# Заполнение справочников «ELMA365 Закупки»

> [HTML Version](purchases-fill-directories.html)

Для проведения закупочных процедур, оформления заказов и работы с поставщиками применяются данные из справочников — служебных приложений, в которых хранится вспомогательная информация. Перед началом работы с **ELMA365 Закупки** необходимо заполнить используемые справочники.

В некоторые справочники могут добавлять данные только пользователи, включённые в группу [Администраторы](360006871932.md#administrators), другие доступны всем пользователям. Администраторы системы могут предоставлять и ограничивать [права на создание элементов в приложениях](360007527512.md#assign) в зависимости от регламентов компании.

О том, как вносить данные, читайте в разделе [«Как добавить данные в справочник»](#add-info).

## Системные приложения

Для работы бизнес-решения **Закупки** используются данные из некоторых приложений, настроенных в системе по умолчанию. Убедитесь, что информация внесена в следующие системные приложения:

- системный справочник [Мои юридические лица](system_objects.md) — применяется для указания юридических лиц вашей компании при создании заявок на закупку. По умолчанию создавать юридические лица могут только администраторы системы;

- приложение [Компании](360012584980.md) из системного раздела **CRM** — используется в карточках поставщиков и служит для получения их контактных данных.

Рассмотрим справочники, настроенные в разделах решения **Закупки**.

## Раздел «Закупки — справочники»

По умолчанию вносить данные в раздел **Закупки — справочники** могут только администраторы системы, но они могут предоставить права на создание элементов уполномоченным сотрудникам.

Заполните справочники:

- **Направление закупки** — укажите по каждому направлению сотрудника, которому потребности направятся на первом этапе согласования, а также ответственного за аккредитацию поставщиков;

- **Номенклатура**, **Единицы измерения**, **Основания потребностей**, **Валюты**, **Типы закупочных процедур**, **Электронные площадки**, **Адреса** — внесите в приложения данные в соответствии со стандартами вашей компании. Коды номенклатур и единиц измерения могут подтягиваться из классификаторов ОКПД2 и ОКЕИ, если при первичной настройке решения [настроено автоматическое заполнение данных](purchases-initial-setup.md#module-settings);

- **Критерии определения победителя** — добавьте критерии оценки участников конкурентных закупок и установите для них вес в процентах. Также укажите, для каких типов закупочных процедур они используются. Обратите внимание, общий вес всех критериев, используемых для типа процедуры, должен составлять 100%;

- **Профили инициаторов** — для каждого сотрудника, который будет оформлять заявки на закупку, нужно создать профиль инициатора закупок. Профили нужны для корректного заполнения данных о юридическом лице, ЦФО, бюджете и т. д. в карточке заявки.

По умолчанию профили добавляются только для [внутренних пользователей](360004833572.md). При подключении решения [Портал закупок](purchase-management.md#purchase-portal) также нужно создать профили для [внешних пользователей](360006871932.md#external_users), которые будут оформлять заявки на портале.

Для создания профиля выберите пользователя и заполните его данные. После сохранения запустится бизнес-процесс, в ходе которого:

	- для внутреннего пользователя активируется профиль инициатора. Сотрудник сможет [создавать заявки на закупку](create-purchase-request.md) в разделе **Потребности**;

	- внешнему пользователю автоматически отправится электронное письмо со ссылкой-приглашением. Он сможет подтвердить регистрацию и войти на [портал закупок](work-with-purchase-portal.md) для создания и отслеживания заявок. Если при отправке письма на электронную почту возникнет ошибка, сотруднику, который добавил профиль, назначится задача передать пользователю ссылку‑приглашение вручную.

- **Матрица согласования** — выберите согласующих для различных групп заявок в зависимости от их суммы;

- **Сроки проведения закупок** — укажите среднее время разных этапов закупочной процедуры для каждого типа и направления закупки. Данные значения используются для расчёта плановых сроков выполнения задач по процессам;

- **Настройки работы по закупочной процедуре** — укажите ответственных за разные этапы проведения закупочной процедуры для каждого типа и направления закупки. Эти значения используются для постановки задач по процессам. Если настройки не будут указаны на начальном этапе, то в ходе исполнения процесса администратору будет поставлена задача заполнить этот справочник.

