# Рассмотрение заявления в свободной форме

> [HTML Version](kedo-freeform-request-process.html)

Любой сотрудник может сформировать заявление в свободной форме и направить его на рассмотрение.

| | |
|------|------|
| **Цель процесса**: | - согласовать руководителем заявление и предоставить ответ сотруднику;<br>- оформить необходимые документы. |
| **Результат процесса**: | - автору заявления предоставлен ответ;<br>- подготовлены и подписаны документы на основании согласованного заявления. |
| **Участники процесса**: | - сотрудник — инициатор процесса, создаёт заявление в свободной форме и тем самым запускает процесс его рассмотрения;<br>- согласующий заявление — на эту роль по умолчанию назначается первый вышестоящий руководитель автора заявления согласно [управленческой структуре](kedo-staff-structure.md#management-structure). Если он не установлен, согласующим становится руководитель по [штатному расписанию](kedo-staff-structure.md). При этом можно выбрать другого сотрудника, а также задать нескольких согласующих;<br>- специалист отдела кадров — исполнитель со стороны организации. Проверяет и обрабатывает согласованное заявление в свободной форме, готовит документы на его основании;<br>- подписант — исполнитель со стороны организации, который подписывает документы. Это может быть руководитель организации или другое уполномоченное лицо. |


Процесс работы с заявлением состоит из следующих этапов:

1. Создание и подписание заявления в свободной форме.

2. Согласование заявления в свободной форме.

3. Обработка заявления в свободной форме.

## Создание и подписание заявления в свободной форме

Все сотрудники могут создавать заявления в свободной форме на портале КЭДО. Они сохраняются в разделе **КЭДО > Заявления в свободной форме**. Здесь специалисты, работающие с решением **ELMA365 КЭДО **в интерфейсе системы, также могут сформировать заявление в свободной форме. Для этого:

1. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Заявление в свободной форме**.

2. В открывшемся окне заполните поля:

- **Сотрудник\*** — поле заполнится автоматически, если вы занимаете одну должность в организации. В ином случае отобразится запись приложения **Сотрудники **по основной должности с возможностью выбрать запись по другой должности;

- **Согласующие\*** — по умолчанию в этом поле задан руководитель инициатора заявки. Вы можете выбрать другого сотрудника или указать несколько согласующих;

- **Текст заявления\*** — напишите содержание, которое отобразится в печатной форме заявления;

- **Файл **— можно приложить дополнительные файлы, например сканы документов.

Нажмите кнопку **Сформировать заявление**.

3. Вам поступит задача **Подписать заявление в свободной форме**. На вкладке **Заявление **проверьте текст в сгенерированном файле заявления:

- если все данные корректны, нажмите кнопку **Подписать** и введите данные сертификата для подписания заявления электронной подписью;

- если обнаружена ошибка, нажмите **Отказать**. Тогда текущий процесс завершится. Вы можете сформировать заявление заново.

## Согласование заявления в свободной форме

После того как сотрудник создал и подписал заявление, указанный в нём согласующий получит задачу **Согласовать заявление в свободной форме**.

В задаче можно ознакомиться с текстом заявления, а также дополнительными файлами, которые приложил сотрудник.

Если задано несколько согласующих, параллельно каждый из них получит задачу согласовать заявление. 

Дальнейший ход процесса зависит от резолюции согласующего:

- **Согласовать** — задача по обработке заявления поступит специалисту отдела кадров;

- **Отказать** — в этом случае согласующий указывает причину отказа. Далее инициатору поступит задача **Ознакомиться с причиной отказа**. После ознакомления процесс завершается. Если требуется корректировка данных, можно создать новое заявление.

Если в заявлении указано несколько согласующих, процесс перейдёт к этапу обработки заявления только в случае его одобрения всеми согласующими.

## Обработка заявления в свободной форме

После согласования заявления специалист отдела кадров получит задачу **Проверить и обработать заявление в свободной форме**. Выполнение задачи зависит от того, требуется подписать какие-либо документы на основании заявления или нет.

**(kedo-freeform-request-process-1.png)**

### Подготовка документов и их подписание

Если нужно подготовить и подписать документы, в поле **Приложить файл\* **выберите значение **Да**. После этого:

1. Приложите файлы в таблицу **Документы для подписания**. В каждой строке укажите вид документа и необходимость его подписания со стороны работодателя.

2. Заполните дополнительную информацию: укажите сотрудника, который подпишет документы, а также подписанта со стороны работодателя и срок подписания. По умолчанию при выборе сотрудника подписант указывается автоматически из карточки подразделения по ШР, в котором числится выбранный сотрудник. Это значение можно изменить.

3. Нажмите **Готово**. После этого задача подписать документы поступит подписанту, и после её завершения — сотруднику для подписания электронной подписью. После подписания всех документов с обеих сторон процесс завершится.

### Ознакомление с ответом на заявление

Если подготовка документов не требуется, в поле **Приложить файл\*** выберите **Нет**. Затем в поле **Ответ на заявление** укажите комментарий и нажмите **Готово**.

После этого сотруднику поступит задача **Ознакомиться с ответом на заявление в свободной форме**. После ознакомления процесс завершается.