# Работа с закупками

> [HTML Version](work-with-solution.html)

Бизнес-решение **Закупки** позволяет эффективно организовывать любые виды закупок в компании. С помощью него можно:

- осуществлять сбор потребностей;

- проводить закупочные процедуры;

- приобретать товары по счёту;

- оформлять заказы поставщикам.

Все этапы закупок автоматизированы с помощью бизнес-процессов, настроенных в решении. В ходе этих процессов сотрудникам назначаются задачи, которые позволяют фиксировать каждый шаг проведения закупки, обеспечивая прозрачность и гарантируя соблюдение всех стандартов и сроков.

Исполнители для задач определяются по [группам решения](purchases-initial-setup.md#groups), а также на основе [справочников](purchases-fill-directories.md#purchases) **Направления закупки** и **Настройки работы по закупочной процедуре**. Некоторых ответственных можно изменять в ходе процессов. 

Рассмотрим, какие шаги предусмотрены в рамках решения и какие задачи назначаются сотрудникам.

## Сбор потребностей

Сбор информации о потребностях — это первый этап процесса закупок, на котором формируется список товаров, услуг или материалов, необходимых для работы компании. Он включает в себя следующие шаги:

1. Сотрудник собирает потребности и [оформляет заявку на закупку](create-purchase-request.md).

2. Ответственные из отдела закупок [рассматривают потребности и заявку](approve-purchase-request.md).

3. При необходимости инициатор заявки [корректирует](correct-purchase-needs.md) её.

После этого собранные потребности могут обрабатываться в отделе закупок различными способами. В рамках решения можно:

- провести [закупочную процедуру](#purchases), чтобы после определения победителя заключить договор с выбранным поставщиком и оформить заказ;

- организовать [приобретение по счёту](#minor-purchase) для малых закупок;

- оформить [заказ поставщику](work-with-orders.md), если на поставку определённой номенклатуры уже заключён договор.

## Закупочные процедуры

После того как потребности собраны, по ним можно провести закупку. В бизнес-решении поддерживается проведение различных вариантов закупочных процедур. Вы можете задать используемые способы закупки и определить другие параметры при [заполнении справочника Типы закупочных процедур](purchases-fill-directories.md#purchases).

Доступные способы закупок:

- **Конкурс** — закупочная процедура с заранее установленными строгими требованиями и критериями выбора победителя;

- **Аукцион** — процедура, в которой поставщики в реальном времени соревнуются, предлагая свои цены;

- **Запрос предложений** — процедура, в которой поставщики предлагают свои варианты решения для выполнения задачи;

- **Запрос котировок** — закупочная процедура, в ходе которой каждый поставщик предоставляет одно предложение, и побеждает тот, кто предложил лучшие условия;

- **Закупка у единственного поставщика** — используется, когда конкуренция невозможна или нецелесообразна, например, если поставщик является единственным на рынке. Обычно применяется для государственных закупок.

Также для каждого типа закупочной процедуры можно:

- сделать закупку открытой или доступной только для приглашённых участников;

- включить предварительный отбор участников;

- указать проведение в электронной форме, чтобы записывать в ELMA365 номер процедуры с электронной торговой площадки;

- настроить обезличивание заявок.

Заданные типы закупочных процедур указываются сотрудниками отдела закупок при формировании планов закупок. Работа с разными типами в рамках решения выстраивается схожим образом, но некоторые этапы и поля в задачах могут отличаться в зависимости от способа закупки и других параметров. Эти особенности отражены в инструкциях на формах задач для каждого сотрудника.

Рассмотрим этапы закупочной процедуры на примере закупки с типом **Запрос предложений в электронной форме**:

1. Ответственные за направления закупок, указанные в справочнике **Направления закупки**, анализируют собранные потребности и [формируют планы закупок](create-purchase-plan.md).

2. Согласующие планы закупок [утверждают сформированные планы](approve-purchase-plan.md). При необходимости автору плана назначается задача [доработки](correct-purchase-plan.md).

3. Сотрудник отдела закупок рассматривает позиции согласованных планов закупок и на их основе [формирует лоты для закупочной процедуры](create-purchase-lots.md).

Запускается цепочка процессов: **Формирование закупок**, **Проведение закупок**, **Проведение конкурентной процедуры**, **Оценка заявок участников**,** Создание договора**.

4. Ответственный за исходную документацию [подготавливает исходную документацию по закупке](prepare-source-documents.md). Она проходит процедуру согласования.

5. Ответственные за формирование закупочной документации [подготавливают закупочную документацию](prepare-purchase-documents.md). Она утверждается согласующими.

6. Ответственный за процедуру [объявляет старт закупок](organize-purchase.md) и размещает данные о закупке на электронной торговой площадке. При этом он может пригласить к участию всех поставщиков, [аккредитованных](supplier-accreditation.md) по направлению закупки, или определённые компании.

7. Ответственный за процедуру [принимает заявки участников](organize-purchase.md#accept-bids) и вносит данные о них в таблицу.

8. Когда приём заявок завершается, ответственный [проводит вскрытие конвертов](organize-purchase.md#open-bids). Протокол вскрытия заявок формируется автоматически по шаблону.

9. Члены конкурсной комиссии [выполняют оценку заявок](evaluate-supplier-bids.md).

10. Ответственный за процедуру [подводит итоги закупки](publish-purchase-results.md). Протокол определения победителя формируется по шаблону, согласуется и подписывается председателем конкурсной комиссии.

11. Ответственный за процедуру [заключает договоры](publish-purchase-results.md#contracts) с выбранными поставщиками.

12. Ответственный за процедуру [размещает протокол определения победителя на ЭТП](publish-purchase-results.md#publish-online).

После завершения закупочной процедуры в рамках решения можно сформировать [заказы](work-with-orders.md) победителям по лотам из закупки.

## Приобретение по счёту

В решении доступен отдельный маршрут для **малой закупки**, или приобретения по счёту. Это упрощённая процедура, которая используется, когда сумма заявки не превышает порогового значения, установленного законодательством. Для малой закупки выбор победителя не требуется — ответственный просто приобретает нужный товар или услугу.

Исполнителями по задачам назначаются пользователи, включённые в [группы решения](purchases-initial-setup.md#groups).

Рассмотрим, какие этапы проходит малая закупка:

1. Ответственные за направления закупок, указанные в справочнике **Направления закупки**, анализируют собранные потребности. Если по каким‑то потребностям не нужно проводить конкурентную процедуру, сотрудник [запускает приобретение по счёту](minor-purchase.md).

2. Сотрудник проверяет список потребностей и отправляет на их согласование.

3. Согласующие приобретение по счёту рассматривают указанные потребности.

4. После согласования бухгалтер выдаёт сотруднику средства для приобретения потребностей.

5. Сотрудник покупает указанные наименования и предоставляет в бухгалтерию отчётную документацию.

Таким образом, бизнес-решение позволяет автоматизировать различные процессы, связанные с закупками. Преднастроенные маршруты обработки закупок можно доработать в соответствии с регламентами вашей компании. Например, добавить или удалить операции, изменить участников, загрузить собственные шаблоны для генерации документов. Подробнее об этом читайте в статье [«Адаптация „ELMA365 Закупки“ под ваши потребности»](purchase-adaptation.md).