# Заполнить справочники для учёта активов

> [HTML Version](asset-management-catalogs.html)

Прежде чем создавать базу материальных активов компании, внесите данные для классификации и учёта оборудования. Для этого заполните справочники раздела **Управление ТМЦ**.  

Элементы справочников и хранящаяся в них информация используются в приложении [Активы](assets.md) и преднастроенных бизнес-процессах решения. 

Заполняются справочники одинаково. Чтобы добавить новую запись, на странице справочника в правом верхнем углу нажмите кнопку создания элемента, например, **+ Спецификация**. Затем заполните поля на форме и сохраните данные.

## Справочники «Категории» и «Подкатегории»

Созданные в справочниках элементы позволяют классифицировать оборудование по назначению и характеристикам. 

Например, вы можете создать категорию **Комплектующие для ПК**. Затем добавьте подкатегории **Клавиатуры**, **Мониторы**, чтобы отнести к ним все модели компьютерных клавиатур и мониторов в компании. 

Категория и подкатегория обязательно указываются при создании [спецификации](#specification) на актив. 

## Справочники «Производители» и «Модели»

В справочниках вы можете хранить информацию о производителях и поставщиках активов для вашей компании, а также моделях поставляемого оборудования. 

Например, создайте в справочнике **Производители** записи с названиями производителей оборудования, а затем укажите их в карточках справочника **Модели**. 

Производитель и модель указываются в спецификации актива. 

## Договоры

Справочник используется для создания и хранения договоров по сделкам на оборудование. 

Договор можно указать при создании спецификации, регистрации актива, а также при передаче оборудования в другую компанию и т. д.

Чтобы создать договор, нажмите кнопку **+ Договор** и на боковой панели заполните поля:

(asset-management-catalogs-1.png)

- **Номер договора** — введите порядковый номер договора;

- **Категория**\* — выберите тип сделки, для которой составлен договор: приобретение, обслуживание, гарантийное обслуживание, продажа или утилизация;

- **Файл**\* — загрузите файл договора;

- **Поставщик**\* — выберите или создайте данные о контрагенте в разделе [CRM > Компании](/ru/help/crm/360012584980.html), с которым заключён договор. Например, укажите продавца оборудования;

- **Подрядчик** — выберите или создайте данные о компании в разделе [CRM > Компании](/ru/help/crm/360012584980.html), которая выполняет работы по договору в рамках подряда. Например, укажите компанию по ремонту оборудования;

- **Заказчик**\* — выберите или создайте юрлицо вашей организации в разделе [Системные справочники > Мои юридические лица](/ru/help/platform/system_objects.html), которое проводит сделку;

- **Дата начала**\* и **Дата окончания**\*, **Дата подписания** — укажите соответствующие даты;

- **Срок гарантии** — укажите дату, после которой поставщик не несёт ответственность за качество оборудования;

- **Ответственный** — выберите сотрудника, который ведёт сделку;

- **Потребитель** — выберите пользователя, группу пользователей или элемент оргструктуры, которые будут работать с оборудованием. Например, укажите отдел бухгалтерии, если приобретаете для них партию ноутбуков;

- **Описание** — введите дополнительную информацию о сделке;

- **Оповестить об окончании** — выберите сотрудника, которого нужно уведомить об окончании срока действия договора. Например, юриста или бухгалтера;

- **Уведомить за** — введите, за сколько дней до окончания действия договора должно прийти оповещение. 

## Спецификации

Спецификация создаётся перед приобретением оборудования. В ней подробно описываются характеристики и параметры актива, а также фиксируется информация об ответственных лицах и условиях приобретения. 

Вы сможете добавить в систему только тот актив, для которого есть спецификация. При этом спецификацию можно заполнить как на одну единицу оборудования, так и на партию. 

При создании спецификации заполните поля:

(asset-management-catalogs-2.png)

- **Наименование** — введите название оборудования, для которого вы составляете спецификацию;

- **Категория**\* и **Подкатегория**\*— укажите [вид и группу активов](#category), к которым относится оборудование;

- **Производитель** — укажите фирму, которая производит или поставляет актив, из справочника [Производители](#producer);

- **Договор на поставку** — если вы уже заключили [договор](#contract) с контрагентом на приобретение актива, прикрепите его к спецификации;

- **Срок полезного использования** — введите количество месяцев, в течение которых оборудование будет пригодным для эксплуатации. После этого его можно списать, передать в другую компанию для повторного использования или утилизировать;

- **Ответственный** — укажите пользователя, группу пользователей или элемент оргструктуры, которые будут назначены материально ответственными за актив. Например, сотрудников административно-хозяйственного отдела;

- **Изображение** — загрузите изображение актива;

- **Описание** — введите дополнительную информацию об активе; 

- **ЗИП** (запасные части, инструменты и принадлежности) — выберите **Да**, если актив будет использоваться для ремонта оборудования. Если актив является основным оборудованием, оставьте **Нет**;

- **Партия** — выберите **Да**, если оборудование поставляется партией из нескольких единиц. Если вы составляете спецификацию на одиночный актив, оставьте **Нет**; 

- **Неснижаемый остаток запасов**\* — поле появляется, если вы добавляете партию активов. Введите минимальное количество оборудования, при достижении которого его нельзя выдавать сотрудникам. Отслеживать запас можно в [карточке актива](assets-card.md) на вкладке **Расход партии**;

- **Стационарное размещение** — выберите **Да**, если актив не будет менять место эксплуатации. Если вы планируете перемещать оборудование, например, выдавать сотрудникам для удалённой работы, оставьте вариант **Нет**;

- **Автоматическая регистрация актива** — используется, если в компании установлено решение [Service Desk](/ru/help/service/servicedesk-2.html). Отметьте **Да**, чтобы после загрузки актива в разделе [Service Desk > CMDB](/ru/help/service/configuration-management-data-base.html) автоматически создавалась карточка с его данными. Таким образом вы сможете учитывать связи IT-оборудования в конфигурации;

- **Модель**\* — поле появляется, если вы выбрали автоматическую регистрацию. Выберите название [модели](#producer) оборудования.  

## Справочники «Расположения» и «Склады»

Активы хранятся на складе и с него выдаются сотрудникам для работы. 

Для учёта и контроля материальных ресурсов компании создайте элемент: 

- в справочнике **Расположения** укажите адрес склада;

- в справочнике **Склады**:

	- введите название склада;

	- выберите или создайте запись с адресом из справочника **Расположения**;

	- выберите или создайте данные о юрлице, который владеет складом. Записи хранятся в разделе [Системные справочники > Мои юридические лица](/ru/help/platform/system_objects.html);

	- укажите ответственного сотрудника. 

Данные о местоположении складов нужны при регистрации оборудования, смене расположения и выдаче сотрудникам, а также при проведении инвентаризации и т. д.