## Раздел «Бюджетирование»

Заполнение справочников раздела **Бюджетирование** требуется, если работа с ним [включена при первичной настройке решения Закупки](purchases-initial-setup.md#module-settings). По умолчанию внесение информации доступно пользователям, входящим в группы **Бюджетодержатели** и **Отдел закупок**.

В разделе хранится информация о распределении средств по бюджетам. Она используется для резервирования средств по заявкам на закупку, фиксирования списаний при оплате заказов и т. д.

Заполните следующие справочники:

	- **ЦФО** — задайте центры финансовой ответственности компании. Вы можете связать их с юридическими лицами компании;

	- **Бюджеты **— создайте бюджеты для ЦФО;

	- **Статьи бюджета **— разбейте бюджеты по статьям, укажите их баланс и плановые траты на выбранный период;

	- **Лимиты **— укажите лимиты затрат на закупку для бюджета.

Раздел **Бюджетирование** также включает приложения **Заявки**, **Операции** и **Резервы**. Их не нужно заполнять, так как данные в них записываются в ходе работы с бизнес‑решением.

## Раздел «SRM»

По умолчанию добавлять данные в справочники раздела **SRM** могут пользователи, включённые в группу **Отдел закупок**. 

Раздел используется для хранения информации о поставщиках, которые участвуют в закупочных процедурах и исполняют заказы. Он позволяет проводить проверки и аккредитации поставщиков, а также присваивать им рейтинг, чтобы работать только с надёжными контрагентами. Кроме того, в разделе настроена обработка документов по заказам.

Внесите данные в приложения:

	- **Поставщики** — добавьте контрагентов, с которыми работает компания. Карточки поставщиков связываются с карточками компаний из системного раздела **CRM**;

	- **Сегментация **— добавьте сегменты для фильтрации поставщиков по размеру, географии и коммерческим условиям;

	- **Факторы риска** — добавьте факторы, на основе которых ответственный будет оценивать поставщиков в ходе проверок. Например, соблюдение сроков поставок, качество товаров, репутация на рынке и т. п.;

	- **Анкеты** — добавьте анкеты, которые можно отправлять поставщику в ходе проверки или аккредитации. Вы можете прикрепить готовый файл или составить анкету, используя справочник **Вопросы**. На основе выбранных вопросов сгенерируется файл в формате **.pdf**;

	- **Вопросы** — используются для формирования анкет. Общие вопросы можно включить в любую анкету, специальные — в анкету для поставщиков по определённому направлению закупки или сегменту;

	- **Типы документов** — укажите виды документов, которые ответственные смогут запросить у поставщика в ходе проверки или аккредитации;

	- **Прайс-лист** — внесите данные об имеющихся предложений от контрагентов. На их основе при оформлении заказов по потребностям будут рекомендоваться поставщики;

	- **Факторы изменения рейтинга **— добавьте факторы, на основании которых может изменяться рейтинг поставщика. Он формируется с помощью оценок, выставленных [в ходе бизнес-процессов с помощью специальных блоков](purchases-initial-setup.md#change-rating-activities), или [вручную в приложении Изменение рейтинга поставщика](change-rating-manually.md). Например, при несвоевременной доставке рейтинг может снижаться, а при хорошем качестве товара — расти. В поле **Изменение рейтинга\*** введите значение в зависимости от способа расчёта рейтинга, выбранного при [первичной настройке решения Закупки](purchases-initial-setup.md#module-settings):

		- **Среднее** — введите значение по стобалльной шкале, которое будет учитываться для расчёта среднего. Например, для повышения рейтинга введите **100**, для понижения — **50**;

		- **Сумма** — введите значение, которое будет прибавляться к текущему рейтингу или вычитаться из него, например, **10** или **-10**.

Раздел **SRM** также включает приложения **Изменения рейтинга поставщика**, **Заказы поставщикам**, **Поставки** и т. д. В них не нужно вносить данные, так как они заполняются в ходе работы с бизнес-решением. Подробнее читайте в статье [«Работа с поставщиками»](work-with-suppliers.md). 

## Как добавить данные в справочник

Добавить информацию в справочник можно так же, как элементы любого приложения системы. 

Откройте страницу справочника и нажмите кнопку создания элемента, например, **+ Тип закупочной процедуры**. В открывшемся окне заполните поля и сохраните запись.

**(purchases-fill-directories-1.png)**

Кроме того, вы можете массово загрузить в справочник данные из файла **.xlsx** или **.csv**. Подробнее читайте в статье [«Импорт данных»](360009354059.md).