# Первичная настройка «ELMA365 Закупки»

> [HTML Version](purchases-initial-setup.html)

**ELMA365 Закупки** включает в себя три бизнес-решения:

- **Закупки** — основное решение, которое предоставляет инструменты и бизнес-процессы для автоматизации закупочных процедур, работы с бюджетами и взаимодействия с поставщиками;

- **Портал закупок** — дополнительное решение, позволяющее сотрудникам, которые не работают в ELMA365, создавать заявки на закупку и отслеживать их статусы через внешний портал;

- **Интеграции с ЭТП **— дополнительное решение для интеграции с публичной электронной торговой площадкой Сбер А, а также организации собственной ЭТП.

После [установки](install-purchase-solutions.md) решений [администратор системы](360006871932.md#administrators) выполняет их настройку.

## Настроить решение «Закупки»

Подготовьте бизнес-решение к работе.

### Добавить пользователей в группы

Включите сотрудников в [группы](360007331871.md) решения, чтобы предоставить им доступ к функциям и определить их роли в бизнес-процессах. Для этого перейдите в раздел, в котором находится группа, нажмите значок шестерёнки рядом с его названием и выберите пункт **Настройки групп**. 

Бизнес-решение включает группы:

	- в разделе** Потребности**: 

		- **Бухгалтер** — добавьте в группу сотрудников, которые будут выдавать средства и проверять отчётную документацию в ходе процесса **Приобретение по счету**;

		- **Согласующие приобретение по счету** — включите в группу пользователей, которые будут согласовывать потребности в процедуре малой закупки в рамках процесса **Приобретение по счету**.

	- в разделе **Закупки**:

		- **Отдел закупок** — добавьте пользователей, которые будут иметь [доступ к разделам](360009660872.md) **Закупки** и **Бюджетирование**;

		- **Тендерный отдел** — включите в группу сотрудников, у которых будет доступ к разделу **Закупки**;

		- **Согласующие план закупок** — укажите пользователей, которые утверждают план закупок в ходе бизнес‑процесса **Согласование плана закупок**.

	- в разделе **Бюджетирование**:

		- **Бюджетодержатели** — укажите пользователей, у которых будет доступ к разделу **Бюджетирование.**

	- в разделе **SRM**:

		- **Ответственные за оплату заказов** — укажите сотрудников, которые будут проводить оплату в рамках бизнес-процессов **Обработка заказа** и **Обработка поставки**;

		- **Ответственные за проверку документов по поставкам **— выберите сотрудников, которые проверяют документацию по поставке перед оплатой в ходе бизнес-процесса **Обработка поставки**;

		- **Ответственные за проверку поставщиков** — включите в группу сотрудников, которые будут оценивать риски и подтверждать возможность сотрудничества с контрагентами в рамках бизнес-процесса **Проверка поставщика**;

		- **Согласующие заказы** — выберите пользователей, которые будут согласовывать заказы поставщикам в ходе процесса **Обработка заказа**.

### Настроить «Модуль ELMA365 Закупки»

1. Перейдите в раздел **Администрирование > Модули** и выберите **Модуль ELMA365 Закупки**.

2. Задайте основные настройки решения **Закупки**:

**(purchase-initial-setup-1.png)**

	- **Использовать ЭЦП для подписания документов** — включите настройку, чтобы после подведения итогов конкурентной закупки протокол победителя подписывался электронной подписью. Если опция отключена, шаг подписания будет пропускаться;

	- **Способ расчета рейтинга поставщиков** — в ходе работы с поставщиками им присваивается рейтинг. Он формируется на основе оценок, выставленных [в ходе бизнес-процессов с помощью специальных блоков](#change-rating-activities), или вручную в приложении **Изменение рейтинга поставщика**. Рейтинг поставщиков позволяет выбирать лучшего исполнителя при формировании заказов. Выберите, как он рассчитывается:

		- **Среднее **— работа поставщика при каждом взаимодействии с ним оценивается по стобалльной шкале, и на основе всех оценок выставляется средний балл. Например, рейтинг поставщика был равен **100**, из‑за задержки доставки ему выставили оценку **60**, итоговое значение — **80**;

		- **Сумма **— при каждом взаимодействии с поставщиком определённое значение прибавляется к текущему рейтингу или вычитается из него. Например, изначально рейтинг поставщика равен **100**. Благодаря своевременной доставке рейтинг повышают на **+5**, затем из‑за ненадлежащего качества товара ему выставляют оценку **‑25**, результат — **80**. 

