# Редактирование файлов в ELMA365
> [HTML Version](edit-files-locally.html)
В ELMA365 файлы можно редактировать онлайн в интерфейсе системы или [локально](#edit-locally) с помощью офисной программы на ПК.
Чтобы отредактировать документ:
- для онлайн-редактирования файлов администратор системы настраивает интеграцию, используя последнюю доступную версию модуля [OnlyOffice](onlyoffice.md) или [Р7‑Офис](r7-office.md) из ELMA365 Store;
- у вас должны быть [права на редактирование файла](360014189332.md#grant).
## Настройки редактора Р7-Офис или OnlyOffice
По умолчанию в редакторах Р7-Офис и OnlyOffice включён режим быстрого редактирования. Все изменения сохраняются каждые несколько секунд. Если вы редактируете или просматриваете файл в то же время, когда другой пользователь его редактирует, вы увидите исправления сразу.
При необходимости вы можете выбрать другой режим совместной работы или переключать режим для определённого файла.
В настройках модуля [Р7‑Офис](r7-office.md#edit-mode-settings) или [OnlyOffice](onlyoffice.md#edit-mode-settings) администратор системы задаёт для редактора следующие параметры на уровне компании:
- тема интерфейса;
- включение или отключение отслеживания изменений;
- режим отображения изменений, если их отслеживание активировано.
Вы можете изменить их для себя, используя опции редактора. Выбранные значения сохранятся в локальном хранилище вашего браузера и станут приоритетнее настроек, заданных администратором.
После того как все пользователи отредактировали файл, новая версия появится в системе в течение 5‑10 секунд.
## Перейти к редактированию файла
Переход к редактированию файла зависит от того, что вы хотите изменить:
- текущую версию файла или [черновик нового файла](draft-file.md) — откройте [форму просмотра файла](preview-and-edit-files.md) и нажмите **Редактировать**. При этом текущую версию можно редактировать локально или онлайн. Черновик нового файла — только онлайн;
- черновики версий или устаревшую версию файла — откройте форму просмотра файла, на боковой панели нажмите **Все версии** и выберите нужную версию. В открывшемся окне нажмите **Редактировать**. Для версий файла доступно только онлайн-редактирование.
## Сохранение внесённых изменений
При редактировании изменения сохраняются по-разному в зависимости от статуса версии файла.
| | |
|------|------|
| **Что редактируете** | **Что произойдёт после сохранения изменений** |
| Текущую версию | Создаётся новая текущая версия файла с новым номером. Исходная версия переходит в список устаревших. |
| Черновик нового файла или черновик версии файла | Черновик сохранится с внесёнными изменениями в том же файле. Новая версия не создаётся. Вы можете сделать черновик текущей версией. |
| Устаревшую версию | Создаётся новая версия с новым номером. При сохранении изменений вы можете сделать её текущей или перевести в статус черновика. В обоих случаях исходная версия останется в списке устаревших версий. |
Подробнее о статусах файла и работе с его версиями читайте в [статье про управление версиями файла](versions-compare.md).
## Онлайн-редактирование текущей версии или черновика нового файла
Текущая версия файла и черновик нового файла отображаются на форме просмотра файла. Поэтому для перехода к редактированию:
1. В разделе **Файлы** откройте нужный файл и нажмите **Редактировать** в левом нижнем углу.
Если вы работаете в [приложении ELMA365 для ПК](360027248771.md) администратор системы может [включить локальное редактирование](360024799491.md#local-editing). Тогда на форме просмотра текущей версии файла рядом с кнопкой **Редактировать** появится значок стрелки. Для перехода к онлайн-редактированию нажмите на значок стрелки и выберите **Текущий файл**. Затем нажмите **Редактировать**.
2. Откроется окно редактирования. Оно выглядит следующим образом:
**(edit-files-locally-9.png)**
После внесения изменений в текущую версию файла или черновик нового файла вы можете:
- (files-9.png) — выйти из режима редактирования с сохранением внесённых изменений. При этом:
- при редактировании текущей версии — в систему будет добавлена новая версия файла, которая станет текущей;
- при редактировании черновика нового файла — внесённые изменения сохранятся в том же файле. Если подготовительная работа с файлом завершена, вы можете опубликовать его, отметив текущей версией;
- **(files-10.png) **— закрыть страницу просмотра файла без сохранения внесённых изменений.
## Онлайн-редактирование устаревшей версии и черновика версии файла
Чтобы перейти к редактированию устаревшей версии или черновика версии файла:
1. В разделе **Файлы** откройте файл и на боковой панели в блоке **Версии файла** нажмите **Все версии**. В списке версий выберите нужный файл.
2. В открывшемся окне нажмите **Редактировать** в левом нижнем углу. Откроется окно редактирования.
**(edit-files-locally-10.png)**
3. Внесите изменения и сохраните их.
4. Дальнейшие действия отличаются в зависимости от того, какую версию вы отредактировали:
1. **При редактировании черновика**.
