# Создание и работа с замещениями
> [HTML Version](substitution-add-working.html)
Работа с замещениями ведётся в разделе **Администрирование **>** Компания **>** Замещения**.
Здесь [администратор системы](360006871932.md#administrators) может просматривать, настраивать, редактировать и удалять замещения. Также можно настроить переназначение задач отсутствующего и задать правила, по которым они будут распределяться.
## Типы замещений
В ELMA365 существует три типа замещения, которые отличаются набором передаваемых прав. При выборе типа замещения мы рекомендуем руководствоваться [оргструктурой](360003861992.md) и внутренними правилами компании:
**(hmfile_hash_37e865fe.png)**
1. **Информирование **— используется, когда нужно просто показать пользователям, что сотрудник отсутствует. Для этого типа указывать замещающего необязательно. Например, когда решение текущих вопросов может подождать или некому передать дела.
Если замещающий всё-таки указывается, то он сможет решать текущие вопросы, но не будет иметь доступа к задачам, приложениям или документам отсутствующего сотрудника.
2. **Переназначение задач **— при выборе этого типа сохраняется функция информирования. В дополнение замещающему делегируются новые поставленные задачи, срок выполнения которых совпадает с периодом замещения. Чтобы делегировать замещающему задачи, назначенные до даты начала замещения, используйте опцию [Переназначить активные задачи](#reassign-active-tasks).
Пример
В рамках процесса сотрудник отправляет документ на согласование руководителю, после чего уезжает в срочную командировку. Руководитель возвращает документ на доработку. Согласно процессу задача доработать документ должна прийти уехавшему сотруднику. Однако, так как было настроено замещение с переназначением задач, задача приходит замещающему его коллеге. Он дорабатывает документ от своего имени и снова отправляет его на согласование, не задерживая рабочий процесс.
3. **Полная передача прав **— этот тип замещения включает в себя оба предыдущих. В дополнение замещающий временно получает доступ к объектам системы, доступным отсутствующему сотруднику: документам, файлам, разделам и приложениям. Он также сможет увидеть события отсутствующего сотрудника, если ему придёт оповещение или задача со ссылкой на это событие. Исключение составляет раздел [Мой отдел](360009293799.md), доступ к которому не передаётся.
Обратите внимание, даже при выборе этого типа замещения сотрудник, который заменяет администратора системы, но не входит в группу [Администраторы](360006871932.md#administrators), не получит доступ к разделу **Администрирование**, настройкам разделов и приложений и т. д.
Пример
Подошла дата расчёта с контрагентами, а главный бухгалтер ушёл на больничный. Был назначен замещающий — бухгалтер по зарплате. У бухгалтера по зарплате нет доступа к приложениям **Платежи** и **Контрагенты**, необходимым для того, чтобы провести расчёты. Однако, так как при замещении был выбран типа **Полная передача прав**, временный доступ к этим приложениям у него появился автоматически. Теперь он сможет провести все нужные платежи вовремя, не ожидая, когда главный бухгалтер выйдет с больничного.
При создании замещения вы можете добавить правила для переназначения задач и распределить их между несколькими замещающими. Например, если менеджер уходит в отпуск, его задачи по подписанию актов можно передать руководителю отдела, а заявки от новых клиентов — другому менеджеру.
Также вы можете настроить отображение текущего и предыдущего исполнителей в карточке задачи, поставленной в ходе бизнес‑процесса. Подробнее о том, как добавить виджеты, читайте в статье [«Исполнитель задачи и Предыдущий исполнитель задачи»](task-executors.md).
## Создать замещение
1. Перейдите в раздел **Администрирование **>** Компания **>** Замещения **и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку **+ Замещение**.
2. Заполните форму:
**(hmfile_hash_c29a3184.png)**
- **Тип** — выберите [тип замещения](#substitution-type) в зависимости от того, какие права вы хотите назначить замещающему;
- **Отсутствующий**\* — укажите сотрудника, который будет отсутствовать;
- **Замещающий**\* — укажите замещающего пользователя. Для типа **Информирование** указывать замещающего необязательно;
- **Дата начала**\* и **Дата окончания**\* — установите время начала и окончания замещения. Период замещения не ограничен и может длиться как один час, так и больше года, например, если сотрудник находится в длительной командировке.