Обратите внимание, на следующем этапе настройки решения в зависимости от выбранного способа расчёта рейтинга нужно по‑разному заполнить справочник [Факторы изменения рейтинга](purchases-fill-directories.md#rating-change-factors). При расчёте по среднему указывается значение по стобалльной шкале, при расчёте по сумме — значение, которое будет добавляться или вычитаться.

3. Настройте работу с бюджетами:

**(purchase-initial-setup-5.png)**

	- **Включить работу с бюджетами** — опция управляет использованием раздела [Бюджетирование](work-with-budgets.md). С его помощью можно устанавливать лимиты на затраты по направлениям закупок, резервировать средства в бюджетах, фиксировать списания;

	- **Показывать остаток бюджета инициаторам закупок\* **— включите настройку, чтобы при создании заявки на закупку пользователь видел доступные средства в выбранном бюджете. Они равны балансу бюджета за вычетом средств, зарезервированных на закупку.

4. Настройте автоматическое заполнение данных и проверку поставщиков:

**(purchase-initial-setup-6.png)**

- **Автоматическое заполнение ОКПД2 и ОКЕИ** — включите опцию, чтобы при заполнении справочников **Номенклатура** и **Единицы измерения** коды из классификаторов автоматически подставлялись из внешних сервисов.

Данные о единицах измерения передаются с Единого портала бюджетной системы Российской Федерации. Коды номенклатур загружаются из сервиса DaData, поэтому для их заполнения нужно ввести ниже API-ключ;

- **API-ключ DaData** — введите ключ из личного кабинета DaData. Интеграция используется для автоматической вставки кодов из ОКПД2 в справочник **Номенклатура**;

- **API-ключ Контур.Фокус** — если вы работаете с сервисом проверки контрагентов Контур.Фокус, введите ключ из личного кабинета. Интеграция применяется для получения расширенных показателей благонадёжности поставщиков. Данные используются при [проверках поставщиков](supplier-checking.md) и записываются в раздел **SRM** в приложение **Расширенная аналитика Контур.Фокус**;

- **Рисковая модель Контур.Фокус Комплаенс** — если вы используете бизнес-решение **Интеграция с Контур.Призма**, вы можете применять для автоматической проверки поставщиков настроенную в Контур.Призма рисковую модель. Из неё берутся критерии оценки рисков. В ходе проверки поставщика ответственный сотрудник увидит результаты оценки рисков в Контур.Призма и сможет использовать результат, чтобы принять решение по контрагенту.

Чтобы указать модель для оценки рисков по поставщикам, нажмите значок лупы и перейдите в приложение **Рисковые модели**. Выберите элемент, который хранит идентификатор нужной модели в сервисе Контур.Призма;

- **Критичный уровень риска** — в ходе проверки поставщика ответственный сотрудник оценивает риски по факторам, которые добавлены в справочник **Факторы риска**. Для каждого фактора задан изначальный вес, а сотрудник выставляет свою оценку риска по нему. На основе весов и оценки сотрудника рассчитывается индекс риска. Укажите в поле значение индекса, которое будет считаться критически высоким. Сотрудник увидит в блоке **Уровень риска** надпись **Высокий** и сможет отметить, что поставщик не прошёл проверку. По умолчанию критичным считается значение **50**.

5. Нажмите **Сохранить**.

### Включить запуск бизнес-процессов по расписанию

Автоматический запуск с определённой периодичностью предполагается для следующих процессов бизнес-решения:

- в разделе **Потребности**:

	- **Автозапуск напоминания о составлении плана закупок** — отправляет ответственным за направления закупок напоминания о нераспределённых потребностях. Сотрудники должны добавить их в планы закупок, приобрести по счёту или включить в заказ.

