# Провести инвентаризацию актива
> [HTML Version](inventory-of-an-asset.html)
Инвентаризация позволяет проверить фактическое наличие, состояние и количество материальных активов в компании. Для этого в решении **Управление ТМЦ** преднастроен бизнес-процесс **Инвентаризация**.
Проверить можно только активы, которые не являются партией и находятся на этапах **Хранение** и **Использование**. Оборудование типа **Партия** недоступно для инвентаризации.
## Порядок проведения инвентаризации активов
1. Сотрудник административно-хозяйственного отдела запускает процесс на главной странице раздела **Управление** **ТМЦ**. Он указывает склад и перечисляет активы, которые нужно проинвентаризировать. Сотрудник также назначает инвентаризационную комиссию и специалиста по учёту, который проверит оборудование на складе.
2. Назначенный специалист проверяет количество и состояние активов и вносит данные в отчёт, затем загружает отчёт в систему.
3. Данные из отчёта автоматически сравниваются со сведениями в системе. Если найдено неучтённое оборудование, специалисту приходит дополнительная задача внести информацию об активе.
4. Инвентаризационная комиссия проверяет результат инвентаризации и подписывает сформированный акт.
5. После этого:
- найденное новое оборудование нужно [зарегистрировать](assets-registration.md);
- учтённые, но неисправные активы, а также утраченное оборудование можно списать.
Отслеживайте выполнение процессных задач на главной странице раздела **Управление ТМЦ** на вкладке **Задачи** **>** **Инвентаризация**.
Данные об инвентаризации хранятся в разделе **Управление ТМЦ > Инвентаризация**. Здесь можно:
- просматривать даты проведения инвентаризаций и список проверенных активов;
- отслеживать статусы текущей инвентаризации на канбан-доске.
## Шаг 1. Создать заявку на инвентаризацию активов
1. Перейдите в раздел **Управление ТМЦ > Главная страница**.
2. Нажмите кнопку **Действие** и выберите **Инвентаризация**.
3. Заполните поля:
(inventory-of-an-asset-1.png)
- **Склад**\* — выберите склад, на котором хранятся проверяемые активы;
- **Расположение** — поле заполняется автоматически, указывается адрес склада;
- **Список активов**\* — выберите активы для проверки их наличия и состояния;
- **Причина**\* — выберите основание для инвентаризации активов:
- **Плановая** — проводится в соответствии с графиком проверки оборудования;
- **Внеплановая** — проводится по особым причинам, например при выявлении несоответствий в учётных документах, по требованию проверяющих органов и т. д.;
- **Смена МОЛ** — при смене сотрудника, материально ответственного за оборудование, например начальника склада;
- **Другая** — в появившемся поле **Описание причины**\* введите основание для инвентаризации, например, проводится по просьбе руководителя при изменении оргструктуры в компании;
- **Таблица выбранных активов** — просмотрите подробную информацию об активах, выбранных для инвентаризации;
- **Инвентаризационная комиссия**\* — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют результат инвентаризации. Это могут быть руководитель административно-хозяйственного отдела, бухгалтер, юрист и т. д.;
- **Кому назначено**\* — назначьте сотрудника, который проведёт инвентаризацию активов, например специалиста по учёту оборудования;
- **Приоритет**\* — выберите приоритетность задачи инвентаризации для назначенного специалиста по учёту: **Низкий**, **Средний**, **Высокий**, **Критичный**;
4. **Описание** — введите дополнительную информацию о задаче инвентаризации для специалиста по учёту.
5. Нажмите кнопку **В работу**.
В разделе **Управление ТМЦ > Инвентаризация** появится запись о проводимой проверке в статусе **В работе**.
Во время инвентаризации этап и статус оборудования не меняются. Сотрудники могут продолжать [выдавать](issue-an-asset.md) его, использовать, [ремонтировать](repair-an-asset.md) и выполнять другие действия, которые доступны для активов в текущем статусе.
## Шаг 2. Выполнить инвентаризацию активов
Специалисту по учёту, назначенному в заявке, придёт задача провести инвентаризацию:
1. Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с описанием и причиной инвентаризации, а также списком активов для проверки.
(inventory-of-an-asset-2.png)
2. Если с прошлой проверки данные об активах не изменились, либо инвентаризация не обоснована или запрошена неуполномоченным лицом, нажмите кнопку **Отказ** и оставьте комментарий. Ответственному сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе. Заявку нужно подать повторно с учётом комментария.
