставление справок;

- **Справки (Отдел кадров), Справки (Бухгалтерия) **— для хранения документов, сформированных в ходе процесса.

## Создание заявки на предоставление справки

На портале КЭДО сотрудник [формирует заявку на выдачу справки](make-document-request.md). Для этого:

1. В каталоге услуг в папке **Прочие заявки** выбирает вариант **Заказ справок**.

2. В заявке сотрудник указывает:

- вид справки;

- дату предоставления справки;

- формат получения справки: электронный или бумажный;

- необходимость заверения справки подписью работодателя;

- комментарий к заявке;

- документы, на основании которых выдаётся запрашиваемая справка;

- другие данные, отличающиеся в зависимости от выбранной справки.

## Подготовка справки

После создания заявки бухгалтеру или сотруднику отдела кадров поступает задача проверить данные справки и подготовить документ. Порядок её выполнения различается в зависимости от вида справки и наличия интеграции с 1С:

1. Генерация документа в 1С — при настроенной интеграции в сервис автоматически передаются данные документов: **Справка о среднем заработке за последние три месяца**, **Сведения о трудовой деятельности работника** и **Справка 2-НДФЛ**. Ответственный формирует справку в 1С и отправляет в ELMA365. После этого в поступившей ранее задаче появляется документ, сформированный в 1С. Ответственный сохраняет документ и закрывает задачу, нажав кнопку **Готово**.

Если интеграция с 1С не настроена, справки подготавливаются вторым способом.

2. Генерация документа в ELMA365 с помощью преднастроенных шаблонов — способ применяется для справок, чьи данные не передаются в 1С, а также, если интеграция не настроена. В карточке поступившей задачи ответственный вносит данные вручную и нажимает кнопку **Сгенерировать справку**. Ответственный получит следующую задачу, в которой отобразится сформированный документ. Он его сохраняет и нажимает **Готово**.

Если исходные данные в заявке некорректны, её можно отправить на корректировку автору заявки.

## Подписание справки

Этот шаг выполняется, если справку требуется подписать. Порядок действий зависит от выбранного формата предоставления справки:

- бумажный вид — бухгалтер или сотрудник отдела кадров распечатывает готовый документ и передаёт его сотруднику, ответственному за подписание со стороны работодателя. Затем в карточке задачи по подготовке справки нужно нажать **Подписано**;

- электронный вид — сформированная справка направляется сотруднику, ответственному за подписание со стороны организации.

## Получение справки автором заявки

Сотрудник, запросивший справку, получает задачу подтвердить её получение. После этого процесс завершается.

Если данные в справке оказались неверными, он может отправить её на исправление ответственному за справку. После корректировки формируется новый документ с актуальными данными, а затем подписывается сотрудником со стороны работодателя.