- в разделе **Закупки**:

	- **Автозапуск работы с планом закупки** — отправляет все новые планы закупки на рассмотрение согласующим;

	- **Автозапуск формирования закупок** — отправляет пользователям, создавшим планы закупок, напоминания о наступлении срока подготовки к закупочной процедуре.

- в разделе **SRM**:

	- **Проверка сроков КП и прайс-листов** — находит коммерческие предложения и прайс-листы с истёкшим сроком действия и изменяет их статус на **Архив**;

	- **Проверка сроков проверок и аккредитаций** — находит проверки и аккредитации поставщиков, у которых истёк срок действия. Они переводятся в статус **Срок действия завершён**, а в их [ассоциированную ленту](360014352191.md)** **отправляется оповещение. Оно также отобразится в [#ленте](360014162972.md) сотрудника, который инициировал проверку или аккредитацию, чтобы он мог при необходимости запустить её повторно.

Настройте для каждого процесса запуск по расписанию:

1. Чтобы изменение процессов стало доступно, [разблокируйте](block_solution.md) бизнес-решение. Для этого перейдите в раздел **Администрирование > Решения**, нажмите напротив решения **Закупки** три точки, выберите **Разблокировать** и подтвердите действие.

2. Перейдите в раздел, где настроен нужный процесс, нажмите шестерёнку рядом с его называнием и выберите пункт **Бизнес-процессы**.

**(purchase-initial-setup-2.png)**

3. Нажмите на название процесса в списке.

4. На верхней панели дизайнера бизнес-процессов перейдите на вкладку **Настройки** и включите опцию **Запускать по расписанию**. Задайте частоту и время запуска процесса, например, каждый день в 9:00.

**(purchase-initial-setup-3.png)**



Подробнее о настройке запуска по расписанию читайте в статье [«События»](360012496011.md#schedule).

5. Сохраните и опубликуйте процесс.

### Настроить работу с документами по заказам

В рамках бизнес-решения **Закупки** в разделе **SRM** оформляются заказы и загружаются связанные с ними документы. Работа с документами по заказам организована с помощью [контрактов](contract.md) **Договоры**, **Закрывающие документы** и **Счета**. К ним подключаются источники — приложения, в которых в вашей компании хранятся соответствующие документы. В контракты включаются элементы выбранных приложений.

Использование контрактов позволяет обрабатывать документ одновременно по маршруту, настроенному для приложения‑источника, и в бизнес-процессе решения **Закупки**. Например, в компании есть приложение **Входящие договоры**. Для него настроен бизнес-процесс, в ходе которого происходит согласование и подписание договоров. В решении **Закупки** эти же договоры нужно использовать в процессе обработки заказа поставщику. Для этого приложение **Входящие договоры** выбирается в качестве источника для контракта **Договоры**.

Для правильной работы бизнес-решения в настройках каждого контракта решения **Закупки** нужно добавить приложения‑источники. Если вы используете бизнес-решение [Управление договорами](contract-management.md), рекомендуем указать в качестве источников входящие в него приложения:

- контракт **Договоры** — приложение **Входящие договоры**;

- контракт **Закрывающие документы** — приложения **Товарные накладные** и **Акты выполненных работ**;

- контракт **Счета** — приложение **Входящие счета**.

В вашей компании также могут быть настроены свои приложения для хранения документов, которые можно использовать в качестве источников. Для этого добавьте в их настройках поля, соответствующие полям контракта.

Поля для связи с контрактами

Убедитесь, что в [контекст](360028941112.md) приложений-источников добавлены свойства указанных типов. Для упрощения настройки вы можете задать для них названия, соответствующие полям контракта.

**Договоры**

	- **Юридическое лицо** — [Приложение](360009707032.md#app), ссылка на системный справочник [Мои юридические лица](system_objects.md);

	- **Предмет договора **— [Строка](360009707032.md#string);

	- **Дата завершения договора **— [Дата/время](360009707032.md#date-time);

	- **Дата заключения договора **— **Дата/время**;

	- **Компания **— **Приложение**, ссылка на приложение [Компании](360012584980.md) из системного раздела **CRM**.