3. Для проведения проверки оборудования в поле **Выгрузка активов для инвентаризации** скачайте файл шаблона инвентаризации в формате **.xlsx**. Это автоматически сформированный отчёт с данными об активах.
4. Проверьте наличие и состояние активов, указанных в отчёте. Запишите сведения о каждом активе в столбцах **Исправно** и **Результат инвентаризации**.
(inventory-of-an-asset-3.png)
Если вы нашли на складе или в пользовании сотрудников оборудование, которое не числится на учёте в компании, запишите его данные в отчёт. После выполнения текущей задачи [внесите сведения о новом активе](#download-new-asset) в систему. Затем по согласованию инвентаризационной комиссии зарегистрируйте его.
5. В карточке задачи в поле **Документ о проведении инвентаризации**\* загрузите заполненный отчёт. Сведения из отчёта будут автоматически сверены с данными в системе.
6. В появившемся блоке **Результат инвентаризации** просмотрите результат сравнения данных. Вы увидите:
- количество найденных активов;
- сколько из них новых, не учтённых в системе;
- количество зарегистрированных, но не найденных активов;
- у каких активов фактические сведения об исправности расходятся с данными в системе;
- ошибки в заполнении отчёта. В этом случае дополните информацию об активах и загрузите отчёт заново.
7. Нажмите кнопку **Выполнено**.
## Шаг 3. Внести сведения о неучтённых активах
В ходе инвентаризации может быть найдено оборудование, сведений о котором нет в системе. Тогда после проведения инвентаризации назначенному в заявке специалисту по учёту придёт задача внести данные о новом активе.
Для выполнения задачи:
1. Перейдите в её карточку и ознакомьтесь со списком найденных активов.
2. Отметьте оборудование, сведения о котором нужно внести в систему. Чтобы загрузить все активы из списка, включите опцию **Выбрать все**.
(inventory-of-an-asset-4.png)
3. Для выбранных активов:
- укажите стоимость оборудования и его доставки, сумму налога;
- загрузите изображение актива для отображения в его карточке.
Если у вас нет нужных сведений, оставьте поля незаполненными. Вы сможете ввести данные позднее при редактировании [карточки актива](assets-card.md).
4. Нажмите кнопку **Выполнено**.
После окончания инвентаризации актив отобразится в разделе **Управление ТМЦ > Активы** на этапе **Новый**. Это оборудование нужно будет [зарегистрировать](assets-registration.md).
## Шаг 4. Согласовать результат инвентаризации
Членам инвентаризационной комиссии, назначенным в заявке, придёт задача ознакомиться с результатами проверки и подписать сформированный акт.
Для выполнения задачи:
1. Перейдите в её карточку и ознакомьтесь с описанием и причиной инвентаризации.
2. Просмотрите данные в блоках:
- **Список активов, участвующих в инвентаризации** — оборудование, заявленное для проверки;
- **Результат инвентаризации** — активы, прошедшие инвентаризацию.
(inventory-of-an-asset-5.png)
3. Скачайте сформированный акт инвентаризации в формате **.xlsx**. Проверьте, что список проинвентаризированных активов совпадает со списком в карточке задачи.
4. Если данные в акте некорректны, или вы обнаружили ошибки в проведённой инвентаризации, нажмите кнопку **Отказ** и оставьте комментарий. Ответственному сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе. Нужно повторно провести инвентаризацию и оформить результат с учётом комментария членов комиссии.
5. Чтобы согласовать проведённую инвентаризацию, распечатайте, заполните и подпишите акт. Затем прикрепите его в поле **Акт инвентаризации**\*.
6. Нажмите кнопку **Завершить**.
После инвентаризации:
- учтённое исправное оборудование продолжит храниться на складе или использоваться сотрудниками;
- учтённый, но неисправный актив, а также ненайденное оборудование нужно [списать](write-off-of-an-asset.md). Если актив числится на хранении, в его карточке отобразится статус **Ожидание списания**. Если используется сотрудником, актив перейдёт в статус **Подготовка к выводу из эксплуатации**;
- найденное оборудование со статусом **Новый** нужно [зарегистрировать](assets-registration.md). В его карточке отмечается статус **Новый**.
В [карточке актива](assets-card.md) на вкладке **Задачи** появится запись о прохождении инвентаризации, будет указана дата, причина и акт инвентаризации.
Элемент приложения в разделе **Управление ТМЦ > Инвентаризация** перейдёт в статус **Выполнено**. Ответственные сотрудники смогут ознакомиться с датой проведения проверки и списком активов в карточке элемента.