Настройте опции переназначения задач. Они доступны, если выбран тип замещения **Переназначение задач** или **Полная передача прав**:
- **Переназначить активные задачи** — включите опцию, чтобы назначить замещающему:
- текущие задачи отсутствующего сотрудника со сроком выполнения в период замещения;
- текущие задачи с любым сроком выполнения. При этом новые задачи тоже назначаться замещающему;
- **Переназначить задачи по завершении замещения** — выберите **Да**, чтобы по окончании периода замещения все задачи снова вернулись замещаемому;
- **Правила** — если нужно распределить задачи между несколькими сотрудниками, создайте правила и укажите в них замещающих и условия переназначения задач.
````
Начало примера
````
**Примечание**
Если вы используете поставку On-Premises версии ниже 2025.5, то отдельные настройки замещения будут доступны только после активации фича-флагов:
- чтобы добавлять [правила](#rules) — включите `front\_enable\_substitution\_rules`;
- для переназначения [текущих задач](#reassign-active-tasks) с любым сроком выполненения — включите `auth\_enable\_substitution\_full\_reassign`.
Подробнее об этом читайте в статьях [«Изменение параметров On‑Premises Enterprise»](change-settings-enterprise.md#enable-feature-flag-enterpeise) и [«Изменение параметров On‑Premises Standard»](change-elma365standard-parameters.md#enable-feature-flag-standard).
````
Конец примера
### ````
Создать правило переназначения задач
1. Рядом с полем **Правила** нажмите кнопку **+ Создать**.
2. В открывшемся окне заполните поля и сохраните данные:
**(substitution-add-working-3.png)**
- **Название**\* — укажите название правила;
- **Правило**\* — задайте параметры, по которым будут отбираться задачи для переназначения. Например, укажите ключевое слово в названии задачи;
- **Замещающий**\* — выберите замещающего пользователя, который получит задачи, соответствующие указанным параметрам.
Нераспределённые задачи перейдут к замещающему, который указан на форме замещения.
3. Настройте приоритет выполнения правил, если у вас их нескольких. Для этого укажите последовательность в списке, перетаскивая правила c помощью метода Drag-and-Drop.
**(substitution-add-working-4.png)**
Обратите внимание, если [менять исполнителя](actions-with-tasks.md#edit-task) в карточке задачи вручную, добавленные правила замещения не применятся.
3. Нажмите кнопку **Сохранить**.
## Настроить оповещение об отсутствии
По умолчанию пользователи видят информацию об отсутствии их коллеги только с того момента, когда замещение уже началось. Но вы можете настроить предупреждение заранее, чтобы они успели решить срочные вопросы с нужным сотрудником.
В этом случае нужно указать, за сколько дней информация о предстоящем отсутствии должна появиться в системе.
Для этого откройте страницу со списком замещений и в правом верхнем углу нажмите на **Настройки**.
**(hmfile_hash_316aa959.png)**
В открывшемся окне укажите нужное количество дней.
**(hmfile_hash_c444e187.png)**
Обратите внимание, эта настройка применяется ко всем предстоящим замещениям.
## Просмотреть замещение
В разделе **Администрирование** > **Замещения** настроен [иерархический справочник](folder_tree.md), благодаря которому удобно просматривать и находить нужные замещения:
- **Текущие** — все действующие на данный момент замещения;
- **В плане** — все запланированные, но еще не начавшиеся замещения;
- **Архив** — все завершившиеся и прерванные замещения;
- **Все** — все созданные замещения.
Вы можете посмотреть всю информацию о замещении, открыв его карточку. Для этого выберите замещение в списке и нажмите на его название.
**(hmfile_hash_a3294d7d.png)**
## Отредактировать или удалить замещение
Действующее или ещё не начавшееся замещение можно изменить. Для этого откройте его карточку и нажмите кнопку **Редактировать**.
Обратите внимание, если замещение ещё не наступило, вы можете изменить пользователей, тип замещения, время начала и окончания, а также [правила замещения](#substitution-rules).
**(hmfile_hash_975e0fc0.png)**
У замещения, которое уже началось, изменить можно только дату или время окончания.
На форме редактирования вам доступны кнопки:
- **Удалить** — для удаления ещё не начавшегося замещения;
- **Прервать** — для прерывания текущего замещения.
Удалённое замещение нельзя восстановить. Чтобы уведомить сотрудников и передать права отсутствующего пользователя, создайте замещение повторно.