**Закрывающие документы**

	- **Договор **— **Приложение**, ссылка на приложение, хранящее договоры;

	- **Дата документа **— **Дата/время**;

	- **Файл **— [Файлы](360009707032.md);

	- **Компания **— **Приложение**, ссылка на приложение **Компании** из системного раздела **CRM**;

	- **Юридическое лицо** — **Приложение**, ссылка на системный справочник **Мои юридические лица**.

**Счета**

	- **Сумма **— [Деньги](360009707032.md);

	- **Юридическое лицо **— **Приложение**, ссылка на системный справочник **Мои юридические лица**;

	- **Компания **— **Приложение**, ссылка на приложение **Компании** из системного раздела **CRM**;

	- **Дата оплаты **— **Дата/время**;

	- **Дата документа **— **Дата/время**;

	- **Договор **— **Приложение**, ссылка на приложение, хранящее договоры;

	- **Файл **— **Файлы**.

Чтобы связать поля контакта со свойствами приложения:

1. Напротив названия контракта нажмите значок шестерёнки и выберите **Настройки источников**.

2. Нажмите **Выбрать приложение** и укажите приложение, хранящее нужные документы.

3. В открывшемся окне сопоставьте поля и нажмите **Выбрать приложение**.

**(purchase-initial-setup-4.png)**

4. Сохраните настройки источников.

### Подключить корпоративную почту

В рамках решения **Закупки** поставщикам автоматически отправляются электронные письма о проведении закупочных процедур и оформлении заказов. Также при использовании решения **Портал закупок** на электронную почту внешним пользователям отправляется приглашение на портал.

Для отправки таких электронных писем в бизнес-процессах используется блок [Оповещение на email](360011443400.md), для которого требуется подключение корпоративной почты в разделе **Администрирование**. 

Подробнее о том, как настроить адрес для автоматической отправки писем, читайте в статье [«Настройка Email»](email-settings.md).

### Настроить изменение рейтинга поставщиков в бизнес-процессах

При установке решения **Закупки** в дизайнер бизнес-процессов добавятся блоки для изменения рейтинга поставщика. Они позволяют оценивать взаимодействие с поставщиком после определённых этапов работы:

- **Ручное изменение рейтинга поставщика** — пользователю, указанному в зоне ответственности, назначится задача изменить рейтинг поставщика по итогам взаимодействия. Такой блок можно разместить после любого этапа процесса, так как сотрудник сможет выставить оценку самостоятельно;

- **Автоматическое изменение рейтинга поставщика** — рейтинг поставщика изменится автоматически согласно настройкам блока. Этот блок размещается в отдельной ветке, по которой процесс идёт при определённых условиях, например, при задержке поставки.

По умолчанию блок ручного изменения рейтинга добавлен в бизнес-процесс **Обработка заказа**. Добавьте блоки в процессы, связанные с закупками, заказами и поставками, чтобы указать, в каких точках поставщику будут выставляться оценки.

Подробнее о настройке блоков читайте в статье [«Настроить изменение рейтинга поставщиков в бизнес‑процессах»](supplier-rating-change.md).

Обратите внимание, сотрудники также могут в любое время изменять рейтинг вручную в приложении **Изменения рейтинга поставщика**.

Первичная настройка решения **Закупки** завершена. Для работы пользователей с решением также нужно заполнить справочники данными. Подробнее читайте в статье [«Заполнение справочников бизнес-решения „Закупки“»](purchases-fill-directories.md).

## Настроить решение «Портал закупок»

При установке решения **Портал закупок** в компанию добавляется портал, через который [внешние пользователи](360006871932.md#external_users) получают ограниченный доступ к решению **Закупки**. На портале они могут создавать заявки на закупку, отслеживать их движение, корректировать их и подтверждать выполнение работ.

Для всех сотрудников, которые будут использовать портал, нужно создать профили в справочнике **Профили инициаторов**. Подробнее читайте в статье [«Заполнение справочников бизнес-решения „Закупки“»](purchases-fill-directories.md#initiator-profiles).

После добавления профиля запускается бизнес-процесс, в ходе которого на электронную почту пользователя автоматически отправляется приглашение на портал. Если при отправке письма возникает ошибка, вам назначится задача передать ссылку‑приглашение вручную.