Он сохранится с тем же номером. Вы можете вернуться к его редактированию позднее или в появившемся окне сделать его текущей версией.
**(edit-files-locally-7.png)**
2. **При редактировании устаревшей версии**.
В появившемся окне определите, какой статус ей присвоить:
- сделать текущей — на основе отредактированной версии создастся новая версия с новым номером, которая станет текущей. Пользователи увидят её при открытии карточки файла;
- сохранить как черновик — выключите опцию **Сделать текущей**. Тогда создастся новый черновик с новым номером версии.
В обоих случаях исходная устаревшая версия останется в системе со своим номером.
**(edit-files-locally-8.png)**
## Локальное офлайн-редактирование
В [приложении ELMA365 для ПК](360027248771.md) версии 2.2.0 и выше вы можете редактировать [текущие версии файлов](versions-compare.md) без подключения к интернету с помощью установленных офисных программ, например, Microsoft Office или OnlyOffice.
Внесение изменений офлайн поддерживается для файлов форматов: **.doc**, **.docx**, **.xlsx**, **.pptx**,** .odt**,** .odp**, **.ods**.
Обратите внимание, [администратор системы](360006871932.md#administrators) может [запретить локальное редактирование для всех пользователей](360024799491.md#local-editing), если оно не применяется в компании. Вы также можете отключить опцию для себя в [настройках профиля пользователя](360016398552.md#document-flow).
Рассмотрим на примере, как можно изменять на компьютере файлы из ELMA365:
1. Сотрудник в приложении ELMA365 создаёт локальную копию договора. Файл блокируется в ELMA365, а его локальная копия сохраняется в системе.
2. Без подключения к интернету сотрудник может открыть копию договора в программе Word, внести правки и сохранить файл.
3. В ELMA365 добавляется новая версия договора.
4. После восстановления интернет-соединения сотрудник переходит в приложение ELMA365. Затем открывает договор в режиме просмотра и разблокирует его, чтобы другие пользователи могли работать с обновлённой версией файла.
Локальное офлайн-редактирование доступно:
- для текущих версий документов из элементов приложений. Для этого на форме приложения размещается виджет [Загрузка файла с предпросмотром](load_file_with_preview_widget.md). Подробнее о том, как работать с копией документа, читайте в статье [«Редактирование документов»](edit-documents-locally.md#edit-locally);
- для текущих версий файлов из раздела **Файлы**. Создание и редактирование локальных копий файлов рассмотрим в этой статье.
### Создать локальную копию файла
Чтобы загрузить файл для локального редактирования, выполните следующие шаги:
1. Перейдите в раздел **Файлы **и откройте файл в [режиме просмотра](preview-and-edit-files.md).
2. Рядом с кнопкой **Редактировать** нажмите значок (nested-button.png) и выберите опцию **Локальная копия**.
3. Нажмите **Редактировать**.
Выбранный способ изменения текста сохранится. Чтобы применить его при дальнейшей работе с любым файлом, нажмите кнопку **Редактировать**.
**(edit-files-locally-2.png)**
После этого:
- файл откроется в офисной программе на ПК, например, Word или Excel, и сохранится в приложении ELMA365 в специальном списке локальных копий;
- в папке **Мои файлы > Локальное редактирование** добавится [ссылка-ярлык на файл](360014353991.md#create-link) для быстрого доступа к нему из системы;
- для других пользователей действия с файлом в ELMA365 заблокируются.
4. Внесите изменения в программе.
5. Сохраните файл — в ELMA365 автоматически добавится новая версия.
Чтобы открыть список сохранённых локальных копий, перейдите в приложение ELMA365 и на верхней панели нажмите **Приложение > Локальные файлы**.
**(edit-files-locally-3.png)**
Выберите файл из списка, чтобы открыть его на компьютере повторно, изменить и добавить новую версию в ELMA365.
**(edit-files-locally-4.png)**
Особенности работы с локальной копией файла:
- список локальных копий доступен пользователю даже без интернета;
- повторное открытие и редактирование возможны до тех пор, пока копия находится в списке в приложении ELMA365;
- чтобы удалить копию из списка, разблокируйте файл в ELMA365.
### Разблокировать файл в ELMA365
Когда вы создаёте локальную копию файла, он блокируется в ELMA365. Это значит, что другие пользователи смогут только просматривать файл. В [режиме просмотра](preview-and-edit-files.md) они увидят аватар пользователя, создавшего локальную копию файла, и значок замка рядом с ним.
Разблокировать файл можете вы и [администратор системы](360006871932.md#administrators). Для этого:
1. При подключении к интернету перейдите в ELMA365.
2. Для быстрого доступа к файлам с локальными копиями откройте папку **Файлы >** **Мои файлы > Локальное редактирование**, где хранятся ссылки‑ярлыки на них.
3. Откройте нужный файл в режиме просмотра.
4. На верхней панели нажмите на значок замка.
**(edit-files-locally-5.png)**
После этого:
- локальная копия удалится из вашего списка в приложении ELMA365;
- другие пользователи снова получат доступ ко всем действиям с файлом.